经济合同管理内部控制的有效性

柴丽霞

【摘 要】目的：经济合同的管理作为内部控制体系的重要内容，越来越不可忽视。方法： 完善经济合同管理内部控制制度， 优化经济合同管理流程， 健全内部审计机构，加强对经济合同全程的跟踪管理和监督，提升内审人员专业素质。结论：内部审计在经济合同管理中发挥着不可替代的作用，是经济合同管理内部控制得以有效实施的保证。充分发挥内部审计作用，提升经济合同管理内部控制的有效性。

【关键词】完善内控制度；优化管理流程；加强跟踪管理和监督；健全内审人员专业素质

经济合同管理是对合同管理从洽谈、订立、履行、变更到终止整个过程实施的管理和控制。随着对外签署的数量及种类的增加，涵盖物资采购、建设工程、后勤服务、广告宣传、资金贷款、房屋及设备租赁等领域，经济合同的管理作为内部控制体系的重要内容，越来越不可忽视。内部审计在经济合同管理中发挥着不可替代的作用，是经济合同管理内部控制得以有效实施的保证。充分发挥内部审计作用，提升经济合同管理内部控制的有效性。

一、完善经济合同管理内部控制制度

经济合同管理不完善是管理内部控制失效的主要原因之一，内部审计通过完善经济合同管理制度，规范经济合同管理行为，使经济合同管理内部控制工作更加科学合理。

1.建立合同管理制度

依据《合同法》结合实际情况制定经济合同管理制度，结合同从签订到存档等内容做出规定，明确经济合同管理各个职能部门的职责分工和管理责任，为经济合同审计提供制度保障。

2.建立经济合同联审会签制度

确定经济合同联审会签程序及审核的内容、方法和关键点，明确经济合同在正式签订前必须经过财务、审计、监察等职能部门及相关科室进行合法性、合规性审查，并在合同审批表上签署各自的审核意见。为了有效地规避潜在的经营风险和政策风险，重要的经济合同还需经过医院聘请的法律顾部对合同涉及的法律条款进行审核，并签署意见，示经审核的经济合同，办公室不予办理合同签章手续。

3.建立经济合同履行制度

确定经济合同履行流程，明确经济合同执行部门管理人员的管理责任，并定期考核经济合同改造情况，考核结果与管理人员绩效工资挂钩。

二、优化经济合同管理流程

1.经济合同审批管理流程

由于经济合同种类繁多，涉及部门众多，各类合同的技术要求不同，需要职能部门各负其责，对合同内容和条款进行把关。完善审批流程，加强审批环节的监督管理，提高了经济合同的审批时效。签订合同前，应组织相关部门对经济事项进行论证，合同主管部门负责草拟工作，财务、审计、监察等工作部门及相关科室参与经济合同审核并签署意见，最后经分管领导确认、单位领导审批后、办理合同签章手续。合同非正式签订后，同合同经办部门将所有的合同资料移送办公室，设专人按合同类别进行登记、编号、复印、办理合同签收和归档手续。合同草拟稿、修改稿、成文稿、正式合同原件连同合同审批表、合同签收单存入综合档案室，合同复印析分送财务科、审计科备查，合同原件留存合同经办部门作为合同履行的依据。

2.经济合同付款管理流程

作为经济合同履行的重要一环，合同款项的支付环节是经济合同管理内部控制的重点。经济合同在正式进行合同改造环节后，各个职能部门应根据合同约定的要求，及时办理合同款项的支付手续。

三、加强对经济合同全程的跟踪管理和监督

1.经济合同签订环节的管理和控制

（1）在经济合同签订前，内部审计要认真审查物资采购、工程项目投资、劳务购买等经济事项的决策环节，全面了解经济事项的内容，为经济合同审计做好前期准备。要严格审查申购科室的申购报继续教育作业告、采购计划及领导的批复文件等相关资料是否符合物资采购程序，特别是大型设备采购和重大基建工程投资项目，是否按“三重一大”的要求履行会议集体决策和职代会表决通过的程序。

（2）在合同价格形成过程中，内部审计审查经济事项价格是否通过政府集中采购、公开招标、竞争性谈判、单位内招标议价等方式确定。属于招标采购范围或限额达到招标采购要求的经济项目，是否依据政府集中招标管理的相关规定进行招标采购；超过限额的经济项目，是否按规定通过竞争性谈判或单位内部招标议价等方式确定合同价格。内部审计应参与经济事项的招标过程，充分了解并书面记录对方的服务承诺、设备配置、付款条件及其他特殊条款，确保合同价格公平、合理。

（3）合同文本一旦正式签订就具有法律效力，因此，内部审计应重视对合同文本审核过程的管理和控制。首先，要审核对方的资信能力、履约能力。并重点关注：合同事项是否符合法律、法规及相关政策的要求；合同的主体资格是否合法、是否具备合同履约能力；合同内容是否与招标内容一致。其次，要审查合同条款的严谨性，着重审查商务条款中合同价款、支付条件和支付方式是否与招标、议标或谈判结果相符，预留质保金是否科学、合理；违约责任和解决方式是否充分等。最后，要审查经济合同送审资料的完整性，如招投标文件、中标通知书或采购小组的评标、谈判记录等资料，确保合同文本规范、内容真实、表达严谨，避免和降低经济合同签订的风险。

2.合同履行环节的管理和控制

在对外签订的经济合同中，建设工程施工合同、设备采购合同及服务合同约占经济合同的90%，内部审计应重点抓好建设工程施工合同、设备采购合同及服务合同履行过程的管理和控制。

内部审计在建设工程施工合同的执行过程中，一是要对工程量的确认程序进行检查，看其是不符合内部控制要求，并参与工程管理部门对隐蔽工程完成情况的验收工作，以此作为工程造价结算审计的依据，防范价格风险；二是要对合同履行过程中因设计变更等原因导致的签证工程量进行严格审查；三是工程项目竣工后要对工程结算进行审核，造价金额较大的工程项目结算，必须委托外部造价咨询公司审计；四是建立台账对工程预付款、工程进度款及预留质保金进行管理和控制，检查合同执行部门是否按合同约定的支付方式、支付比例或工程完成进度付款，避免工程款超进度、超比例支付。同时，完善工程进度款支付预警机制，当累计支付金额达到约定限额时及时提出预警，防范合同支付风险。

在设备采购合同履行过程中，内部审计应重点关注，对方提供设备的产地、生产厂家、规格型号、设备性能以及技术参数是否与合同约定相符；设备开箱验收、入库手续是否完备、齐全；合同货款的支付方式是否按合同约定的付款期数和付款比例执行；质保期满后支付质保金时，要认真查看培训记录和设备售后的定期维护和保养记录等资料，审核合同方是否按合同约定全部履行其承诺。

在服务合同履行过程中，内部审计应重点检查对方是否严格按考勤记录登记制度的要求对每天的出勤情况进行考勤登记，每月考勤登记的实际到岗人数与合同核定的人数是否相符；是否严格按合同条款规定的服务内容和质量要求提供服务。各个科室要考核对方提供的服务质量和服务态度，考核和考勤结果作为合同款支付的依据，如果不符合合同规定的要求，要扣减合同价款。

四、健全内部审计机构，提升内审人员专业素质

一是健全内部审计机构。由单位负责人直接负责内部审计的管理工作，提高内部审计的组织地们，加强内部审计的独立性和权威性，使内部审计在经济合同管理中提出的审计建议和意见得以有效落实。二是优化内部审计人员结构。经济合同审计是一项专业性和综合性极强的审计工作，要求审计人员既要懂经济合同法律法规，还要具备工程管理、经济管理等专业知识，因此，要改变内部审计人员结构单一性，把一些职业品质佳、专业素质高、业务能力强的工程和信息技术、经济管理等专业人才充实到内部审计队伍，促进审计人员结构多元化，保证经济合同管理内部控制的有效性。三是重视审计人员的培训。应开展多种渠道、多种形式的培训，使内部审计人员熟练掌握经济合同的法律法规和审计技能，提高经济合同的审计质量，规避经济合同审计风险。

参考文献：

[1]曾丽梅.单位内部控制的有效性探讨.卫生经济研究，2001.11：56-58

[2] ×××单位内部审计监察规章制度endprint