独立学院高校实验实训类材料规范化归档探索

文/马世仙 吴连书

独立学院高校实验实训类材料规范化归档探索

文/马世仙 吴连书

独立学院高校作为适应我国高等教育发展的新兴办学模式，经过十余年的发展，从办学理念和硬件建设上，不断加强实验实训工作，产生了大量实验实训类材料。但由于没有较为规范的归档范围，造成了实验实训类材料归档不科学完整，严重影响了这类档案的保管和利用

独立学院高校作为适应我国高等教育发展的新兴办学模式，以培养应用型人才为办学宗旨，以“民、独、优”为办学机制，经过十余年的发展，在满足社会对高等教育持续增长需求的同时，对整合我国高校优质资源也产生了积极的影响。特别是独立学院自建校始，从其办学理念和学校硬件建设上，就体现职业教育的方向，独立学院的硬件建设主要针对生源的特殊性、专业设置的指向性和就业市场的竞争性，大力加强实验室、实训基地的建设与利用，深化产教融合、校企合作，注重理论与实践相结合，注重学生的动手操作能力，为国家和社会培养高素质的应用技能型人才。

实验实训的重视与加强，必然产生大量实验实训类材料，形成独立学院高校实验实训工作的真实写照与记录，既及时、准确、系统的记载学生参加实习实训的全面情况，也为独立学院高校专业课、实验实训课的设置和科学拓展实验实训项目提供真实准确的信息反馈。应充分认识独立学院在加强职业教育的过程中这类档案资料的重要性，从而为提升独立学院高校实践教学工作与整体教学质量，加大应用型人才培养步伐提供真实、可靠的参考依据。

一、关于独立学院实验实训类材料的归档范围

独立学院实验实训类材料的归档范围是因循普通高校的做法，即按照1994年国家教委制定并颁布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》执行。这个“规范”规定教学档案主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。包括学科与实验室建设及课堂教学与教学实践等。由于此文件颁布至今已有20多年，高校的变化是，为加强实践教学，提高大学生的动手操作能力，大多将实践教学从教务部门分出来，单独设立了实验实训中心，开展了大量的实践教学活动，产生了许多对学校有意义、有保存价值的文字材料、声像资料和实物等，现在若仍按照94年制定的归档范围执行，对于越来越重视应用型人才培养的高校已不合时宜。笔者从独立学院高校工作实践出发，认为独立学院高校实验实训类材料的归档范围应包括以下三个方面：

（一）综合类：

1.上级单位有关实验实训工作的文件材料；

2.实验实训工作计划、总结、请示、报告、会议记录、会议纪要、统计报表；

3.实验实训工作规章制度、岗位职责；

4.本校有关实验实训工作的文件、通知、简报等；

5.实验实训人员的进修、培训、考核、管理、奖惩等文件材料；

6.实验实训工作经费使用情况。

（二）实验、实训建设与管理类：

1.实验、实训项目建设与发展规划；

2.实验、实训项目建设立项与审批材料；

3.校内外实习实训基地（含教学基地）协议、建设与管理材料；

4.实验、实训室管理与建设的有关文件及材料；

5.实验、实训室各类仪器设备的技术资料及说明书；

6.每个实验、实训仪器配置、仪器装置改进或功能开发等情况记录；

7.实验、实训仪器设备的使用、维修、保养、报废情况记录；

8.实验、实训仪器设备增减变动情况。

（三）实验实训教学类：

1.实验实训教学管理规章制度；

2.实验实训教学任务、教学大纲、教学计划、教学工作日志、教学进度表；

3.实验实训课程讲义、教材、教学指导书及参考材料；

4.实验实训教学考试试题及参考答案；

5.实验实训教学课表、优秀教案、听课记录、学生学籍卡、学生成绩单；

6.实验实训教学调课、补课、停课审批表；

7.聘请校外专家、组织知识讲座形成的材料；

8.学生实习大纲、实习任务书、实习指导书、实习日志、实习报告；

9.学生参加的各类技能竞赛、社会实践活动；

10.学生优秀实训作品及获得表彰的材料。

二、独立学院实验实训类材料归档存在的问题

虽然独立学院高校在实验实训过程中产生了大量的档案资料，但由于没有较为规范的归档范围，造成了实验实训类材料归档不科学完整，严重影响了这类档案的保管与利用。究其原因：

（一）档案管理意识淡薄

由于独立学院高校建校时间不长，学校各级领导和档案管理人员对实验实训类材料在学校发展中的作用和地位认识不足，普通存在档案意识不强的问题，造成许多应归档的实验实训类材料得不到及时收集、整理。例如：经办人员为了自己工作方便而将合同、协议等一些重要文件材料据为己有不愿归档，认为移交档案室没有什么用，应该由自己留存保管；一些部门为了腾出文件柜的空间，将毫无保存价值的材料移交档案室；学生参加的一些社会实践活动、技能竞赛缺少照片或录像，上报上级单位的统计报表未留文件底稿等。另外，独立学院对档案设施的配备和档案管理人员的培养缺少相应的保障，致使实验实训类材料档案工作长期处于搁置、被动应付的状态，不能适应学校教学工作和人才培养工作的要求。

（二）立卷归档不及时

一是由于独立学院的特殊性，一人多岗，加之档案工作的滞后性，导致许多需要归档的实验实训类材料未能及时立卷归档；二是虽然大多独立学院都有较为完善的立卷归档制度，但因执行不到位，档案室工作人员督促检查不及时，致使实验实训类材料的立卷归档工作拖延；三是一些独立学院尚未将档案工作纳入学校年终考核，档案室未对不认真执行归档职责的兼职档案员和部门进行考核，导致许多应归档文件材料一拖再拖，长时间得不到归档，甚至丢失。

（三）实验实训类材料不完整

由于兼职档案员对这类材料的归档范围、立卷归档知识缺乏等问题，忽视了日常工作中基础资料的收集，导致一些重要的文件材料收集不齐全、不完整，文件材料质量低，不符合归档要求。例如：文件材料字迹不清晰；纸张不符合要求甚至使用废纸打印；文件材料缺页、漏页；文件材料上乱写乱画；有正文没有附件或附件不全；请示报告无落款单位、落款时间、公章；只有定稿没有原稿或只有原稿没有定稿；发文稿纸上没有领导签发、批示等，这些都造成了一些重要文件材料存在漏洞。

（四）兼职档案员队伍不稳定

做好实验实训类材料归档工作，需要兼职档案员队伍的相对稳定并具备良好的业务素质和职业修养。问题是独立学院高校的兼职档案员一是大多比较年轻，做不到长期安心从事档案管理工作；二是独立学院人员流动频繁，导致一些新上岗的兼职档案员对本部门的归档范围和文件材料归档要求不是很熟悉，档案室工作人员需要经常对新上岗的兼职档案员进行业务指导，而档案室工作人员编制有限，工作量大，影响了这类档案的立卷归档。

三、独立学院高校实验实训类材料规范归档的意见

（一）加强档案法律法规宣传，提高实验实训类材料归档意识

首先，独立学院各级领导和档案管理人员要积极学习《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》、《高等学校档案管理办法》等档案法律、法规和中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，自觉按照制度办事。其次，档案室要通过学校网站、简报、院报、宣传栏、知识讲座、业务培训等多种形式，积极向广大师生开展档案法律、法规的宣传，增强师生依法治档观念，不断提高实验实训类材料的归档意识。

（二）建立健全实验实训类材料归档制度，强化制度执行力

独立学院应根据自身特点和档案管理工作的要求，制定科学完善的实验实训类材料立卷归档制度及考核处理办法，明确专兼职档案员工作职责和任务，使涉及归档工作的各个方面都有章可循，有据可依，从而形成有利于归档工作的长效管理机制。同时应将实验实训类材料的形成、积累和归档工作纳入相关部门和人员的考核中，通过年度考核的实施，改变这些部门和人员不重视实验实训类材料立卷归档的消极状态，达到用制度保证这类材料立卷归档的及时和准确。

（三）加强实验实训类材料归档工作监督和指导，确保归档文件材料完整

一方面，档案室每年初要做好实验实训类材料的归档工作安排，明确归档范围、归档质量要求、归档流程、归档时间等事项。每年末要对各部门的归档进行统计汇总，并对总结情况及时通报，对归档工作中成绩优秀的部门和兼职档案员予以表彰或奖励。另一方面，档案室要加大档案收集力度，依法督促检查，指导各部门兼职档案员注重基础资料的收集、整理、预立卷等，确保归档文件材料的齐全完整。

（四）稳定兼职档案员队伍建设，提高档案业务水平

实验实训类材料的收集、整理、立卷需要依靠相关职能部门兼职档案员的大力配合，只有稳定兼职档案员队伍，才有利于兼职档案员熟悉档案业务和提高业务水平。因此，独立学院要支持兼职档案员的工作，关心兼职档案员的工资晋升、职务升迁、职称评聘等问题，多为兼职档案员创造有利条件，使他们安心本职工作。只有这样，才能保证兼职档案员队伍的稳定，使兼职档案员不断积累经验，提高水平，促进独立学院实验实训类材料归档工作的顺利开展。

（作者单位：西安财经学院行知学院）