云计算在高校教学档案管理中的应用初探

文·李敏　张永进



云计算在高校教学档案管理中的应用初探

文·李敏张永进

教学档案管理是高等学校管理工作的组成部分，对于支撑学校深化教学改革、实施教学评估、提高教学质量具有重要意义。在当今的信息化时代，信息技术已经应用到社会各个不同领域的管理过程中，高校的教学档案管理亦是如此，需要信息技术的支撑以提高管理效率。值得关注的是，云计算以其强大的功能在许多领域的信息化管理过程中得到了广泛应用，将云计算技术应用于高校的教学档案管理领域具有创新性。本文在分析高校教学档案管理的意义、信息化管理的现状、云计算的特点的基础上，针对如何研究开发服务于高校群体用户、高效实用的教学档案管理云平台进行了深入的探讨。

一、高校教学档案信息化管理及其研究现状

在信息时代的今天，档案管理技术的信息化是我们的必然选择，2008年教育部和国家档案局在联合下发的《高等学校档案管理办法》中明确提出了高校教学档案信息化管理的具体要求。运用信息技术，高校可以比较方便地查找所需要的档案信息，从而实现对教学档案的有效管理，提高管理效率和服务效益。因此，依托信息技术对教学档案管理进行管理得到了高等学校的积极响应，成为教育、档案主管部门和高等学校的普遍共识。

近年来，已有研究人员针对教学档案管理的信息化开展了卓有成效的研究，研究工作主要集中在信息化、网络化、数字化环境下的档案管理规范、隐私保护、数据安全、服务创新等方面。

首先，要实现教学档案的信息化管理，必须建立一套适用于信息化管理需求的档案管理规范和标准，目前虽然已经有学者提出了一些理念和方法，但还没有形成统一的标准和模式，仍然需要进一步深入开展研究。其次，任何一种把互联网作为基础的应用都面临各种信息安全威胁，教学档案的信息化管理也是如此，对于依托网络技术的教学档案管理系统，安全问题最为重要。由于它不同于现有的以纸质资料和实体档案馆为核心的数据存储和应用服务都在本地，而是都迁移到互联网上，所以用户的重要数据和应用服务的安全性应也更多的受到关注，要让高校大规模应用信息化系统放心地管理各类数据和资料，就必须全面地分析并很好地解决系统所面临的各种安全问题。再次，服务是教学档案管理的基本宗旨，对基于信息化管理系统的服务创新研究受到档案管理研究和实践人员的高度重视，也就是要研究如何依托现代化的信息技术，拓展服务空间，降低服务成本，提高服务水平，满足各级各类用户对教学档案信息资源的不同需求，为用户提供全方位、个性化、有特色的信息服务。

从高校教学档案信息化管理的现实情况来看，目前我国高校教学档案管理的水平和成效并不理想，有的高校还是运用传统的档案管理的方法，理论研究和实践应用的成果还远远不能满足高校的现实需求。所以，进一步加强教学档案管理的研究和实践，更新档案管理工作观念，探索和优化信息技术支撑教学档案管理的实现方法，仍然是现阶段高校教学管理工作者的重要课题。

二、云计算应用于高校教学档案管理需着力解决的几个问题

云计算是最近几年信息技术领域发展最为迅速、应用研究最为广泛的理念之一，它的本质源于“服务”，其特征表现为虚拟化和外包。云计算与其他信息技术的不同之处在于，其计算任务不是在本地计算机或者远程服务器上完成，而是分布在由许多计算机构成的资源池上，这样可以使用户能够按照自己的需要获取计算、存储空间和信息服务。

云计算在诸多领域信息化管理中的应用，为我们将云计算技术应用于教育管理领域提供了启示和借鉴。高校教学档案管理方法的研究属于教育管理研究范畴，与云计算技术相结合并建设数字化、信息化教学档案管理系统的方法具有一定的创新性。要应用云计算技术实现教学档案的信息化管理，必须围绕一些列制约档案管理信息化的关键环节进行理论研究和应用实践。

一是开展教学档案管理规范和标准的研究。结合当前高校档案管理业务需求，分析存在的问题，探索其管理规律和相关管理属性，优化教学档案管理工作的业务流程和具体要求，制定一套适合应用信息技术进行数字化管理的教学档案管理规范和标准，解决教学档案管理缺乏统一规范标准，为教学档案的管理工作提供基础保障。

二是开展教学档案管理云计算平台系统的设计研究。针对高校档案管理工作的特性以及信息化建设的需求，从云计算技术应用的角度出发研究系统的架构设计；研究云计算平台的设计方法与关键技术。平台的架构设计以用户服务为导向，将档案管理工作与用户使用过程流程化、服务化，分析用户需求，完成数据建模、功能建模、行为建模，抽象出档案管理的共性模块，建立数据字典、数据流图，设计概念结构和逻辑结构模型，并采用相应的设计方法进行概要设计和详细设计，在此基础上进行系统的开发实现，实现服务和应用的可定制化和可配置化，从而解决档案管理软件的通用化问题，便于实现各高校的信息资源跨系统、跨平台、跨地域的网络化应用需求。

三是开展教学档案管理云计算平台安全性关键技术研究。研究基于云的用户身份管理和访问控制管理技术，对并在此基础上应用身份认证技术和权限迁移技术，设计云平台权限控制实现机制；分析云平台数据安全模型，研究云平台数据安全技术，设计并实现云平台的高效数据加密与密钥管理方案，使用国际标准的加密算法实现数据加密，设计密钥管理机制；研究平台的审计追踪机制，设计并实现审计策略和体系架构，实现审计日志的可查询性和访问控制，选择合适的审计粒度和审计对象，将审计跟踪和日志记录相结合，实现系统安全审计；研究系统的备份与恢复技术，设计并实现系统数据的备份与恢复策略，保持数据的完整性和一致性，提高系统的安全性与可靠性。从而设计并实现有效、可靠的安全机制，解决教学档案管理系统的数据机密性、完整性保护问题。

四是开展教学档案管理服务创新和信息增值研究。使用数据库管理、数据挖掘等信息化技术，对教学档案管理数据进行分析、使用，扩展教学档案信息的服务方式和使用范围，建立完善的基于信息化管理系统的教学档案利用和服务工作流程，解决教学档案利用程度不高、管理效益偏低的问题，提高其使用价值。

综上所述，只要针对高校管理的实际情况和特点，研究教学档案管理标准、规范，以及基于云计算技术的管理系统设计、实现和安全等关键技术，设计完善的管理系统数据加密与密钥管理方案，并研究基于身份的访问控制、权限管理等安全机制，就可以开发出服务于高校群体用户、高效实用的教学档案管理云平台，从而为高等学校的教学档案管理提供新方法，提高高校教学档案的管理水平和使用效益。

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[1]方彬.高校教学档案信息化管理研究[J].人力资源管理，2015（1）

[2]李敏，毛晓燕.深化管理模式改革 建立教学质量监控体系[J].中国高等教育，2013（13）

[3]张安勇，李敏等.档案学跨学科研究探析[J].兰台世界，2013（9）

[4]穆亚荣.高校教学秘书视角下的教学档案建设与管理策略研究[J].科教导刊，2015（8）

本文是2015年山东省高等学校科技计划项目“高校教学档案管理云计算平台关键技术研究”（项目编号J15LN40）的研究成果

（作者单位：青岛大学）