计算机技术在档案管理中的应用

王晓明

（浙江科技学院）

计算机技术在档案管理中的应用

王晓明

（浙江科技学院）

伴随着信息时代的来临，计算机在人们在日常的工作和平时的学习中都成为了极其重要的工具，计算机技术投入到档案管理的使用中来，可以在实现现代化的档案管理的路上拥有极其重要的影响。本文首要剖析了在档案管理中计算机起到的的重要性，还根据计算机在档案管理实际使用中存在的疑难出发，对怎么完全实现计算机技术在档案管理中的应用举出了一点个人想法和意见。

计算机技术；档案管理；应用

引言

伴随着科技的迅猛发展，档案管理也同时进入信息化，在档案管理工作中计算机技术起着日益重要的作用，它不仅能提高人们的工作效率，在某些方面还节约了资金的使用和对减少了对能源的利用，如今高速发展的信息化社会对档案管理工作的提出的基本要求，也是档案管理工作进一步发展的必然要求，希望在日后的工作中，计算机能得到最大限度的发挥。

1 计算机技术对档案管理的重要性

1.1 计算机技术对档案管理的收集是十分有利的

储存和检索和保障等不同方面作用的实现。在档案管理中，经过计算机技术可以通过扫描或者人工录入的方法把传统的档案管理信息转变为能够让计算机自己识别的，计算机还能够主动处理信息的管理方式，并且简便迅速的将档案信息压缩录入到计算机中，刻录成光盘的方式来实现储存。电子文件的图形和图像模式主要是以计算机技术在档案管理中的运用为主，所以，可以使用计算机的自动检测和编目功能来加速对档案的管理工作效率。从整体上来说，利用计算机的扫描和光盘储存，不仅节约了空间，与此同时还更容易保存，还对于加快档案管理的工作效率，在自动化管理实现自动化具有相当重要的经济价值。

1.2 计算机技术对于实现档案管理信息的系统化管理是有利的

计算机技术在档案管理中的实际运用是在档案管理中，以往的档案管理对于数量庞大，种类特别多的档案信息，想要提高对档案信息的管理效率是和困难的工作，但是计算机技术在档案管理中通过使用计算机来对档案管理信息的进行接受和检索，可以大幅度提高信息管理的效率；与此同时利用数据库管理系统的相关软件快速的实现接受、登记和分类的处理等实现这些基本的功能。跟传统的档案管理相比较，计算机在文字处理，表格处理甚至声像等各个方面具有惊人的优点，所以，经过计算机创建的应用计算机系统，可以轻松完成档案管理的自动化检索的目的，完全发挥入库排架的作用，经过多层次的全面剖析，给科学的管理和决定提供服务，让系统化管理成为可能。

1.3 计算机技术给档案管理系统提供可靠的技术根据

伴随着计算机技术和信息技术的不断完善与进步，计算机技术被大量应用到档案管理这一领域中来，给实现档案管理的数字化提供了可靠的技术根据。首要，成功研制分布式计算机体系，让实现档案管理的集成化管理以及集成服务创造了使用机会和技术支持；再者，数字化装备的迅速扩增，让档案管理创造了最新的管理措施和服务；除此之外，计算机技术让办公自动化成为了可能以及完成了客户关系管理以及企业资源规划管理等工作和信息管理技术的统一。

2 计算机技术在档案管理的应用中存在的问题

这些年来计算机技术在档案管理中的实际应用情况剖析来看，尽管相当多档案馆从头到尾着重于现代化的档案管理规划，在此同时也致力于计算机技术对档案管理的影响。但是在实际的使用情况中来看，由于不同方面的缘由，依旧有着这样那样的问题。

2.1 大力了解计算机技术在落成现代化档案管理中的充要条件

计算机技术在到档案管理的实际使用中，一定要做好完善的准备，保障数据准确无误，保障计算机的原始档案数据和信息的完整性和准确性。它需要拥有量一下基本条件。第一个要求就是一定要拥有完整的硬件装备，它主要囊括：计算机设施、计算机档案管理软件和一些相关软件等等；另一个要求就是一定要拥有充足的计算机管理软件设备。计算机技术落成数字化、信息化的档案管理这些情况，科学的管理是前提，除此之外准备好档案数据库的准备工作，也是完全实现现代化档案管理相当重要因素。

2.2 计算机技术应用与档案管理中现存的矛盾

首要的是，简要分析现实生活中的档案管理，大多数档案馆都认为计算机是一种被动的辅助机器，很多的工作依然安排工人的是手工管理。原来的手工档案方式都是把档案信息作为核心内容，他们的工作对方不是现存的档案信息，都是一些老旧的纸质材料。在专门的档案管理中，计算机这种极其有利的工具却没有得到最大可能的使用，特别是在档案数据库管理规划上。所以，计算机在档案管理中的作用依旧处于辅助的地位，它的核心功能并不能得到最大程度的发挥。再者，在档案管理中引进计算机技术，经过利用计算机技术创建数据库之后，造成原来的数据库大小变小，标准化程度大打折扣，并且在利用计算机创建数据库的过程中，很多工作都是低水平的重复创建，并且他们工作区间狭窄，很大程度上影响了档案信息数据库的利用率和工作效率。还有，在利用计算机技术创建现代化的档案管理的过程中，还有档案管理人员专业技能有待上升的诟病。一方面，应用计算机技术落成了档案管理的现代化进程，但是一直熟悉和传统档案管理工作的档案管理人员在短时间内满足现代化管理的业务有很大的问题；另一方面，身为档案管理人员，在使用计算机技术创建现代化档案管理的过程中，技术人员不能仅仅局限于简单的计算机操作，一定要深入的理解计算机的重要作用，还要熟练理解操作自动化和网络化技术，这是对新潮流下对档案管理人员总结的新型的请求。

3 改善计算机技术在档案管理中的应用方案

对于上文所指出的有关计算机技术在档案管理中拥有的一些诟病，要想完全落实计算机技术在档案管理中的实际使用，一定要做好以下几点的工作：

3.1 充足重视计算机在档案管理中起到的作用

首要的是，档案馆和有关的档案管理人员一定要充足理解到计算机在档案管理中的工作意义和经济价值，养成使用计算机进行管理的工作意识；再者，增加对计算机硬件装备和软件装备的投入，打造现代化档案管理的良好环境和良好氛围。

3.2 重视人才的培养，强调对相关人员的培训的重要性

一方面，强调专业人才的培养的重要性，征招能够熟练操作计算机和在计算机应用方面具有专业技术的人员，提升对计算机的使用效率；另一方面，强调对员工的培训的重要性，加强培训力度，首要的是，利用培训的手段逐步转变档案管理人员老旧的思想，打造全新的工作想法，培养新型的服务价值观，让他们能良好的指导自己的工作；再者，强化对有关人员操作能力的培训及训练，让他们完全的理解计算机的操作能力，能够熟悉的使用计算机来解决日常管理中存在的管理诟病，还能够熟悉明白处理日常问题的措施。

4 结语

在档案管理使用计算机技术，计算机技术是依据国家相关标准，对档案内容进行剖析、处理和归纳，并最后传入到计算机存储的方式和途径。计算机技术是落实档案管理标准化、现代化和网络化的重要工作工具。加速档案管理的现代化创建，努力落实计算机技术在不同档案管理环节中的使用，是目前每个档案馆的最重要的任务和目标。与此同时，相关的档案管理人员也必须抓紧学习，加快提高自己前进的步调，和顺应迅速发展的现代化档案管理的要求。

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