对当前交通档案管理信息化中存在的问题及对策解析

郭宝财

（吉林省公主岭市交通运输安全检查大队 吉林 公主岭 136100）

对当前交通档案管理信息化中存在的问题及对策解析

郭宝财

（吉林省公主岭市交通运输安全检查大队 吉林 公主岭 136100）

随着社会的不断发展与进步，档案信息化建设正不断的融入到人们的工作、生活中。尤其是当前交通事业单位的档案管理工作，随着档案信息的日益繁重，内容的日益丰富，仅依靠纸质凭证进行存储，不仅容易变质、损坏，还加大了档案的管理成本。因此，如何进一步完善交通事业单位的档案信息化建设，早已成为做好交通部门电子政务建设的重要组成部分。本文就目前我国交通档案管理信息化建设中存在的问题进行粗浅的探讨，并提出相应的解决对策，以供参考。

交通档案管理；信息化建设问题；对策

档案作为承载人类文明的重要载体，其管理工作对于每一个单位来讲都十分重要的。尤其是交通部门，作为我国的行政执法部门，其档案信息不仅记录着人才的培养与考核，还记录着我国社会经济的发展，具有尤为重要的保存价值。因此，如何做好交通部门的档案信息化建设，早已成为时下每一个事业单位档案管理所面临的首要问题。以下我们就交通部门信息化建设中存在的问题及解决对策进行粗浅的探讨，以期为交通部门的档案信息化建设提供有益建议。

一、交通档案信息化管理中存在的一系列问题

1.缺乏专业的档案信息化管理人才

目前在我国交通部门档案管理中，普遍缺乏专业的档案管理人才。部分档案管理人员，从未接受过正规的档案信息化培训，以至于在档案信息化建设的工作中，往往存在人为的工作误差，无法发挥档案信息化管理的真正作用。甚至部分交通部门并没有专门的档案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在档案信息化工作中，不仅仅无法顺利进行档案信息化建设，也造成许多档案人员在工作过程中敷衍了事，缺乏强烈的责任心与耐心，去完善档案信息化建设，发掘档案信息化建设过程中存在的问题。同时，交通档案管理工作在保存相关的历史资料的同时，还为现代的交通运输行业提供了一定的帮助，但是，因为交通档案管理工作自身的复杂性，导致管理部门的工作人员短缺，并且档案管理人员从内心深处无法真正重视档案管理的工作，这样就让档案管理意识比较淡薄，档案管理工作中的资料收集和整理很容易被忽视，这就导致很多档案管理部门把档案管理看作成一项可有可无的工作。

2.交通档案管理过程中的影响因素

档案管理的信息化进程中，档案管理的一些观念问题也会影响其主要进程，受传统档案管理理念的影响，档案管理的相关部门存在着重保管而轻利用的局面，由于现代信息技术的发展，新理念和相关学科不断对档案管理工作进行着种种渗透，这就在一定程度上促进档案管理工作不断出现新情况和新问题，思想观念的陈旧，以及对开放和创新意识的缺乏，都让档案管理的信息化进程受到种种影响，档案的安全和档案的保密受到不同程度的挑战，这些挑战主要来源于两个方面，由于档案管理部门工作人员的保密意识和安全管理意识的缺失，在自我档案的相关网页上发布各种信息，并在发布过程中很少管理和审查，这就导致不经意间可能泄露了机密，或者在信息化的交通档案管理过程中存在着一系列的技术问题，导致所用电脑出现故障，电脑黑客对其进行肆意的攻击，这都在一定程度上让档案管理的安全工作受到威胁。数字化的文件在归档过程中的管理问题表现得更加突出，网络建设和档案信息系统现在呈现着各行其是的局面，层次不一，开发性、服务性和共享性都比较差，很难满足信息共享的要求。当前档案管理工作中所运用到的办公自动化相关的系统在设计过程中没有档案管理的工作人员的参与，或者在使用这些系统的过程中，管理工作人员缺少操作经验，都造成数字化文件的产生的归档工作存在一系列的问题。

二、完善事业单位档案信息化建设的几点解决对策

1.强化对事业单位档案管理人员的培训与招聘

档案管理人员作为档案信息化建设的直接执行者，其专业技能水平的高低，直接影响着信息化建设的程度。因此，为了进一步完善事业单位档案信息化建设，加强对交通部门档案管理人员的培训与招聘尤为重要。首先，交通部门应该定期安排现有档案人员进行档案信息化建设的相关技能培训，加强其专业技能知识，并使其认识到此工作的重要性，树立正确的工作态度；其次，对外公开招聘优秀的档案信息化管理人才，为事业单位引进新鲜的血液，加快事业单位档案信息化的建设。从而提高事业单位档案管理人员的职业技能水平，专业知识，使事业单位的档案管理能够跟上时代的发展步伐。

2.做好交通部门档案管理人员的离职交接工作

交通部门应当对档案工作人员的离职交接工作，作出严格的规定，从而使交接工作做到有法可依、有章可循。

3.做好档案信息的更新管理工作，引进先进设备

由于交通部门每天都会有新的变动，所以交通部门的档案管理人员，需要及时的跟上信息变动脚步，及时的收集新的档案信息，不断充实档案信息库，完善档案信息库。同时，根据交通部门的实际需求，定期跟换落后的档案管理设备，引用先进的设备来管理档案，为进一步完善档案信息化建设奠定基础。从而从根本上加快事业单位收集信息的能力与速度，更好的服务于单位。

4.建立属于自己的档案信息化管理规则

要想进一步完善档案信息化建设，制定必要的档案管理规则尤为重要。因为，任何一项管理工作，都离不开相应的规章制度。所以，交通部门在档案信息化建设中，应该根据实际的管理情况，逐步形成和完善自己的管理规则。而不是杂乱无章的管理档案，要采用合理有效的方式促进档案信息化建设，且消耗最小的人力、物力、财力管理更多的档案，只有这样才能真正加快档案信息化的建设，提高档案管理的工作效率与工作质量。

结束语

新形势下的交通档案管理信息化工作被赋予新的时代意义，为了适应这种新的要求，并更好地为交通事业服务，我们需要加强对档案管理工作的认识，针对档案管理工作中所出现的种种问题，我们要在客观分析的基础之上采取正确的应对措施，并结合新的档案管理的种种要求，制定出正确的档案管理方法和策略，从领导到工作人员都要形成对档案管理工作的重视，从而加快我国档案管理事业的信息化进程。

1李明秋.交通档案管理存在的问题及对策[J].才智，2012，（32）.

2陈丽鹦.交通运输企业档案管理的研究[J].才智，2011，（19）.

3童小燕.交通工程档案数字化建设的思考[J].浙江档案，2012.（6）.