试析独立学院学生档案管理工作的现实问题与改进措施

严春花

摘要：当前独立学院学生档案管理工作在体系、人才、意识、制度等方面尚存不少问题，需要有的放矢地采取保障独立性、加强队伍建设、提高档案意识、完善管理制度等措施加以改进，以整体提升独立学院的办学能力和针对学生的服务能力。

关键词：独立学院；学生档案；管理工作；问题；措施

中图分类号：G47

文献标识码：A

文章编号：1001-0475（2015）11-0089-02

2008年4月1日，教育部颁布《独立学院设置与管理办法》，明确提出了规范独立学院持续、健康、稳定发展的若干要求。随着这一办法的颁布，独立学院学生档案管理工作的重要性及其改进逐渐被独立学院所重视，学生档案管理工作也成为独立学院办学与发展不可回避的重要问题。学生档案作为独立学院办学与发展原始记录的重要内容之一，是衡量独立学院管理水平与教育质量的重要参考，对独立学院参与各项评估、评建工作至关重要。然而，自1999年正式诞生以来，全国三百余所独立学院在学生档案管理工作方面总体还处于薄弱或起步阶段。因此，如何让学生档案更好地服务独立学院办学决策以及学院各项管理、教学工作，并最大程度实现学生档案的价值，是相关教育、行政机构以及研究人员必须深入思考的课题。

一、独立学院学生档案的要件与作用

一般而言，独立学院学生档案指的是学生从高考录取至毕业这一时间段的各种档案材料。其要件一般包括十项内容，即：高中毕业生登记表、入团、入党材料等高考档案；入学体检表等录取档案；记录学生外语水平、特长爱好、综合能力等各方面情况的在校在读档案；学生学年与实习鉴定表；记录退学、停学、休学、复学等信息的学籍变更表；记录学生在校期间奖惩情况的档案；包括入团、入党申请书、志愿书、思想汇报等在内的团籍、党籍档案；学生心理健康评估材料；学生家庭经济情况材料；包括毕业生登记表、成绩单、学籍卡、体

检表、就业报到证等在内的毕业档案。此外，个别独立学院还将学生毕业离校后的教育质量追踪调查情况也纳入了学生档案要件，这类档案被称为后续档案。

独立学院学生档案意义重大。首先，独立学院学生的思想教育工作离不开学生档案。一方面，学生档案记录着学生各方面的实际情况，对思想教育工作的针对性、实效性而言是不可或缺的参考材料。另一方面，独立学院学生档案的建立，有助于学生及早调动自己的进取积极性，自觉、努力获得丰硕的学习成果与丰富的学习经历。其次，独立学院进行教学改革、学科设置离不开学生档案。学生的毕业档案和毕业后续档案中的反馈信息对于以学生就业为生命线的独立学院而言，有着指导专业调整、课程设置、教学改革的重要意义，是推动独立学院提高办学质量、明确办学目标、完善运行机制、提升管理水平、紧跟社会需求、不断创新发展的重要参考材料。最后，独立学院档案体系的完整离不开学生档案。档案体系是包括独立学院在内的每一所高等院校必须具备的一套系统，而学生档案无疑是这个体系当中的重要分支和组成部分。独立学院学生档案如实记录了学生从高中毕业到大学毕业的成绩优劣、能力大小、素质高低，是用人单位选人、用人的主要依据，更是反映全社会青年整体状况的数据来源。

二、独立学院学生档案管理工作的现状与问题

（一）学生档案管理工作体系不健全

独立学院创办发展时间比较短，不少独立学院实际上并没有实现真正的独立，对母体院校的依赖不同程度存在。即便拥有独立法人地位，独立学院仍然经常接收和执行母体院校的管理指令，成为“校中校”。该状况带来的后果是，独立学院在未明确的责权利关系下，教育部明文规定的“董事会领导下的院长负责制”很难落实，即董事会不领导、院长难负责，相对母体院校而言，这种独立学院与二级学院并无二异。与之相伴随的是，独立学院学生档案管理工作也很难形成独立体系，在实际管理工作中不得不面对无序、被动所带来的诸多问题。例如有些档案材料在学生入校时收录在母体院校的档案室，后因权责不明确而没有转到独立学院，以至于学生毕业后相关档案没能及时转出甚至丢失。

（二）学生档案管理工作人才缺乏

为了避免诸如上述问题和麻烦的出现，不少独立学院干脆将学生档案管理工作归属在母体院校管辖权下，而且并不视之为权宜之计，而是想“能不管就不管、不好管就不管”，从而影响了独立学院学生档案专业化管理队伍的建立，对独立学院及其学生档案管理工作的长远发展带来了负面影响。此外，即便有专门的学生档案管理工作人员，独立学院对他们的管理也比较松懈，以至于不少专业人员入职后不仅不思进取，还经常不认真履行自己的管理职责，为学生提供的档案管理服务质量不高，引起学生的不满。究其原因，一方面在于独立学院对专业人员未能进行科学有效管理，另一方面在于高素质档案管理人才对于在独立学院从业兴趣不大，与独立学院相比，他们更愿意选择到自主权和管理权更大的母体院校档案部门从业。

（三）学生档案管理工作意识薄弱

受各方面条件制约，当前独立学院档案管理工作的重要性大多只停留在各种文件或研究报告中，独立学院管理层以及师生员工在实际工作、学习中强化学生档案管理工作的意识比较薄弱。独立学院管理层往往偏重于教育教学和基础设施建设工作，认为学生档案管理工作很难在议事日程上排在相对紧要的位置，导致对学生档案工作的习惯性不重视，相关资金投入也就很难跟上需求。硬件设施不足、软件管理不力反过来更加弱化了学生档案管理工作的积极性。此外，从事独立学院学生档案管理工作的人员也亟待强化工作、履职意识。由于部分人员的工作懈怠，学生档案流失的情况时有发生，造成的损失也无法弥补。当然，这也与独立学院不重视相关从业人员的福利待遇有很大关系。

（四）学生档案管理工作制度不规范

由于起步晚，独立学院学生档案管理工作制度建设也比较滞后。有些独立学院没有将学生管理活动中产生的新档案归档，对分散的学生档案材料也不能及时收集和立卷，相关工作的随意性很大。这种没有制度规范的档案收集使须要收集的档案没能收到，不须要收集的反而收集到了。此外，对学生档案形式的规范也比较欠缺，学生档案用纸规格不一、签章不够、字迹模糊不清等问题多有出现。

三、独立学院学生档案管理工作改进措施

（一）要充分保障独立学院学生档案管理工作的独立性

按照教育部《独立学院设置与管理办法》的规定要求，作为新兴高等教育机构的独立学院在继承母体院校办学发展精髓的基础上，要强化自身的独特性，主动完善独立办学和管理机制。在此过程中，独立学院学生档案管理工作也应该有序与母体院校相关体系脱离，实现管理权的独立。唯此，独立学院学生档案管理工作才能理顺各种关系，形成自身特色，构建独立体系，自主探索发展，更好地为独立学院和学生服务。

（二）要大力加强独立学院学生档案管理工作的队伍建设

任何工作在没有一支结构合理、能力达标、素质精良的人才队伍情况下都是不可能完成的。独立学院学生档案管理工作的好坏优劣在很大程度上取决于从业人员的能力素质。要改进独立学院学生档案管理工作，关键要有一支乐于奉献、责任感强、敬业专业的档案管理队伍。要引导这支队伍以长远的眼光、光荣的使命感去审视自己的工作，收集和管理学生档案。为此，独立学院管理层要为这支队伍的建设创造各种有利条件，采取多种有效措施，强化岗位培训力度，建立综合考评体系，给予充分业务指导，在福利待遇、职务晋升、评优评先等方面尽最大的可能吸引档案管理人才服务学生档案管理工作。

（三）要努力提高独立学院学生档案管理工作的档案意识

首先，独立学院管理层要转变观念，将学生档案管理工作作为衡量管理水平、决定办学质量、影响未来发展的大事抓紧、抓好，并为此设定专门的分管体制和工作程序，在管理层面上正确应对学生档案管理工作存在的问题。其次，独立学院学生档案管理工作从业人员要端正工作态度、提高履职意识和服务意识。职业无高低贵贱之分，更何况学生档案管理工作的重要性已不言而喻。爱岗敬业是每一位职业人应有的职业道德和素质。既然学生档案管理工作提供了稳定的收入，就应该为这项工作的稳定推进发挥自己应有的价值和作用。最后，独立学院所有教职员工都应积极主动参与学生档案管理工作，通过会议、培训、讨论、宣传等方式意识到自己就是学生档案管理工作中的一份子，对学生档案的形成、收集、管理、利用都能产生积极作用。

（四）要加紧完善独立学院学生档案管理工作制度

首先要完善学生档案收集制度，对学生档案收集范围、程序、途径及相关工作奖惩给予明确规定，使学生档案在收集阶段就做到有规范可依。其次要完善内部管理制度，建立岗位责任制，加强对各个工作环节的管理协调。再次要完善监督检查制度，始终保有一定的外部压力，督促学生档案管理工作按时按量按质完成。最后要完善档案利用制度，让学生档案管理工作渗透到独立学院办学的各个层面，同时也保证各个学院如有需要可以按相关规定充分利用档案资料，方便其他工作的开展。