网络时代下档案管理的探析

2016-01-28黄丽琼重庆市垫江县杠家镇人民政府

科学中国人 2016年20期

黄丽琼重庆市垫江县杠家镇人民政府

网络时代下档案管理的探析

黄丽琼
重庆市垫江县杠家镇人民政府

随着社会的进步与网络技术的发展，也将带动档案信息服务内容与方式的变化。网络环境下档案信息服务体现为通过档案利用活动，达到开发档案信息资源、传播档案信息内容、最大限度地满足社会公众档案信息需求的目的。本文针对如何在网络化的时代背景下更好地进行档案工作，提高档案管理水平进行了详细的研究并提出了对策。

网络时代；档案管理

一、网络环境影响下机关档案管理存在的问题探究

（一）收集难

1、国内办公软件无固定标准。当前我国在自动化软件办公设备方面无固定标准，机关单位在选择办公软件的类型上也存在着很多差异，在一些电子文档形成与传递的过程中文件档案记录的结果有可能发生改变。因此，在对这些诸多文件进行收集期间存在着相当大的阻力。

2、整理电子档案的意识薄弱。由于传统的整理档案模式已经在人们脑海中定格，其思想观念在短时间内得不到有效扭转。在以往的机关单位档案管理中以纸质档案为主，而随着电子档案不断地出现，并在档案管理方面趋于一种主流形式，机关工作人员对此不能迅速适应，在整理电子档案的时候往往会因为意识上的薄弱发生遗漏。

3、档案管理者技术水平不足。机关工作人员的计算机操作水平有限，在起草、制定以及修改电子档案的各环节都有可能出现错误。电子档案时常会因其操作中存在的种种问题而被忽视。对计算机的熟练程度直接影响到了电子档案是否能够顺利收集。

（二）归整难

1、档案管理人员身兼数职。在机关单位中，并未配备专门负责档案管理的工作人员。对档案进行管理的机关工作人员常身兼数职，由于工作重心的不断变化，现代化新设备以及档案管理方法就受到了限制，诸如多种因素都导致了档案规整工作的顺利进行。

2、多元化的网络办公环境。现代机关办公的环境受到多元化的网络环境影响程度较深，无论是档案的形成、档案的载体以及档案的内容等都具有着多元化的选择取向。传统以纸张为主的档案被电子档案所替代，而且会在档案形成中增加多个传真件与修改稿，这就使原本的档案规整方法收到了一定程度的限制。

（三）保存难

1、电子档案保存技术存在缺陷。众所周知，当今科学技术迅速发展，各类软件与硬件的更新换代相当快。并且很多机关档案观并不具备档案保存的条件。一些行政机关在将有效档案存留于档案馆之中期间，这些档案并未得到妥善的保存。

2、档案保存不具备实效性。现阶段很多机关档案都是打印件和复印件，其文件寿命与纸张质量、复印质量有着密切的关联。另外，行政机关单位所使用的打印材料也成为档案保存是否可以具备时效性的重要参照标准。

二、加强网络时代档案管理的具体措施

（一）培养高层次的档案管理人才

为了迎接知识经济的到来并为此做好充分的准备，应尽快培养既懂专业知识也懂信息技术，具有综合工作能力的专才和高层次的管理型人才。要加强档案主题意识和获取意识教育，提升档案工作者的档案信息保密意识，更新转换意识和传播意识。利用现代化技术和设备的提升，使档案信息技术和档案信息网络得到武装，持续地提升档案信息的效益。

（二）强化技术运用能力，构建优越基础设施

在网络环境影响之下的机关单位档案管理工作面临着一系列问题，在加强机关档案妥善保存事物种，机关单位可以采取以下方法来加强档案保存工作能力。首先，强化档案管理人员的技术运用能力。面对新型档案管理，要与传统的档案管理工作区别对待。较高的专业档案管理知识和较高的档案管理意识是实现有效档案管理的重要途径之一。其次，就是要努力构建优越的基础设施，良好的基础设施可以有效激发工作人员的积极性。新形势下，在机关档案管理工作中，优越的基础设施成为网络环境下进行机关单位档案管理的一种必要因素。

（三）加强机关制度建设，完善档案管理方法

从目前机关档案管理的状态来看，网络环境之下的机关工作相当艰难。想要实现对机关档案的有效管理，要切实做到对档案进行充分收集，因此而需要一种完备的工作制度予以指导。由制度着手，对机关档案管理者进行有效的管理。无论其是否身兼数职，在制度的规范之下，负责档案管理工作的人员都应受到一定的约束，其自身应当树立起主人翁的意识，不管是机关单位中的纸质档案，还是形成文件的电子档案，都应当引起相关负责人员的充分重视。另外，在档案管理方法上，每一位机关档案负责人员都应具备一整套切实可行的方法。这种方法具体到每个人而言不会完全相同，但是，机关档案管理人员具备的任何一种方法都是与现代管理模式与设备相适应的，都能够对档案的新内容、新形式以及新载体有着全新的见解，这样才可以实现对网络环境下的机关单位档案进行有效管理。

（四）利用网络技术，实现资源共享

随着社会的不断发展，信息化逐渐加深，研究数据库技术也在不断深入，档案信息网中数据库管理系统的应用越来越广泛。利用数据库可以把原来孤立、分散的数据资料加以整理，找出他们之间的联系，以期达到数据的筛选、分类的目的。通过整合目录，可以让信息资源更加具有条理性，实现互联网信息资源共享，充分发挥各部门的资源潜力，使档案资料互补，提高文献资源利用率，杜绝重复和浪费，有效的缓解拥挤的储存空间、紧张的资金和人员等矛盾，并且可以使档案管理工作更加专业化、更加系统化，从而更好的为社会提供服务。

（五）拓宽服务领域，强化服务意识

要想从轻利用重管理的传统模式中得到解脱，就要增加自身面向知识经济的主动性，为知识经济和各项事业发展提供优质服务，做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸跟随到哪里。另外，在提升党政机关档案管理水平的同时，要渐渐向科技和事业单位倾斜性。