人事档案信息化管理面临的挑战及对策探讨

汤慧

摘要：未来的社会发展是全面信息化的时代，落后的低效率的人事管理难以满足信息化时代的需要，人事档案管理是人事管理的重要组成部分，改革人事档案管理的相关措施，能够为最大限度地实现人事档案的价值。

关键词：人事档案；信息化；管理；挑战；对策

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）19-0040-02

人事档案保存完整全面是考核员工最重要的依据，人事档案主要包含有以下内容：员工的个人经历；员工的个人学历等等。人事档案中包含信息的特殊性也就决定了人事档案必须在单位中得到妥善管理，妥善管理人事档案是保证人事档案真实可靠的保障，也能够更好地利用人事档案，将档案视作录用、提升员工职务的重要依据，不再是无用的废纸。未来的社会是科技和效率的竞争，一个单位如何快速有效的选用恰当的人才，就必须依赖于信息化管理的人事档案。信息化人事档案管理值得就是利用计算机数据库技术，对人事档案的管理流程全面进行计算机化操作，操作便捷迅速，而且在网络平台上，人事档案的公开化，也能够保证人事档案的真实性。

人事档案管理实现信息化，主要体现在现实单位的管理中，主要表现为计算机数据库技术的成熟以及计算机防毒技术的程度，从技术层面上确保人事档案信息不会遭到破坏，保证了人事档案信息的隐秘性。除人事档案管理人员可以凭借身份验证对人事档案进行查询之外，任何人不能接触到真实人事档案，防止人为恶意破坏。

1人事档案实现信息化的重要意义

人事档案管理实现全面信息化的优势主要体现在这几个方面。

第一，利用率高。相比于传统的对人事纸质档案管理的手段，人事档案信息化管理能够一次录入，终身查询，对于档案的增加只要利用计算机数据库就能够完成，传统的人工管理方式，需要档案管理人员对档案信息进行搜集、归类以及存放，解放出了大量的人力劳动，而且传统的人工管理方式，如果有需要，查找档案时，需要多次翻阅原始纸质档案。档案管理人员的任务量相对较大。实现信息化档案管理之后，除在初期录入时需要大量人力之外，之后的查询只是点击鼠标的事情，而且主要在身份验证明确的情况下，拥有档案管理权限的人员都可以对档案进行查询。档案信息的利用率明显升高。

第二，有效保护纸质原始档案。人事档案因为其内容的特殊性是单位应用率较高的信息。如果需要查询员工的人事档案时，档案管理人员需要对人事档案经常性的进行拆装，时间一久，人事档案的原始文件会遭到破坏。实现人事档案信息化管理之后，人事档案全部在计算机数据库中备份，查找所需的信息时只需在数据库中完成查询即可，不再完全依赖于原始档案，原始档案能够很好地存放。

第三，改变单位工作方式。随着社会信息化程度的进一步提高，员工的基本信息在网上都能够查到，单位在聘用员工时，不再单纯地依靠员工的简历，而是可以在网上直接查询员工的学习工作经历，能够更全面的考查员工。而且对于录用员工的表现，即使录入到档案信息中，信息化档案管理新增档案条例比纸质档案更加容易，而且录入信息的范围更加广泛，全面记录考核员工的表现，从侧面也激励了员工的工作态度。

2人事档案信息化管理面临的挑战

即使快速发展的计算机技术为档案管理信息化提供了技术保障，但是在现实应用中，仅仅依靠技术进步是不够，还包含其他的因素。这些因素结合起来造成人事档案管理难以推行信息化的“罪魁祸首”。

首先，信息化档案管理普及率较差。国内目前的人事档案管理主要还是人工管理方式为主，计算机管理方式为辅的管理方式。而且人事档案管理的工作流程涉及档案的接受、档案的整理、档案的鉴定、档案的保管以及档案的利用等等。这些流程中实现信息化管理的仅仅是档案的利用阶段，对于前期档案的接受以及整理，主要还是人工为主。造成之一现象的主要原因是因为，人事档案实现信息化管理首先需要一定的资金支持，其次需要强有力的技术支持，包括计算机的配套设施、档案处理软件、档案管理应用系统以及操作系统等等。

其次，数据库应用落后。人事档案信息化主要依靠数据库对档案进行有效管理，这些数据库的引进以及应用都应该与档案的管理流程一致，包含档案信息的接收、归档、整理、存储、更新、查询、使用和销毁等等。在现实档案管理中，由于人事档案多且杂，使得人事档案在录入数据库时存在着存档数据不完整、数据更新不及时以致查询不到所需信息等等问题。人事档案信息化管理过程中除这些人为的影响因素，还存在很多难以抗拒的影响因素，例如火灾、计算机病毒等。人事档案管理实现信息化在全社会没有统一的认识，人事档案管理也没有明确的标准，因此在人事档案数据库引进过程中，各大单位的都不相同，很难实现信息共享，限制人事档案的利用范围。

再次，人事档案管理人员难以适应信息化办公。传统的人事档案管理方式已经完全不能够适应计算机办公环境下的工作方式。而且人事档案信息化管理中，要求工作人员不仅具备传统的人事档案管理的相关知识，还需要具备深厚的计算机专业化知识，后者甚至较前者更重要。人事档案管理人员年龄层不一，中老年层对于计算机这一新兴办公技术的掌握需要一个长期的过程，但是不断更新换代的计算机技术却不能满足管理人员的这一需求，而是需要学习能力更快更强的管理人员。

最后，人事档案信息安全难以保证。在传统档案管理工作模式的影响下，档案管理工作人员对于信息化档案的安全意识模糊，主要表现在，第一，档案管理工作人员操作不当，对于归档以及公开发布的信息审查不够严格，出现信息漏洞。第二，信息档案比传统的纸质档案更容易修改，这就需要对档案管理人员作出严格要求，严禁档案管理人员修改档案。第三，档案管理信息化是建立在计算机技术发展的基础之上的，计算机黑客和计算机病毒是档案管理需要防范的重点之一，稍有不慎，就会造成档案管理的巨大损失。

3人事档案信息化管理的对策研究

实现人事档案管理的信息化需要从以下几个方面同时人手，综合解决人事档案信息化过程中存在的问题。

3.1统一标准

面对档案管理信息化过程中标准不统一造成的困局，需要政府制定明确的标准，将这些制度法制化，确保档案管理在政策法规的指导下，实现信息化管理下档案的高度利用率。

信息化档案管理的法制建设包含的内容相对较多，首先是针对计算机技术的法律规范，明确规定信息化档案管理中所使用到的计算机网络协议、数据权限以及查询网络，保证档案管理在技术层面上实现信息共享。其次是针对电子化的档案信息的法律法规，规范电子档案归档和利用的工作流程以及严禁事项，防止在档案信息电子化中存在的“猫腻”。确保电子档案真实有效，发挥档案应有的功效。完善的法规，明确的标准是人事档案信息化发展的保障。

3.2更新档案管理的信息技术

法律是全面实现信息化档案管理的外部基础，除此之外，更重要的还是信息技术的更新与联合。目前在信息化发展过程中，不同的科技公司“各自为政”，例如有专门研究数据库的公司、有专门研究杀毒软件的公司等等。但是在档案管理实现信息化中，需要多个技术相互联合，提供全面的技术保障。

3.3提高档案管理人员的综合素质

档案管理工作人员水平高低不一，因此，亟须引进高素质综合性人才满足档案信息化建设的需要。除了人才引进计划之外还需要对在职员工进行培训，制定层次化的培训机制，针对中青年工作人员的知识层次，制定个性化差异化的培训内容以及培训项目。逐步提高工作人员的工作能力和工作水平。

除此之外，还需要提高人事档案在社会服务体系中的服务作用，强化档案管理工作人员的服务意识，在全社会层面实现人事档案资源共享，促进人事档案市场化发展。进一步拓宽人事档案信息的服务功能，将人事档案按照文字、图形多种形式实现有效加工，在不同的档案系统中进行存储，按照现实需要的不同提取不同类型的档案形式资料，提高人事档案的服务层面和服务范围。

4结束语

人事档案信息化管理是未来社会发展的需要，人事档案想要做好辅助工作，实现自身价值，势必不断实现信息化。随着知识经济的日益发展，信息化管理渗透到社会的各行各业，传统的人事档案管理已经不适应网络时代的要求，实现人事档案高度信息化、网络化管理势在必行。信息化的过程是挑战与机遇并存的过程。需要档案管理相关部门坚定信心，逐步推行档案管理的信息化进程。