基于人力资源视角的人事档案管理研究

匡秀辉(黑龙江省煤田地质勘察院)

基于人力资源视角的人事档案管理研究

匡秀辉
(黑龙江省煤田地质勘察院)

摘要:我国的人事档案管理体制亟待改革，已经引起了学术界的广泛关注。本文着力于探讨如何在人力资源管理的视角下，根据人力资源管理提出的新要求，通过对人因的控制和管理系统的建设，对我国人事档案的管理模式进行完善，并提出具体的改革建议，以期为相关领域的研究提供一些借鉴。

关键词:人力资源;人事档案管理;人因控制;管理系统建设

中图分类号:F283

文献标识码:C

文章编号:1008－3383(2015)06－0182－01

收稿日期:2014－07－13

1　现代人力资源管理与人事档案管理的关系

现代人力资源管理理论注重的是人的管理，因为认识管理活动的直接参与者，在管理过程中起到主导和衔接的双重作用，既充当主体又充当客体。人才的竞争和流动是企业发展面临的主要障碍，因此人才也被当做是企业的首要资源，是企业未来发展的重要因素。人事档案汇集了各种人才资源的客观证据，是“人的管理”的基本信息的主要依据，对组织的人力资源信息和记录中人的发展情况都进行了真实的反映和存储。人事档案的记录内容主要为:员工成长背景和技能评定;为人力资源管理提供重要凭据;提供人力资源开发所需的各类型资料;推进企业知识管理进程;帮助企业文化的建设。人力资源管理的职能与人事档案管理的职能有其历史相似性。都是强调对人的管理、对工作过程的控制、对工作质量的评定、对企业信息的反馈。有效的人事档案管理可以做到人力资源信息的共享，对人才合理有序地流动起到很好的促进作用。全面的人事档案为人力资源管理提供了重要的依据，为规章制度的制定和企业的改革提供了必要条件。企业可依据档案内容所体现的综合素质，根据企业自身的发展需要，合理选拔与使用人才。

2　基于人力资源视角的人格特质在档案工作中的管理方案设计

时代在不断进步，人力资源管理也产生了属于自己的新趋势，同时，这一新趋势对人事档案管理工作提出了新要求，也是新挑战，但是需要注意的是，不管是人力资源管理活动还是人事档案管理工作，都是基于人的管理，因此，人因问题应引起高度重视，在现代管理学研究领域中，对人的研究大多以人的职能、部门、工作态度、工作情绪等方面进行探讨，这些都属于不可控的因素，因此也引起了研究领域的高度重视。但是，我们还应注意一个问题，就是对于可控变量的研究，可控变量包含性别、年龄、工龄等一系列问题。其中，往往被忽视的是人的性格问题，也可以说是人格特质问题，虽然这一变量看起来似乎是一个人与生俱来的，并不能得到很有效的改善，但是，我们可以根据这一特征加以研究，在管理方法中寻找合适的管理手段对这一可控人因进行有效管理。主动性人格属于心理学研究范畴，一直被认为是有效调节个体行为和个体绩效之间的有效调节变量。

由于主动性人格表现为积极参与、并有强烈的意愿的行为意向，属于有利于组织发展，有利于管理活动进行的变量，本研究创新性的概括出两种类型人，将低主动性人格的人称为被动型人，将高主动性人格的人称为主动型人。下文主要研究人力资源视角下，档案管理工作中对主动型人和被动型人的管理方案设计，见表1。

通过以表1分析得知，对于主动型员工来说，由于主动型人通常具有较低的权力距离感，即员工与领导间的关系比较密切，容易造成工作的随意性，工作的越级，甚至不听领导指挥，倾向于与领导走人情路线，因此要适当增加员工的权力距离。这类人通常积极热情的投入到工作中，工作进展很快，愿意表现，在这种情况下，领导要注意把握好工作的质量，不要只关注工作的节奏。但这类人在工作中也不是一直保持着不变的工作热情，也会由于生理不适或家庭矛盾等因素造成工作情绪的波动，领导在这种时刻要注意对员工的工作态度进行及时调节，对于这类优秀的员工，领导要注重奖励而不是惩罚，包括精神奖励和物质奖励的使用，都会对主动型员工的工作情绪产生很好地促进作用。

表1　基于人力资源视角的人格特质在人事档案中的管理方案设计

对于被动型员工来说，由于这类员工通常表现出被动的工作行为，不愿意听取领导的指令，消极怠工，并伴有负性情绪的发生，因此，领导要做到与员工的交流互动，减少员工的权利距离，增进亲切感。对于这类员工的工作过程要经常进行测评和工作进度的督促，还要注意他们工作情绪的异常，通常可表现为破坏情绪，造成员工间的矛盾和工作质量的有意破坏，领导要经常对这种消极情绪进行调节，当然，对于他们做出的不利于档案管理工作进行的行为，坚决不能够姑息，要按照企业的员工管理规范进行严惩，设置有效的惩罚机制。