国家博物馆文物馆藏档案管理的特殊意义及文化特点

文/段 澜

国家博物馆文物馆藏档案管理的特殊意义及文化特点

文/段 澜

如何健全文物藏品档案，博物馆的文物藏品档案应该如何建立，国家文物局和国家档案局的某些规定与规范，还有有待完善的地方。实际上对博物馆的文物藏品档案的建立与管理，要从博物馆工作的特点出发，要充分考虑到文物安全、展陈、利用、科研的需要出发，而不是把文物藏品档案，就档案建档案

对于国家各级博物馆的档案管理，相对于国家机关与企业的档案管理，是有其特殊意义的，这多是因为档案与文物都属历史遗存，国家博物馆的档案工作，尤其是文物的藏品档案的建立与管理，对整个博物馆的工作就有着特别的意义。原因是，博物馆的馆藏文物档案不同于企业与事业单位的档案，博物馆的档案，尤其是文物藏品档案，对于保护人类文明的遗产，更是意义重大。但可能由于档案与文物的某些共性，档案部门甚或是文物部门对文物档案与文物的关系的研究显然显得比较薄弱。但实际情况是，文物藏品档案的建设与管理，对于博物馆来讲，应该是重要的业务工作，这项工作的好坏直接关系到国家馆藏文物的安全、利用、研究与展陈。我们有时会在一些新闻媒体上看到，某些博物馆由于文物藏品档案建立的不完善，一些文物藏品遗失后，无据可查，给国家造成不小的损失。实际上，作为博物馆，更应该重视文物藏品档案的建设，要把这项工作列入博物馆文物藏品保管的一项基础性工作，重视起来。要在博物馆的文物保管部门设置专门的工作人员从事这项工作，并且从理论和实践两个方面提高对文物藏品档案的管理与研究水平。同时，要建章立制，规范博物馆馆藏文物档案的建立与保管。

一、当前博物馆系统文物藏品档案管理的现状

从国家各级博物馆文物藏品档案管理的实际情况看，大多数博物馆都根据国家文物局和国家档案局的要求，建立了文物藏品档案，这些档案的建立，对博物馆的文物的安全起到了重要的保障作用。使博物馆的藏品有了记录。但在某些博物馆虽然建立了文物藏品档案，但这些档案不规范，甚至不完整。如何健全文物藏品档案，博物馆的文物藏品档案应该如何建立，国家文物局和国家档案局的某些规定与规范，还有有待完善的地方。实际上对博物馆的文物藏品档案的建立与管理，要从博物馆工作的特点出发，要充分考虑到文物安全、展陈、利用、科研的需要出发，而不是把文物藏品档案，就档案建档案。实际上由于文物工作的特点，文物藏品档案同普通的机关、事业、企业的档案大不相同。例如，从文物藏品档案的特点看，文物藏品档案建档之后，档案的全宗或案卷并非封闭的，而是开放的，就是说，这些立档之后的材料会出现增减的情况，这种情况在其它门类的档案中多不会出现。

在博物馆的文物保管工作中建立文物藏品档案的重要性是毋庸置疑的，然而相当一部分博物馆，尤其是一些规模不大的，县、区一级的博物馆，对建立完善的、规范的文物藏品档案重视不够，虽然按要求，藏品档案也都建立起来了，但规范性不强，而且这些档案的内容记录也多不全，甚至出现漏项、缺项等问题。

如何将国家博物馆文物藏品档案的立档工作规范地健全起来，是需要认真研究出一个符合博物馆文物藏品科学管理实际情况的立档规范来，这个规范的制定最好由文物、档案行业的专家共同完成。当前国家各级博物馆对藏品档案的建档的规范执行不严，建立的档案也不规范，这种不规范不仅表现在立档使用的材料上，而且立档的书写内容上也不统一，对立档项目的选择也欠科学，这都不利于对文物藏品的管理。

当然，随着电子计算机进入博物馆的管理领域，对文物藏品建立电子档案，这是非常重要的，数字化的文物藏品档案更需要规范起来，但目前的实际情况是，不少数字化的文物藏品档案，按国家文物局制定的规范，多有漏项，甚至一些文物藏品至今没有建立起数字化档案。

当前，博物馆文物藏品档案建档工作存在的主要问题是：

第一，国家博物馆文物藏品档案使用的相关卷内文件材料、文件登记的项目，还没有在全国范围内统一起来。统一全国博物馆系统文物藏品档案的卷内文件材料的格式、著录项目、著录内容、著录要求，对于文物系统，尤其是博物馆的馆藏文物的管理，具有特别重要的管理意义。统一的规范、格式、著录的内容等要求，不仅对于文物档案的建档很重要，并且对保护文物的安全、对文物的研究都有十分重大的意义。

其次，作为国家文物遗产的重要保护机构，规范化的管理是必要的。最近，一些媒体报道，一些博物馆、图书馆、艺术馆所保管的重要文物、艺术品失窃，其中这些单位的档案不健全，也是重要的原因。例如：广州美术学院美术馆馆藏重要艺术品被置换出馆，就是该馆对这些重要艺术品建立档案时，著录项目缺失，没有藏品照片，使一些艺术品被置换出馆。这些实实在在的事例教育我们，对文物、艺术品建立、健全档案工作是非常紧迫的。

近来，国家文物局，对可移动文物进行普查。国家文物局文物普查办，设计了规范的普查登记表，该表也对著录项目有了明确的要求，这是非常重要的举措，但这项普查工作在实施的过程中，需要做的工作很多，任务量也很大、涉及面非常广。

二、关于做好博物馆藏品档案工作的重要意义

博物馆的文物藏品，是人类历史的遗存物，这些遗存，对我们认识人类社会的发展与进步具有不可替代的作用，文化意义重大。从这一点上看文物中的相当一部分都是具有档案的价值，即可作为历史的某种证据材料，于是，档案与文物就有了共同的文化特点。因此，做好文物的建档工作的意义，就变得不那么简单了，而有了特殊的意义，这个意义就是，我们可以通过建立博物馆文物档案的工作，对文物藏品的文化价值，做更深入的研究，甚至可以特别关注文物的档案价值。令人费解的是，不少博物馆，尤其是市、县一级从事文博工作的领导同志，其本身是搞历史研究的，对档案工作，尤其是文物藏品的建档工作关心不够。认识不到在博物馆做好文物藏品档案的特殊意义。也就是在博物馆做好文物藏品档案不仅是管理好文物的需要，更是对文物的文化价值深入了解和研究的需要。这其中就有了与普通建档工作更深层面的文化意义。

在博物馆的对文物藏品研究过程中，所有的研究成果，只要有价值的研究报告，都应该成为该文物藏品的档案，所以，博物馆文物藏品档案内容是十分丰富的。但有一些博物馆的同志并不认为，那些对文物藏品研究的报告属于档案，而是属于人为的研究材料。但实际情况是，如果我们排除了这些材料，那么对该文物的认识是不全面的。当前，大多数博物馆并没有将对馆藏文物研究性材料，列入该文物档案的范围，认为，如果这样做起来，建立文物藏品档案，工作量是很大的。如果我们不这样做，那么文物藏品档案则就不能全面反映，该文物的特征。而我们建立档案的目的，就是要求档案能全面反映建档对象的情况。

对国家博物馆文物藏品档案的建档工作，不仅要特别注意博物馆对文物藏品保管的特点，而且也不能忽视文物本身的文化意义，对文物建立档案与对普通建档对象建立档案有其不同的文化价值。

三、对国家各级博物馆馆藏文物建档工作的建议

对博物馆馆藏文物建档工作，首先应该从上到下重视起来，这项工作不仅对保护文物意义重大，并且具有文化价值。所以，这项工作不仅仅是一个博物馆的管理行为，而且是博物馆的具有学术意义的工作。因此，国家文物行政管理部门要制定出博物馆馆藏文物建档规范，“规范”要切实可行。要由文物、档案方面的专家学者共同就这一“规范”的制定，提出建议。这一“规范”制定出来之后，要在全国各级国家博物馆实施。要通过国家这一“规范”的实施建立、健全全国国家博物馆馆藏文物档案，这些馆藏文物档案的建立，意义重大。这不仅是有利于保护馆藏文物，同时，也是一项文化研究工程，对馆藏文物的研究具有现实意义。

建立博物馆的馆藏文物档案，不仅仅只有数字化的档案，更重要的是，要建立、健全纸质档案，形成双套制的馆藏文物档案的管理模式。

博物馆的档案种类很多，什么文书档案、会计档案、基建档案等等，但是，必须明确的是，在博物馆形成的档案，以馆藏文物档案为主体，此类档案是博物馆档案中最为重要的档案，这类档案不适宜档案的综合管理模式，也就是说，不能同其它门类的档案一起分类，实施综合管理。博物馆的馆藏文物档案，应当由博物馆的文物保管部门建档，并专门实施管理。对博物馆文物藏品档案的建档与管理，应视为，博物馆对其馆藏文物保管的一项重要工作内容，不能简单地看作是档案工作的范畴。

博物馆的文物保管部门的一项非常重要的工作就是为其保管的文物建立纸张与数据化的档案，这一点与许多其它行业的档案工作特点有所不同。

要从保护国家、民族文物遗存，从文化传承的高度认识出发，高度重视国家各级博物馆馆藏文物档案的建档工作。目前看，我们对国家博物馆馆藏文物的建档工作，重视不够。要组织关于国家博物馆馆藏文物建档工作的研讨活动，组织有关博物馆和档案方面的专家学者，对做好建档工作进行交流，总结经验，提高建档工作的水平。市、县一级博物馆的实际情况是，相当一部分馆，馆藏文物的建档工作不规范，建档质量不高，这已经影响到博物馆的管理水平的提高，应该引起我们高度的关注与重视。

（作者单位：广州农讲所纪念馆）