浅议档案管理基本要求

2016-01-27万欣

科学中国人 2016年33期

关键词：纸质载体时期

万欣

吉林省水文地质调查所

浅议档案管理基本要求

万欣

吉林省水文地质调查所

随着信息技术的不断发展，现代档案逐步向电子档案转换，在新的技术背景下，开展档案管理工作的基本需求也在不断变化。本文主要探讨了新时期档案管理的各项基本需求。

档案管理；制度；人员；基本要求

档案是一种重要的信息资源载体，具有重要的现实价值和经济价值，随着现代科学技术的不断发展，现代档案管理发展对档案管理人员、管理制度提出了新的要求。本文主要探讨了新时期档案管理的基本要求。

一、档案管理对档案的基本要求

伴随着电子信息技术的不断发展，现阶段，对于重要信息资源的记录和保存形式多以电子档案的形式进行相应的管理工作。新时期档案管理对电子档案的基本要求主要体现在以下几个方面。

（一）原始性

电子档案与纸质档案材料存在一个很明显的不同，电子档案在生成、传播、存储、接受过程中，电子档案本身既是原始的，又是复制的。在归档保存的过程中，必须要保证电子档案的原始性。

（二）真实性

电子档案传播迅速、易于复制，极可能在反复的传播、复制过程中，产生真实性的变化。同时电子档案的更改不会留下痕迹，记忆失真。因此在建立电子档案过程中必须要进一步确保电子档案的真实性。

（三）安全性

电子档案的保存方式通常是存储在计算机硬盘、磁盘、U盘等多种介质中，现阶段“云盘”也被广为推崇，但这些保存媒介，往往具有一定的危险性，例如计算机硬盘、磁盘、U盘等往往会受到物理环境的变化产生破坏，导致数据丢失，又例如云盘、计算机硬盘倘若遭受恶意攻击，也会致使档案数据丢失。因此，必须要进一步确保电子档案的安全性。

（四）标准性

电子档案往往有多种表现形式，由于组织机构不同、行业与专业的不同，相关的电子档案的标准、格式也有所不同。电子档案在传播过程中可能会产生标准改变的现象，但在档案管理保存中，必须要保证电子档案的在行业内、组织机构内的标准性、完整性和统一性。

二、档案管理对档案管理人员的基本要求

在新时期继续保证我国现代档案管理工作持续、健康、稳定的发展，努力探讨现代社会发展对档案管理工作者素质的基本要求具有重要意义。作为现代档案管理从业者，新时期档案管理对其的基本要求主要包含：

（一）专业素质

档案管理工作内容随着现代社会信息化发展趋势而产生了较大的转变，为了适应这种新的转变，切实的做好对档案的管理工作，新时期的档案工作者必须要有良好的专业素质：基础档案管理知识、信息技术、计算机技术等。同时档案管理工作者还应该与时俱进，在工作过程中不断的归纳总结工作经验，积极学习新的档案管理技术。

（二）服务意识

新时期档案管理工作内容不再局限于对档案信息的保存和管理，更注重的是对档案信息的高效利用，更好的为社会服务。档案管理工作者的服务意识的好坏，直接关系到珍贵档案的安全性与高利用率的高低。基于此，新时期的档案管理工作者必须要具备有良好的档案服务意识，既要加强对档案信息的检索、编目、统计工作，同时也要热情的答询档案利用者的疑问，做好档案服务。

（三）创新意识

作为新时期的档案管理工作者，具有创新意识、创新能力，是现代档案管理工作新的发展需要。一方面，档案管理工作者要不断深入挖掘档案管理的新方式、新方法，努力将现代化科技与档案管理工作实质进行紧密的关联，提升档案管理效率，另一方面，档案管理者还需要不断的优化已有的管理体制、管理方法，不断的进行创新。

三、档案管理对档案管理制度的基本要求

（一）形成与归档制度

应该进一步规范化档案的形成制度，主要包括有：对电子档案要求按照相关统一格式标准，并且应当将电子档案的元数据和背景信息进行一统保存，确保电子档案形成的完整性。与此同时，档案的归档也十分重要，对于纸质档案，应该采用统一的保存方式对其进行保管，应该采用科学的编目方法来对纸质档案进行编目，便于查询和利用。同时在将纸质档案转换为电子档案过程中，应当确保其信息的准确性，应同时保存纸质档案和纸质档案。对于电子档案的归档，则需要经历检测文档有效性——与纸质档案的一致性——存储载体的检验——对归档的说明（归档时间、范围、方式）等一系列的步骤，以确保电子档案归档的科学性、真实性和合法性。

（二）保管制度

一是要对档案载体的物理性保管，应建立一个适应纸质档案、档案载体（如磁盘、光碟、U盘等）保存的环境，保持好温度、湿度环境。二是要进一步的提升档案载体的质量，确保在一定的保存期限内，相关载体不会出现质量问题，导致数据信息的丢失。三是要加强对相关计算机设备的病毒检测、防火墙设置，确保保存的电子文件不会感染病毒。

（三）利用制度

一方面需要分层次、分等级的进行对档案利用的制度管理，应该根据档案的密级为根据，进行多层次的管理，同时还需要考虑到管理机构的安全技术条件，来选取开放档案的层次。另一方面需要加强对人员的管理制度，档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。