做好档案信息化网站集群系统工程建设的思考

文·缪平均



做好档案信息化网站集群系统工程建设的思考

文·缪平均

随着我国互联网的普及与发展，各级各类档案局（馆）档案网站集群系统网络化建设已经越来越为人们所重视。社会要求档案信息资源共享，为档案部门采用网络技术提供了良机；计算机和网络技术的发展，为档案部门实现信息共享提供了可能的条件；档案部门现代化管理的现状，为采用网络技术管理档案奠定了的基础。档案局（馆）馆藏档案的网络化、信息化建设和发展，为社会经济发展、为广大民众的利用提供了大量档案信息，同时对开展档案事业的宣传，实现同系统档案局（馆）档案信息资源的共享，促进档案的社会化综合利用起到了积极的作用。然而，在笔者看来，目前各级各类档案局（馆）档案网站建设，还是各自为政、互不兼容，形成了一个个互不联系的“信息个体”，影响到了整体档案信息资源的开发与共享。笔者认为各级各类档案局（馆），应在国家档案局、中央档案馆的统一安排部署下，尽快加强各级同类档案网站集群系统工程的建设工作。

一、建设档案局馆档案网站集群系统工程的意义

所谓档案网站集群系统，也就是整合各级各类档案局（馆）区域内档案网站信息资源，统一档案功能模块、版面形式、信息沟通渠道和安全管理模式，实现区域内同一类型档案信息资源共享的网络管理平台。在互联网高速发展的今天，集群式档案网络化的规模效应，将对各级各类档案局（馆）馆藏档案的利用、开发和服务等带来很大方便。它不仅仅是工作方式和服务手段的改变，更是现代人思维理念和管理方式的转变。它使同系统档案馆网站馆藏内容，不再是独立的堡垒，而是借助互联网平台来实现用户和馆藏档案信息网站之间的参与性和互动性，同时使各级各类档案网站通过相互链接，实现同一类型各综合档案局（馆）间的馆际档案信息网络化。

第一，档案网站集群工程建设，为各级各类综合档案局（馆）之间、与广大利用者之间进行交流互动，提供了一个很好的沟通平台。一是能够为各综合性档案局（馆）的档案工作者之间学术交流、工作研究、信息共享，提供综合性、广泛性、政策性、学术性导向；二是在档案网站中，可以开设电子邮箱，电子公告板，文件传输及远程登陆等应用方式。档案工作者可通过以上方式与利用者进行在线互动交流，及时收集、分析用户反馈的信息，了解用户需求，从而不断改进工作，满足用户的要求，提供更好的服务内容。

目前，全国各省、市、自治区各级国家综合档案局（馆），正在从封闭半封闭状态走向开放，而馆藏档案信息通过网站形式开放的步伐却显得较为缓慢。努力做好各级各类档案局（馆）档案网站集群系统工程建设，整合区域馆藏档案信息资源，实现馆藏档案信息资源共享，将会大大提高档案系统信息化建设整体水平。档案馆网站集群系统工程的建成，可以让档案局（馆）在自己的档案网站上举办展览，开放档案目录，开放政府部门已开放的现行文件，建立馆藏档案信息专题数据库，开通开放馆藏档案的全文检索和阅览服务，接受社会群众网上提交的查档预约单等等服务。

第二，通过创新和改革，传统的档案服务方式发生了很大变化，档案信息服务手段呈现出了信息数字化、传递网络化、服务快捷化、资源共享化的特点，各级国家综合档案馆都可以汇集馆藏不同形式的档案资源，借助互联网与信息技术，建立起集馆藏档案信息开发、检索、利用功能为一体的集群式服务体系。档案局（馆）网站集群系统的建立，可以使异地用户通过网络直接查询和检索存放在不同档案局（馆）的档案信息成为可能，让最大限度地满足社会经济发展获取馆藏档案信息的需求变得可行。另外，档案网络集群系统工程建设新技术的应用，将使档案服务形式发生根本性变革，它将打破档案资源的地域性、封闭性，使档案信息资源成为一个统一的、开放的信息资源系统。由于档案信息网络分布面广，同时具有双向传输功能，不仅能向网上输送档案信息，而且还能从网上获取许多与档案历史有关的信息。档案局（馆）档案网络集群系统工程建立后，一旦并入互联网，它就成为网络中的一种管理系统，档案用户之间、档案局（馆）与档案网络之间、档案局（馆）与档案利用者之间的地理距离将因网络的连接而消失，彼此之间的交流与合作将在无地域、无时限中普及推广。广大档案用户在办公室或家里的计算机终端前，就可以对远程档案数据库进行访问，查阅自己所需的档案信息，为档案的利用拓展了空间。

二、建立馆藏档案信息网站集群系统的举措

（一）保持馆藏档案信息数据库内结构内容和主要功能范围内的统一

当前，各级各类档案局（馆）馆藏档案信息网站，所建立的档案信息数据库，因数据类别、数据结构及其检索查询系统的形式不同而不能相互利用，使档案信息资源不能共享。因此，档案局（馆）档案网站集群系统工程的建设，一要按照国家档案局《文书档案目录数据库结构与著录细则》统一规范和标准，使各档案馆档案网站集群系统的档案数据库、结构和主要功能模块保持一致，使各级各类档案局（馆）所建立的网站可以实现分级互联、资源共用，逐步形成一个统一的档案信息管理体系，为各级各类档案馆信息资源的交换与共享打下坚实基础；二要统一规划，集中建设，避免各省、市档案局（馆）网站重复投资，各自为政。让各级档案馆网站建设集中到规范统一的服务设置上，由本省省级档案局（馆）进行专门的监督管理、组织调度和技术培训，各级档案行政部门负责本单位网站的维护、管理和使用。

（二）建立健全具备各级档案网站数据库的组合检索查询系统

档案信息资源的有效检索查询，是档案网站集群系统建设的核心和关键所在。各级档案局（馆）档案网站要在同一个服务设置上，联合开发高效实用的档案信息检索查询系统，使其具备各级档案局（馆）档案网站数据库组合检索查询的功能，实现各省、市档案局（馆）档案信息资源共享服务的目的，以适应网络环境下快节奏、高质量、高效率的档案信息资源利用服务的需要。

（三）档案局（馆）档案网站集群系统的建设，要凸显区域馆藏文化特色和教育功能

档案局（馆）档案网站集群系统开发建设，一方面在网站版面设计与美工设计上，要充分体现该地区的风土人情和地理环境，展现本地区的文化底蕴。要内容新颖、形式多样、页面生动，给人以新鲜感、厚重感，能雅俗共赏。另一方面，要利用网站举办各种类型珍贵档案展览，及时公布政府部门的现行文件，充分发挥馆藏档案资政育人的宣传教育作用，让档案网站成为公众获取政府信息的桥梁，成为青少年接受爱国主义教育的殿堂；让馆藏档案信息通过网站融入社会，服务于国家建设和社会进步。另外，档案局（馆）要通过网站随时掌握社会与公众反馈的意见，不断改进网站的内容和形式，以更好地适应社会和公明的需要。

“境由心造，事在人为”。 档案局（馆）档案网站集群系统工程建设需要永不自满的创新精神、脚踏实地的奉献精神和严谨细致的科学精神，不拘泥于传统封闭的思维观念，不止步于已有的成绩，不束缚于现成的经验，是不断开创档案局（馆）档案信息化网站集群工程建设新局面的必经之路。

（作者单位：陕西省档案局）