档案管理系统对药品安全科学化监管的促进作用

苏霞周口市食品药品评价中心

档案管理系统对药品安全科学化监管的促进作用

苏霞
周口市食品药品评价中心

摘要：当前信息发展迅速，传统的档案管理监管手段已经不能满足当前药品信息监管的现状和要求，要实现家药品监管资源的和列配置，就必须依托现代化的技术手段，对药品监管实施系统管理，建立完善的药品档案管理系统。对药品档案的系统化管理，是时代的要求，也是实现药品安全的科学化监管的必然要求。本文通过分析档案管理系统的重要性，探讨档案管理系统对药品安全实现科学化监管的促进作用。

关键词：档案管理系统；药品安全；科学化；监管

近年来，伴随着药品安全问题的出现，人们对药品的安全监管工作越来越重视。传统的药品监管手段也随之暴露出越来越多的问题，已不能适应新形势下的发展要求。对药品进行信息化监管也成为药品监管工作的重中之重。因此，建立完善的药品监管档案管理系统逐渐成为药品安全监管工作的重心。档案管理系统能够对药品安全监管实施系统化管理，提高档案管理的工作效率，有利于实现药品安全的科学化监管。

1.档案管理系统的概念及意义

档案管理系统是一种现代化管理系统，它能够为企业提供完整的档案，具有进行档案管理和网络查询的双重功能。档案管理系统支持多种形式的电子文件的浏览和显示，具有标准化程度高的特点。因其具有的便利性和快捷性，受到越来越多的企业的青睐。

在药品监管中应用档案管理系统，实现信息的一体化操作，能够使药品生产企业和监管部门利用数字证书进行网上基本信息查询。人民群众也可以利用网络登录页面进行相关信息的查询和监督，实现对药品安全的实时监督。药品监管部门也可以进行信息追踪检查、稽查等，有利于提升相关部门的药品监管力度，实现药品安全的科学化监管。

2.档案管理系统对药品安全科学化监管的促进作用

2.1提高了监管部门的工作效率

药品监管部门的工作量相对较大，要对药品生产的各个环节进行严格把控和监管，对药品安全工作要进行全方位的督查。因此，药品监管的档案是杂乱繁多的，作为一种真实有效的纸质资料，能够为药品安全提供依据。我们都知道，传统的档案就拿检索来说，有按笔画数排列的，有按年份排列的，也有按产品目录排列的，而且资料较为冗杂，难以快速查找，档案管理人员在查找管理中难免失误和浪费大量时间进行资料查找。尤其是年代较为久远的更是加大了工作难度。建立完善的档案管理系统就能成功地解决资料查找的难题。将所有的资料经过电子扫描等统一输入电脑系统，通过一定的搜索工具进行搜索。这样，要查找的资料档案便能够及时跳出来，节省了查找的时间，提高了管理人员的工作效率。这对推进科学化监管工作也有一定的促进作用。

2.2推进了信息化建设

药品安全档案管理系统的建立和发展离不开相关领导部门的重视和支持。在对药品监管档案进行系统化的管理时，监管部门也要与信息中心保持密切联系，以便及时了解最新情况，完善数据建设。但由于药品监管是一个复杂而庞大的工作系统，涉及的信息量大，关系复杂，在档案管理系统建设时，也要不时进行开发和维护，技术要求高。所以需要加强信息合作，加快系统开发，进而推动整个信息管理系统的建设，如监控设备、信息一体化设备等，实行全面的信息覆盖，以保证药品档案信息资料的准确。信息化建设也对药品监管安全提供了便利，有利于实现药品安全监管工作的科学化和规范化。

2.3制定规范的管理制度

档案管理系统的确立，必然要求有一个规范的管理制度做保障。因此，完善档案管理系统，必须要建立和指定相对完善的档案管理制度。档案管理系统建立工作包括对档案的收集、归类整理以及扫描归档、销毁等，每一个环节都需要规范的制度来约束，以确保档案内容的完整和准确。只有制定了相对完整的管理制度，档案管理系统才能更加系统和权威。为了进一步体现档案管理系统的优势，还可以对档案管理的相关工作人员进行工作考核，主要考核内容有对系统的掌握和操作，以及对相关制度的认识和落实等。这样，员工必然对药品监管工作提高重视，进而积极做好档案管理工作，实现药品监管的科学性。

2.4提高了档案的管理水平

传统的档案以纸质资料为主，而且多是手工进行操作，随着时间的增长，档案信息越堆越多，尽管有其一定的分类汇总，但是查找起来难免费时费力。有些年份的资料还可能会因天气的潮湿而腐烂变质，影响信息的获取。利用现代化的信息设备，不仅可以实现查找的快捷，还能够利用网络设备进行档案的收集、开发和利用等，也可以对档案进行编研。有强大的技术支持，能够使档案管理人员进行更加科学高效的管理，为药品安全监管提供便利。良好的档案管理与管理人员的管理水平也有很大关系，这也让广大企业在进行档案管理系统工作时，对管理系统的操作技术进行相关培训，提升管理水平。

2.5有效提升管理人员素质

档案管理系统技术性要求较高，专业性和系统性较强。目前的档案管理人员较为杂乱，知识水平总体一般，因此就很难适应系统化管理的要求。为此，企业和相关部门就要对在职员工进行相关的技术知识培训或引进高科技高水平的技术型人才，提高档案管理的软实力，建立一支高效的管理队伍。只有这样，才能不断适应新时期的要求，真正实现档案管理系统的有效性和科学性。

3.结束语

总而言之，药品安全工作关乎人们的生命财产安全，和国家的稳定和谐，做好药品安全监管工作必须从建立完善的档案管理系统开始。档案管理系统能够弥补传统的档案滚利手段带来的缺陷和不足，使档案管理更加系统化和规范化。通过提高相关管理人员的工作效率，推动配套信息化建设，以及建立完善的规章制度等方面对药品安全监管提供便利，促进药品监管工作的科学化和规范化。

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