大数据时代下的高校人事档案管理中的挑战及应对途径分析

文/薛强

大数据时代下的高校人事档案管理中的挑战及应对途径分析

文/薛强

大数据时代，迎接机遇、面对挑战，需要进一步优化高校人事档案管理，构建“大档案思维”，使档案资料数据能更好地发挥自身的作用，为高校人事档案管理工作的顺利开展提供保障

从某种意义上说，大数据背景下的档案管理人员需要收集海量的数据信息，并对其进行合理化的处理与分析。为此，必须不断优化大数据技术，构建合理化的人事档案管理平台，使其更好地服务于高校教学、科研等方面。

一、大数据时代概述

大数据，是继物联网、云计算之后信息技术行业一次质的飞跃。就大数据而言，学术界并没有给出统一的定义。但大数据都具有一些共同特征。一是具有较大的数据量。在互联网作用下，人们在获取所需要信息的同时，也会产生大量的数据信息。二是数据种类比较多。比如，文本、微博、视频、二维码。三是价值密度比较低。从某个侧面来说，数据量和数据价值之间属于反比例关系。在信息数据不断增值的过程中，信息数据的价值密度逐渐变小。四是处理速度非常快。数据量不断增加的同时，数据传播速度也不断加快。因此，加快数据处理速度需要不断优化的数据创新技术。需要注意的是：“大价值”才是大数据的本质，并非“大容量”。

二、大数据时代下高校人事档案管理面临的挑战

1、高校人事档案信息资源收集方面

就高校人事档案管理而言，新形势下的高校人事档案信息资源收集主要有以下几个方面工作。一是学校教职工的个人档案，这也是高校人事档案的核心组成部分；二是退休员工的档案；三是离职人员还没有提取的档案。此外，由于学习专业、系别较多，学科处于发展中，造成高校人事档案管理工作变得非常繁杂。以学科门类为例，档案管理人员需要进行归档的人事数据较多，形式多样。而大都以纸质档案为主，档案管理的信息化程度比较低，大大增加了档案管理人员的工作量，工作难度。

2、高校人事档案管理业务方面

就传统型高校人事档案管理形式来说，“收”指的是各个院校向人事管理部门、档案信息管理部门递交相关部门职工工作方面的信息，也包括教职工向院校的档案信息管理、人事管理部门提供自己的工作档案信息。在大数据背景下，需要对其进行数字化管理，运用电脑信息化管理程序来取代传统的手工操作和纸质档案。为此，需要充分利用云平台储存对应的数据信息，并准确计算、分析高校人事档案管理，使这些繁杂的人事档案管理变得程序化、规律化。

3、高校人事档案服务人事管理方面

传统型人事档案管理工作，缺乏必要的开放服务理念。档案信息管理权限没有统一的归属部门，又以纸质档案管理为主。如果想要查找相关信息，需要经过一系列繁杂的程序，档案信息资料利用率较低，处于被动利用状态。为了减少运营成本，高校不能定期更新档案管理设备及引进先进的技术，管理水平和设备的落后，不利于档案管理工作的正常运行。大数据背景下，高校人事档案管理的核心在于构建对应的数据库，整理、分类档案信息，并进行合理化的分析，找到信息数据间的连接点。进而，使那些“死档案”变为“活信息”，为决策提供重要的理论依据，也能使这些档案信息资源得到优化利用。

三、大数据时代下高校人事管理档案优化策略

1、优化高校人事档案管理模式

已有的人事档案管理体制对人事档案管理权限做出了严格规定，在实践过程中，各方面的问题日益突显，导致人事档案名存实亡。为了扭转高校人事档案的命运，需要站在客观的角度，不断优化人事档案管理模式。以此，使高校人事档案管理权限明确化，有效解决运营过程中存在的各种问题，提高人事档案信息资源利用率，把档案信息储存到最有利用价值的地方，为高校选拔人才提供有利的参考依据，不断促进高校事业向前发展，提高办学效率。

2、适度公开人事档案信息

站在客观的角度来说，适度公开人事档案信息是非常必要的。它能够有效地监督过去封闭的人事档案管理工作，使其更加规范、公开、透明，解决人事档案信息的真实性、有效性问题。由于人事档案信息属于个人隐私，具有其特殊性质，要使相对人的知情权和隐私权、开发和保密之间有机融合，能够更好地为教职工服务。

3、优化人事档案信息管理制度，人事档案数据库。

大数据时代在要求数据资料数量大的同时，也要求在处理各种数据的时候，能够得到所需的所有数据。首先，要合理调整认识档案的形式，使其具有一定的保密性。要对那些由个人填写并逐步完善的部分（如，个人基本信息、科研成果）进行开放式处理，让档案所有人可以随时查阅个人档案资料，了解相关信息，并对其进行补充说明，完善档案信息资料。而对于需要保密的部分要继续采用可行的对策做好保密工作。其次，需要加大宣传力度。高校要加大宣传力度，使各院系、人事档案信息管理部门等都能意识到该工作的重要性，转变已有的观念，提高教职工的档案意识，与时俱进，客观而全面地认识人事档案管理工作，逐渐养成主动整理、完善个人档案资料的良好习惯，减少学校相关部门工作人员的工作量。最后，构建人事档案资料实时更新平台。要对人事档案信息进行动态化监控，及时更新相关信息记录。如，高校人事档案管理部门要提供“及时更新”人事档案信息的服务。便于教职员工把自己的业绩成果以数据形式，及时、准确录入到对应的人事档案数据库中。

4、构建“大档案”思维

大数据背景下，转变思维模式，满足大数据时代客观要求，通过构建“大档案”思维，全方位、多维度掌握繁杂的大数据人事档案信息资料，构建合理化的“大档案”体系，已成为高校人事档案信息管理部门的必然选择。所谓的“大档案”体系是以指定的端口为基点，能够准确、快速地检索个人各个方面、多种形式的档案信息资料。以此来提高高校各部门的工作效率与质量，为高校各项工作的顺利开展提供有利的支撑力量。在建立“大档案”体系的过程中，要全方位考虑档案信息安全问题，比如，用户权限的设定、访问权限的限制，合理化解决，确保教师个人信息不被窃取，知识产权不被侵害。

5、组建“大档案团队”，实现人事档案信息数据化。

简单来说，“大档案”体系只是一个规模较大、信息量齐全的数字化档案库。而预测才是大数据时代的终极目标。能够及时发现，准确理解档案信息内容、信息和信息之间的某种关联性，需要实现人事档案信息的数据化。具体来说，扫描那些纸质的书籍，以图片形式呈现出来，制成电子书是信息的数字化。而信息数据化是在充分利用数字图像的光学字符识别软件的基础上，识别电子书的字、词等。在一定程度上，档案信息资料数据化的实现是大数据背景下高校需要完成的首要任务，使档案信息资料能够被检索、统计等，能够真正发挥自身具有的价值。

6、规范人事档案信息收集、管理

在高校生存发展道路上，人事档案信息管理属于一项系统而繁杂的工程，周期较长，各个部门要有机的融合在一起，构建对应的网络结构体系，相互配合，协调发展。并从全局的角度出发，构建“信息共享、资源共用”的管理体系。以此，提高高校人事档案管理工作的效率与质量。

7、加强人事档案信息的使用

从某个侧面来说，人事档案信息管理系统能够强化人事档案信息的记录功能。但优化利用数据进行发现和预测等操作才是大数据时代的最终目标。人事档案信息不仅要能够被检索，还要更好地为教职工服务。面对激烈的市场竞争，高校人事档案服务必须由被动转为主动，能够为“挖掘、鉴别、使用”人才提供客观、真实的信息资料，使已有的人事档案信息资料能够得到优化利用，使那些“死档案”变为“活信息”，更好地展现自身的价值，更好地为高校各方面工作的顺利开展提供可靠的参考依据。

四、需要注意的问题

在优化高校人事档案管理过程中，需要对这两个方面引起重视。第一，电子档案、纸质档案并存。在大数据背景下，人事纸质档案固然存有一系列问题，但仍然具有原始性、唯一性、无限制使用性的优势。更为重要的是，和电子档案相比，纸质人事档案更具其保密性。而电子人事档案具有分享速率大、传输速度快等特点，这也是纸质人事档案无法比拟的。就当下发展形势来说，它们是可以并存的，需要处理好它们之间的互补作用，实现最大化的使用效果。第二，要保证人事档案信息的安全。人事档案信息都涉及到个人隐私，必要维护好相对人的知情权、保护其隐私权，为开发个人信息埋下伏笔。而电子网络是公开人事档案信息不可或缺的载体，保证档案信息安全是其首要前提。可见，在大数据背景下，确保高效人事档案信息的安全是非常必要的。

总而言之，在大数据时代下，高校人事档案管理工作需要不断提高自身的管理水平，不断优化已有的人事档案管理制度，不断提高认识档案信息的开发使用价值，使其更加“规范化、现代化、标准化”，更好地服务于高校人才战略。进而，使高校人事档案管理工作得到优化完善，走上长远的发展道路。

（作者单位：延安职业技术学院）