学校档案保护存在的问题及应对策略

文/唐晓军

学校档案保护存在的问题及应对策略

文/唐晓军

学校档案室的部分纸质档案出现字迹扩散、褪色、虫蛀、生霉，纸张强度减弱老化等现象；部分胶片、光盘、软盘为载体的档案出现无法读取的现象，学校档案保护亟待解决

学校档案综合反映了集体和个人在教育教学、教研活动和教育管理中所形成的有利用价值的各种文字、图像、声音等材料，是学校各项活动特点和规律的记录，对研究、改进、提高教育教学质量有着重要作用，因此档案保护工作尤为重要。近年来，笔者在工作中发现，档案利用频繁，但档案保护工作存在一些不足，现就我在工作中发现的一些问题和大家共同探讨。

一、学校档案保护存在的问题

1、缺乏档案保护意识。学校领导和教职工把教育教学工作放在首位，一切为教学服务的思想根深蒂固，重视档案的收集、整理和利用，但对档案的保护上有所忽视；部分档案工作人员档案保护意识比较淡漠。

2、缺乏档案保护相关知识。学校档案人员，大部分是从教学岗位转岗而从事档案工作的，档案专业知识不够丰富，在档案保护技术方面学到的知识就更少。随着电子信息化的发展，档案的载体也不断丰富，不同的档案载体在保护措施也不同。

3、缺乏档案保护的制度。学校综合档案室大都制定有档案管理、收集、查阅、鉴定销毁等制度，虽然在这些制度里面提到档案保护，但都不够明确，没有指导意义。制度执行上也有疏漏，工作不够细致。

4、缺少经费投入。档案保护需要相应的设备和药品，如库房的温湿度控制设备、磁性载体档案存放设备、库房消防设备、防虫杀虫药品等，没有这些设备和药品，档案保护也就得不到保障。然而学校方面没有专门的经费，也就无法购置这些设备和药品。

5、档案存放设施不规范。一是很多学校档案库房不规范；二是部分学校选用档案盒不是档案主管部门监制的无酸纸制作；三是还存在用木质档案柜，不利于保护档案；四是大部分档案库房用含紫外线的荧光灯照明；五是档案库房和借阅室没有分开。

由于存在以上问题，存放在档案室的纸质档案出现字迹扩散、褪色、虫蛀、生霉，纸张强度减弱老化等；以胶片、光盘、软盘为载体的档案出现无法读取的现象。

二、学校档案保护的策略

1、提高档案保护意识。市（县）档案行政管理部门要针对教育部门加强档案法制宣传教育，通行政执法检查、组织培训会等形式，提高教育单位对档案的重视程度。

2、健全档案保护制度。学校要根据实际情况制定从档案入室、查阅规范、库房温湿度管理、定期杀菌消毒、受损档案的修复等制度，保证档案的质量，延长档案的使用寿命。

3、强化档案保护培训。市（县）档案行政部门要多举办档案保护方面的培训，让学校的档案人员接受系统的理论知识培训，提高专业知识和职业道德素质。对档案人员实行培训后持证上岗，未经培训，未取得上岗证的不得从事档案管理工作。

4、争取领导支持。档案管理人员要向单位领导多宣传档案保护的法律法规，以及档案保护的意义，争取领导在财力、物力、人力等多方面的支持，改善档案保管、维护的条件。

5、做好日常维护。档案人员树立档案保护意识，要根据学校的实际情况，做好档案的常规性维护工作。一是监控好档案库房的温湿度；二是保持库房卫生，清洁，柜架不要靠墙，不放杂物，干净整洁；三是做好鼠虫害、霉菌的预防，档案制成材料都是由纤维素、半纤维素、木质素等组成，在一定条件下会发生霉菌和虫害，同时在库房和柜架放置杀虫剂可以有效预防，条件具备的可以采用氮气熏蒸、微波杀虫等方式；四是减少强光、灰尘等对档案的影响。不要长期开窗户，档案室不要使用白炽灯或荧光灯，库房要经常用吸尘器除尘，以此减少灰尘和紫外线对档案的破坏。五是必须做好防火、防水工作，水火一旦发生，档案将是灭顶之灾，所以档案室（库房）必须安装预警设备。

档案保护工作是延长档案使用寿命的重要环节，每一个档案工作人员都要树立保护意识，根据学校实际情况，因地制宜，采取各种有效措施做好档案的保护工作，让档案持久的发挥价值。

（作者单位：勉县第一中学）