基层民政档案管理方式创新优化路径选择

田东鑫

（洮南市救助管理站，吉林 洮南 137100）

基层民政档案管理方式创新优化路径选择

田东鑫

（洮南市救助管理站，吉林 洮南 137100）

随着大数据时代的来临，科学技术的发展和思想观念的变化都影响着档案管理方式和规范政策，现有的基层民政档案管理方式应经不能够适应社会发展的需求。新形势下，将信息技术应用到民政档案管理中，利用先进计算机技术对档案进行管理，加强档案管理人才信息技术培训，优化基层民政档案管理方式方法，适应大数据时代基层档案管理发展趋势。本文结合工作实践，主要分析了基层民政档案管理方式的现状，探讨了在信息化背景下优化基层档案管理的方式路径。

基层民政档案；管理方式；优化路径

基层民政档案虽然较国家级档案形式简单，但其内容和分类却较为复杂多样化。基层民政档案主要指市、县级民政局所处理范围内的档案。市县级民政局虽然是基层政府部门，但基层民政局所承担的职责范围也是较为广泛的，比如：社会福利、慈善事业、最低生活保障、优抚、军休、救灾、社会救助、安置住房、基层建设等管理工作的安排。基层民政档案管理作为基层管理和国家政策的一部分，秉承着档案管理的法律法规和国家的规章制度，以科学的管理手段为原则对基层民政档案进行管理。但随着大数据时代的来临，科学技术的发展和思想观念的变化都影响着档案管理方式和规范政策，现有的基层民政档案管理方式应经不能够适应社会发展的需求。

一、民政档案管理范畴和内涵

民政工作是针对于社会事务的管理所设立的部门，主要针对于人民群众的管理部门，对人民群众的社会生活进行依法保护或者社会救助的行为。从职务性能上分析民政工作，就是为经济发展创造稳定社会环境的服务型工作。民政管理工作为人民群众享有个人民权，实施社会权益提供了重要依据，更将国家政府的各项政策在基层中发展并落实。民政档案管理工作作为民政工作的重要组成部分，对民政工作的实施具有重要意义。民政档案管理的来源主要是社会行政管理档案、基层民主政治建设管理档案、军队和国防建设管理档案和社会扶助困难人员管理档案等。而基层民政档案管理是民政管理工作中重要的部分，由于基层人群的复杂性，以及国家对社会基层政策比较多元化，造成基层民政档案管理工作的复杂性，社会基层是国家重要的发展对象。为了进一步实现“全面奔向小康社会”的终极目标，科学合理的对基层民政档案进行管理，不仅为国家政策的有效实施奠定了基础，还能够进一步提升人们群众的思想政治水平和社会生活质量。

二、基层民政档案管理现状

（一）对基层民政档案管理的不重视

由于现阶段政府部门对基层民政档案管理不够重视，民政档案管理方式出现不合理、不规范和不公正的现象，常常造成所需基层民政档案无法调用，或者不切合实际情况等问题。各级民政档案管理人员对档案管理意识不强，对档案管理规范和档案知识严重匮乏。甚至于部分工作人员只是单纯注重业绩，而忽视了基层民政工作的根本目的。更有部分民政工作人员对民政档案管理有所偏见，认为档案工作是档案管理员的事，对所接触工作的档案的处理不能和档案员进行协调合作，造成档案资料缺失或者出错。虽然《档案法》的颁布也给民政档案管理提供了管理规范的约束，但从规章制度的细致方面，并没有将档案材料进行合理的分类管理，并且对民政档案管理的范围归纳的较为模糊。所以，造成了基层民政档案管理在民政工作中不被重视，档案管理突出效率也不明显的情况。

（二）基层民政档案在档案管理中利用率较低

由于各级民政部门对基层民政档案管理不够协调，造成档案收集和储备中出现很多不规范，比如，档案资料不全、丢失或者分类较混乱等现象。这些问题给后期档案的利用带来了很大的影响。同时，基层民政档案管理作为社会的基层管理工作，其档案种类较为复杂、数据较庞大、数据库分类较模糊，造成民政工作人员在查阅婚姻登记、社会收养、社会救助、优抚、复退军人安置等档案信息时难度较大，不能够快速准确的调出所需档案信息。

（三）现有的基层民政档案管理方式与信息时代的发展脱节

现阶段，基层民政档案管理方式还是延续着手工抄写和人工查阅的管理形式。由于基层民政档案管理的复杂性，档案管理的种类也较多，进行打印、传阅、整理和归档的档案资料大部分依靠手工抄写。这虽然在一定程度上保持了档案的原始状态。但在工作效率上并不高，庞大的工作量和档案数据的精确性也给档案管理人员的工作带来了很大的难度。即要求精确无误，又不能够耽误同步工作的进度。所以，随着信息化时代的快速发展，现有的基层民政档案管理缺少具备信息知识和网络技术的综合性管理人才，以及先进的管理设备。由此可见，基层民政档案管理方式应该随着时代的发展，在管理形式和管理方法上进行优化和创新。

三、基层民政档案管理方式创新优化路径

（一）强化基层民政档案管理人员的管理意识和职业素养

基层民政档案管理人员的职业素养和工作态度，与档案管理的效率有直接关系。所以，我们应该以《档案法》为实施基础，加强对基层民政档案管理人员的越苏能力，强化其职业素养和思想政治态度。民政工作是针对于人民群众，并帮助群众实现国家和社会利益的部门。基层民政档案管理人员要对自己的工作有深刻的认识，在党的领导下，树立正确的价值观和社会观，面对复杂多样的档案信息，做到严格、精准、井然有序的处理，绝不丢失、错报和怠慢。民政部门的所有员工应该加强其团队协作精神，依照科学合理的规章制度，将基层民政档案管理重视起来，为民政档案的后期利用提供质量和效率的保障。

（二）加强基层民政档案的管理规范和职责，发挥民政档案管理的最大效益。

想要提升民政档案的利用率，就必须从档案管理的方式方法中入手，找出影响档案管理的不良因素。基层民政档案管理中出现的监管松懈，档案利用率低等现象，其根源在于市县级政府对民政档案的收集、管理和监督等规章制度上的严谨性。为了确保基层民政档案能够精准、公正的妥善处理，社会和政府应该加大投入力度，从实际情况出发，加大对档案管理的硬件投入和政策支持。安置现代化办公用具，并就实践反馈情况定时修改优化档案管理规章制度。同时，对档案的收集与管理，对工作人员进行精准培训，不断提高民政档案管理工作的主动积极性，提升工作人员的职业操守，对政府规定的规章制度严格执行，对档案管理工作定期检查，并实行激励政策，奖罚严明，以公正公平、积极向上的 态度为人民服务。

（三）利用信息技术对基层民政档案管理方式进行优化创新

随着大数据时代的发展，信息技术的应用更趋于广泛。信息技术的飞速发展也给档案管理带来了新的生机。现有的基层民政档案管理方式已经不能够适应时代的需求。单纯依靠手工抄写、分类和管理使档案管理效率降低，并且常出现漏洞和错误问题。所以，利用现代化信息技术对民政档案管理方式将有积极的影响。基层民政档案管理方式应该随着时代的变迁进行优化和创新，无论是管理方式还是实施办法上都应该紧随时代的脚步。比如现代信息管理系统、资源管理系统、ERP系统等软件的应用。基层民政档案管理部门应该积极进行信息化建设，同时，加强民政档案管理人员的信息技术培训，使其拥有较强的软件知识和新技术实践能力，从而使基层民政档案管理与信息化建设共同发展。在信息化建设的背景下，对基层民政档案管理方式进行优化创新。将档案管理中的纸质档案和电子档案进行合理应用，加强信息化技术应用的高效率管理，将先进的信息化技术和传统的档案管理方式相结合，使传统管理方式慢慢过渡到信息化管理。

四、结语

综上所述，现阶段的基层民政档案管理方式已经不能适应时代的需求，加之民政档案管理工作中行为规范和规章制度的不全面，严重影响了基层民政档案的管理效率。随着信息时代的发展，将新型信息技术应用到民政档案管理中，利用电子软件对档案进行处理，同时加强工作人员的信息技术培训，提升其实践能力和职业素养，借助现代化信息技术，对基层民政档案管理方式进行优化和创新，从而使得民政档案管理工作响应国家、社会和人民群众的需求。

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G271.6

A

田东鑫（1982-），男，吉林洮南人，本科，洮南市救助管理站馆员，研究方向：档案管理。