浅议人事档案管理在人力资源管理中的地位和发展对策

杨雪娇

吉林省长白山保护开发区人力资源市场

浅议人事档案管理在人力资源管理中的地位和发展对策

杨雪娇

吉林省长白山保护开发区人力资源市场

企业的发展和扩大离不开人才的支持，因此人力资源管理便成为了现代企业管理的重要组成部分。而作为人力资源管理工作至关重要的构成要素，人事档案及其管理工作也成为了促进和保障企业人力资源工作的顺利和有序开展的必要条件。

人事档案；档案管理；人力资源

在现代企业的管理中，如果人事档案管理工作无法和人力资源管理工作的发展相适应，就会在很大程度上对人力资源管理，甚至整个公司的人才管理产生巨大的负面影响。笔者根据自己在人事档案管理工作中获得的经验，总结出了关于人事档案管理在人力资源管理中的地位和发展对策，本文将就此问题进行重点讨论。

一、人事档案管理和人力资源管理的关系

人力资源管理，是指通过科学的管理方法对该企业、单位或组织中的人力进行培训和教育，并同时对人力进行组织、调动和科学配置，从而保证管理范围内的人力能够处在最佳的协调状态。通过对人的观念、心理和行为的控制和引导，正确发挥人的主观能动性，达到真正的人尽其才。

由于人力资源管理的核心在很大程度上是“人”，所以人事档案管理工作就是通过对人事活动中逐步形成的材料进行集中和整理，构建出可以集中反映个人的各项内容。加之人事档案管理工作同时具有客观、动态和保密等特点，因此成为了人力资源管理乃至整个企业客观、全面和及时地了解和考察人才，并对人才进行选拔以及任用的重要参考依据。

二、人事档案管理在人力资源管理中的地位

1.人事档案管理有效提高企业工作效率

在进行人事档案管理的过程中，最重要和基本的原则就是要实现“人”和“档”的统一。在实践中我们不难发现，人力资源本身具有固定和静止性，并且人事档案并非永久地、固定地保存在某个企业、单位或劳动部门的。随着时间的推移，以及人员的流动、岗位的更迭和其他的动态原因，档随人走也成为了人事档案管理中的重要特征。所以加强人事档案管理的工作，可以让企业有效地提高人力资源的应用价值，从而实现人力资源的统筹优化与合理配置。

2.人事档案管理可以促进人力资源开发

人事档案管理的有效执行，可以在最大程度上发挥对于人力资源的效力和配置方面的价值。而这个价值主要表现在两个方面：

第一个方面，人事档案管理可以对员工的个人经历、能力特长、教育状况和综合表现进行全面的记录，客观真实地记载员工成长的历史。这对于未来的发展可以起到一定程度的预测作用。企业还能以此为依据进行人才的发掘和使用，从而避免出现人才的埋没、浪费和压制状况的发生。

另一个方面，完善人事档案可以在最大限度上了解员工的信息，从而有效促进对员工实行科学化的管理。企业可以根据不同类型的人才结合岗位特征，在企业内部进行合理的调动，从而将最合适的岗位留给最合适的人，达到人力资源的最优配置。

3.人事档案管理能够提供重要参考依据

在人力资源管理或人力资源计划进行的过程之中，任何的企业都需要组成一支由一定数量人数所构成的高质量、高水平的人才团队。这要求企业必须考虑到人才的需求和拥有量，并使其进行相互匹配。

在作出决策之前，企业和单位的人事档案管理部门应当配合人力资源管理部门事先对相关人员的人事档案进行了解，并由此进行科学、系统的综合考察与测评。在形成最终意见之后，及时提交管理层进行研究和决策的制定，并同时保证决策的科学、合理与可行性。

三、人事档案管理在人力资源管理中的发展对策

1.提高人事档案管理人员素质

在经济开发区和发达地区，随着当地生产力的快速发展，传统的人事档案管理模式已经无法满足现代化人力资源管理的要求。这要求人事档案管理部门在进行建设和发展的过程中，不仅要加强相关领域的高素质人才引进，同时也要对现有的管理人员进行综合性、有效的培训，做到“打铁还需自身硬”。随着全体档案管理人员的综合素质的整体提高，可以有效地让从业人员适应在新经济环境下对于档案管理人员的更高要求和标准。

2.确保人事档案材料完整准确

人事档案作为人力资源管理工作的重要参考和依据，必须确保档案的准确、客观与完整，这也是人事档案发挥其自身价值的最根本条件。倘若人事档案无法做到完整和准确，那么就会失去其价值和全部意义。所以在人事档案管理的过程中，管理人员必须在原有基础上定期清查人员信息，并且做到实时地、不断地扩大存档范围，对个人信息进行分类保存。

3.建立人事档案管理制度规范

在人事档案管理的新标准和新要求下，对于无法满足新形势和新特征的人事档案管理制度必须进行及时和有效的改革。人事档案管理必须建成一套符合当地和当前人力资源发展趋势的人事管理制度，以确保人事档案的管理工作可以实现科学化和规范化。这种制度的变革可以是全面的改革，也可以是针对具体情况进行部分的修改。但是无论怎样更改，都要通过严格的规章制度确保人事档案在收集和保存过程中的及时、客观与完整性，同时也保证材料的真实性，做到披沙拣金。

4.加强人事档案管理的时效性

在人事档案管理的工作中，企业应当根据时代特征、自身特点和当地要求，加强对于人事档案的动态管理。这要求人事档案管理人员通过收集变化资料，及时更新人事档案信息，以便于人力资源管理部门及时准确地了解和把握个人的真实情况。同时，还要实现对人事档案管理的合理开发，为企业提供质量更高的服务。

对于档案管理人员而言，应当从信息资源的角度看待人事档案，并实现在此基础上创新工作模式，强化档案信息分析，将人事档案管理工作建设成人力资源工作和企业的发展与扩大过程中的坚强后盾。不仅如此，企业在进行人事档案的开发和信息利用时，还必须做到个人信息的保护不受侵犯，彻底杜绝信息滥用和扩散、公开、买卖等违法现象发生。

总的来说，由于人力档案管理在人力资源管理中的重要地位，管理人员必须树立创新理念和正确的人才信息观，从而推进人事档案管理工作更加规范、科学和高效，达到发挥人事档案管理在人力资源管理中重要作用的目的。

[1]陈雅霜.人力资源管理中人事档案管理重要性探析.经营管理者.2016.13

[2]王蕾.人力资源管理中人事档案管理出现的问题研究.吉林广播电视大学学报.2015.3

[3]胡爱真.论人事档案在人力资源管理中的效用.人力资源管理.2015.12