航空企业科研档案归档工作存在的问题及解决方法

文/齐宏远

航空企业科研档案归档工作存在的问题及解决方法

文/齐宏远

航空企业档案管理部门要注重档案工作宣传，以引起领导重视；并制定完善的科技档案管理制度，加强开展档案法规宣传和归档业务培训，加大档案部门自身建设，让归档工作更加方便高效

航空企业在当前大批量生产、多重点型号并举的形势下，型号研制呈现出多方案与多状态并存、研制与设计并行、批产与定型同时、状态与批次多样的特点，而科研档案的归档工作却无法跟上这一变化，造成科研档案归档率低、完整性差、归档拖延等问题。

一、科研档案归档存在以下常见的问题：

1、科研档案归档工作没有纳入项目的研制生产计划

项目管理部门同档案部门缺乏有效的沟通，档案部门不知道有哪些项目立项，项目管理部门不清楚立项后应归档哪些资料。在科研项目立项之初，没有制定详细、完整的科研档案归档计划，这就造成档案部门无法对照时间节点，对科研项目进展过程中形成的文件材料的归档工作进行监督、检查和指导，科研人员对自身归档责任也不够明晰，归档工作无法与项目进展同步进行。

2、归档责任者归档意识薄弱

科研生产的参与者对档案法规不够了解，缺乏归档意识，对科研档案的归档范围和归档要求不清楚。其在科研、生产活动进行的过程中，不知道哪些文件材料该归档，怎么归，什么时间节点归。有的人认为文件归档后，借阅还要办理手续，不如把文件放在自己手中使用方便。因此很多科研人员不配合归档工作，导致档案文件材料不完整、不准确。设计人员更注重设计的进度，重项目而轻归档，觉得只要把产品设计好，做出来就完成了全部工作。项目完工后，待归档时，材料残缺不全，事后再补，使归档工作一拖在拖。

3、缺乏归档管理制度或制度落实不够

档案部门没有就归档工作制定奖惩制度，科研人员没有压力和积极性。虽然有的单位也制定了《归档工作奖惩办法》等制度，但执行不力，落实不到位，再加上有些制度操作性不强，造成早归和晚归一个样，归和不归一样的局面，这样就会严重的影响设计人员的归档积极性。

二、解决归档问题的办法

1、制定完善的科技档案管理制度

首先，航空企业应根据国家档案法律法规和集团公司的档案管理制度，制定适合本单位的科研产品档案归档管理办法，明确归档范围和归档要求。其次，制定《归档工作奖惩办法》，加强对各部门归档工作的考核，按归档率发放奖金，对于违反档案法规，不归档或不按时归档的行为，要坚决处罚。

2、加强档案部门自身建设，让归档工作更加方便高效

以往很多人不归档，一是觉得归档流程很繁琐，二是觉得归档后的档案不方便使用。所以档案部门要加强档案信息化建设，将归档流程和借阅流程电子化，使归档人能便捷、高效地办理归档和档案借阅工作，从而提高设计人员的归档积极性。

3、开展档案法规宣传和归档业务培训

加大对《档案法》以及单位档案制度的宣传与学习力度，尤其要重视对员工进行档案业务培训，让他们切实了解档案法规的内容和要求。通过举办档案利用效益案例展等手段，让各级领导和设计人员真正认识到档案工作与生产经营同等重要，使设计人员能提高归档意识，把归档工作融入到中心工作中。

4、档案人员主动作为，做好文件前端控制

将档案工作“三纳入”、“四参加”、“四同步”的要求贯穿科研项目进行的始终。档案人员要成为科研项目的转阶段评审、定型鉴定和成果鉴定的评审组成员，从项目文件资料完整性的角度来判断项目能否通过评审和鉴定，最终在评审意见中体现档案资料的情况。

5、借助各种检查，引起本单位领导的重视

档案部门要以质量内审、空军二方审核和航空档案馆的检查为契机，在检查的过程中，不惜将本单位档案管理工作存在的问题暴露出来，这样才能引起单位领导的重视，从而给予档案部门人力、物力、财力和政策的支持。

（作者单位：中航工业计算所）