工程监理公司信息管理系统建设研究

2016-01-28陈虹刘发慧江月

大科技 2016年24期

关键词：监理信息化信息

陈虹刘发慧江月

（国网江西省电力公司经济技术研究院江西南昌330000）

工程监理公司信息管理系统建设研究

陈虹刘发慧江月

（国网江西省电力公司经济技术研究院江西南昌330000）

本文通过系统设计中心点，来探讨其对工程监理公司信息管理系统的进一步建设。

工程监理公司；系统设计；信息管理

1 引言

信息化浪潮是当今社会发展的一个重要助推器，也是社会文明程度的标志之一。针对企业而言，一个设计优良的信息系统，对企业的流程优化、再造，对决策的数据支持，以及对组织架构的重构都起着关键作用，由此可见，企业信息化水平的高低，将直接影响其核心竞争力的构筑。工程监理公司作为施工过程中独立的第三方，应当遵循“守法、诚信、公平、科学”的基本准则，并对其负责的工程项目承担经济和技术责任。根据监理的工作流程，每一个工程都将形成大量的数据和文件的流转，倘若不假于信息化手段加于管理，将严重制约监理公司对流程、人员、资金、物资等的管理水平的提高。因此说，信息化系统的建设对工程建立企业的发展非常关键。

2 需求分析

工程监理企业的信息化管理系统，就是利用计算机技术、网络技术、数据库技术甚至无人机、虚拟现实等技术，对信息进行收集、存储、加工、处理、并辅助决策，以提高监理企业的管理水平，降低管理成本，提高管理效率，提高企业的经济效益和社会效益。因此，笔者认为工程监理企业信息化管理系统的需求，主要体现在以下几个方面：

（1）协同办公：提高企业的整体办公效率。

（2）现场管理：项目部现场信息采集、存储、分析，提高项目部的管理水平。

（3）远程管理：建立企业总部与各项目部的信息沟通平台，实现远程监控管理。

（4）知识管理：建立知识社区，实现企业知识的采集、组织、分享、利用和创新。

3 建设目标

3.1 总体目标

根据统筹规划、分步实施的原则，综合运用现代管理技术、信息技术，实现企业管理过程中资金流、信息流、物流和公司现代化管理系统于一体的现代管理体系，尽可能减少人力和资源的浪费，实现本企业的整体优化，显著提高企业的经济效益和社会效益，将企业建成面向新时代的信息化企业。通过信息化建设，全面提升公司整体管控能力、管理执行能力、增强企业核心竞争力、提升企业抵抗风险能力。具体到工程监理企业，可分为四个层面的目标：

（1）技术层面目标：信息处理数据化、信息传递网络化、业务管理流程化、业务控制实时化。

（2）应用层面目标：资源管理、项目管控、客户服务、领导决策。

（3）策略层面目标：员工能力持续提高、知识经验不断积累，管理制度有效落实，客户服务满意度提高。

（4）战略层面目标：实现以上三个目标，形成自身的核心竞争力。

3.2 设计原则

信息化建设是个富有成就感和挑战性的过程，会给我们带来信息化阶段性成功的喜悦，但是在过程中也会碰到管理、技术、文化、价值观等各方面的冲突，为此，在信息化建设过程中我们始终要坚持如下原则：

3.2.1 总体规划、试点实施原则

依据公司的各项业务和管理工作的重要性、迫切性和投入产出的效果以及各系统内在的逻辑关联关系，分期分批地实施各有关系统。其具体表现在“先平台，后应用；先试点，后推广”。

3.2.2 渐进性原则

制定计划时要充分考虑监理企业目前的现状，合理地安排进度及宣传培训审查等相关的保障措施。

3.2.3 科学性原则

遵循业内先进的实施方案论，大量的实践证明，这些方法论可以有效地保障复杂、庞大的信息项目实施的成功。另外了，实施制定也需参考其他国内外知名咨询厂商总结的实施方法论经验。

3.2.4 借助“外脑”原则

监理公司的信息化建设已经由传统的依靠企业自身力量阶段过渡到依靠“外脑”，尤其是依靠专业的ERP厂商及咨询实施公司阶段。

4 系统设计

4.1 设计蓝图

以集约化运作、集成化发展和精细化管理为指导思想，以服务于企业经营目标为宗旨，建设一个集中、统一的管理信息平台，包括项目管理平台、资源管理平台、技术管理平台、知识管理平台。

4.2 总体架构

监理企业的信息化系统是一个比较复杂的系统，有不同类型的设备和软件，也安装在不同的地方，由不同的人使用和管理，因此，在系统建立之初一定要考虑好体系结构，要有一定的开放性、兼容性。根据其它行业信息化的经验，充分运用信息化的新理论、新技术，为企业提出了下面的总体方案。

总体结构设计为由应用层、服务层、资源层这三个大的层次组成。这样有利于系统的开发、维护、部署和扩展。分层是为了实现“高内聚、低耦合”。采用“分而治之”的思想，把问题划分开来各个解决，易于控制，易于延展，易于分配资源。

其中，资源层由各种外部底层资源组成，如网络设备、数据库系统、操作系统等，是整个系统的物质基础；服务层由各种公用组件构成，如权限管理、身份认证、安全管理、日志管理及其他公共服务系统等，是整个系统的软件运行基础平台；应用层由各种业务系统组成，是整个系统的核心实体。

至于是使用.net开发框架还是java开发框架，可根据实施费用以及对框架的熟练程度来选择。

4.3 功能模块

应用层主要是各种应用系统或业务系统，组成企业的管理信息平台的有项目管理、资源管理、技术管理、知识管理等。

4.3.1 项目管理模块

该模块根据监理工作的具体业务流程，采用三位一体技术机理－事件驱动、流程控制、数据集成。事件驱动就是采用事前计划，事中提醒，事后督办方式开展。通过事前计划，将工作上计划准备的内容事先安排清楚；届时将计划工作推到业务端，提醒完成相关工作；对计划完成的工作展开完成情况监督。流程控制是对工作开展需要编制、审核工作配合，通过流程控制完成工作过程。数据集成则是业务应用的信息数据，在数据编码基础上实现业务信息的数据集成。

该模块主要录入和处理的数据包括项目市场前期接洽信息、项目招投标信息、项目合同信息、项目监理工作过程信息等，将项目类信息按项目为主线组织，将项目从前期到合同、监理直至结束的各类信息组织组成，贯通项目类数据在市场、项目策划、工程监理、服务评估的全过程，实现项目类数据全过程的管理，保证数据的唯一性、完整性。

从功能上讲，项目管理模块为各项目部提供质量监控、进度控制、投资控制、安全管理、合同管理和信息管理等功能。对监理过程中的各种数据能自动存储和处理，并生成监理月报。同时工程监理规划、细则、月报、施工现场照片、重要的监理通知和会议纪要都能及时上传到数据库，使企业管理者能随时随地的了解工程的进展情况和合同执行情况。

4.3.2 资源管理模块

资源管理包括人力资源管理和调配、固定资产管理和调配、物资管理和财务管理。该模块主要处理的数据包括人员类数据、资产类数据2大类主要数据。

人员类数据包括人事、资质、考核、考勤等信息，将人员类数据按照人员编号组织，将有关人员的各类信息有序组织起来。打通人员类数据在市场部、行政部、安质部、工程部等各部门屏障，实现人员类数据全方位进行管理，保证数据的唯一性、完整性。

资产类数据包括资产登记、资产库存、资产领用、资产维修、资产使用等各种信息，将有关资产的各类信息按资产编号组织，实现资产的采购、库存、领用、调动的全生命周期的数据管理，保证数据的唯一性、完整性。

4.3.3 技术管理模块

技术管理模块是为了规范监理公司在监理过程的技术活动，使公司监理人员有章可循，促进监理技术管理工作制度化、规范化、标准化，提高公司监理技术管理水平，以保证优质、高效、安全、按期地完成各项监理任务。

技术管理模块包括标准管理、技术资料管理、模板、范本的发行与审核。即建立技术和安全通报、技术文件网上发布系统，为项目监理现场提供及时的技术信息支持；通过软件技术实现标准文件、标准表式的有效版本管理，消除纸质文档发放和回收的管理难度；建立图书和技术档案的信息化手段管理。

4.3.4 知识管理模块

通过经验积累，螺旋上升，达到知识管理。企业的知识管理愈来愈受到重视，要“积累经验与教训，减少重复劳动；提高企业智商，避免企业失忆”。将员工工作实践的个人经验转化为企业的知识，为企业全体人员所享用。通过将企业运作过程中的各种数据进行沉淀和积累逐步形成统一的知识库。

知识社区实现企业知识的采集、组织、分享、利用和创新，从而有效加强企业内部各职能部门之间信息、知识的沟通与交流，提高员工的学习和工作效率，帮助企业从旧管理模式迅速向新管理模式转变，创造学习型、知识型企业，全面提升企业的核心竞争力。

建立个人经验库和工程师帮助库。将个人的工作内容自动记录在个人经验库中，不断积累。企业组织评审个人工作经验，将总结的个人经验提升到工程师帮助库中，以指导个人工作开展。

按照标准、规范、程序文件、工作指导书，建立工程师帮助系统，在监理工作开展中，调用帮助系统提示工作内容和工作要点，以保障工作开展的完整性和工作质量水平。

个人工作中，系统自动记录完成的工作内容，通过不断积累，经评审后将个人工作经验整理成企业经验，发布到工程师帮助系统，以指导后续项目监理工作。并通过这个方式不断循环上升，积累企业的经验，提高企业知识管理水平。

5 实施策略

企业的信息系统的实施，本身就是一个系统工程，无论从横向还是纵向，都将涉及到内部的各个部门和外部的机构。因此，为了高效、低成本的完成系统实施，笔者有以下几点建议：

（1）需求明确。在系统建设的调研阶段，一定要把需求调查清楚，否则实施中变更需求将会带来的成本的大幅攀升，同时也往往会延误工期。

（2）一把手工程。信息系统的建设，通常来讲，都会进行工作流程优化甚至流程再造，这必将更改一些个人或部门的工作职权和工作习惯，这种更改倘若没有疏导和协调，可能会对系统实施造成障碍。因此，系统实施离不开一把手的坚决支持和协调。因此说，信息系统的建设是一把手工程。

（3）全员培训。系统实施前，就要对全体员工就信息系统建设的必要性进行宣讲，以便在系统需求调研阶段，能让员工真实的反映现状和富有创造性的提出见解。系统实施中，也需要对员工进行系统功能的培训，一方面可以协助测试系统，及时发现问题。另一方面为系统正式运行做好铺垫。系统实施结束后，更要进行全面细致的培训，让个人或部门能熟练使用系统，承担各自的角色和发挥各自作用。