电子文件时代文档管理一体化探讨

2016-01-08王立江

中国管理信息化 2015年24期

关键词：文档档案馆部门

王立江

（宁夏核工业地质勘查院，银川 750021）

电子文件时代文档管理一体化探讨

王立江

（宁夏核工业地质勘查院，银川 750021）

电子文件时代指的是一个利用计算机技术成立文件以及文件管理中心的时代。电子文件时代的文档管理具有便利、快捷、永久性保存、不易损坏等优势，但人们在使用电子文件进行文档管理时，对于其中的利弊认识不清。电子文件文档管理与传统纸质文件相比，在安全性、统筹管理、定位管理以及一体化管理方面具有很大缺陷。本文将对电子文件时代文档管理一体化进行分析，提出电子文件时代文档管理的缺失及补救方案，加快推动电子文档的一体化管理进程。

电子文件；文档管理；管理问题；补救措施

电子文件及管理中心是现代信息技术发展的产物。电子文件与纸质文档未来的发展形势理当二存其一，必须对两者进行融合，使之成为一个整体，实施一体化管理措施，才能保证文档管理的安全、完整、真实以及秩序。这是任何个人、集体以及国家进行文档管理的最佳方式。

1　文档管理一体化的理论基础

文档管理一体化观点的建立是基于对文档生命周期以及不同文档类型的认识上。从文档生命周期来看，每一份文档都需要历经采集、整理、形成、更改、使用、销毁或永久性保存这一过程，针对其生命周期的一体化管理就是要针对文档行为的每一个环节进行持久和不间断的管理。非一体化文档管理所实施的管理措施不能根据文档生命周期的规律实施统筹管理，导致文档在移动和使用的过程中，出现了损坏或缺失。而一体化管理则正与之相反，它能很好地衔接文档的每一个阶段，给与文档持续性的保护和管理，详细的记述文档生命周期的每一次改变和挪动。

2　文档一体化管理的缺失

陈旧的文档管理模式遵循了一动一录的规则，只要文件存在变化，就会对其进行记述，但记述方式和内容过于粗糙，不便于文件今后的调用和研究参考。这给文档以后的使用带来了不少麻烦。总体而言，文档一体化管理的缺失主要表现在以下几个方面。

2.1管理制度的制约

文书是文件管理的主体和重要操作者。我国现行的档案管理制度中规定了文书工作的职责，档案部门对指导文书工作只承担指导职责，但在实际的管理工作中，档案部门常出现越俎代庖之举。很多时候，档案馆文书工作与档案工作交互不清，并没有明确进行分类，造成档案管理与文件管理出现混乱，同时也给文件转档案制造了一些困难。

2.2缺少标准化、规划化制度

传统的纸质文件管理在管理标准和规范的制定上本就存在一些缺陷和漏洞，包括文件提取权限、文件抽取记录等，都缺乏严谨统一的标准。在使用电子文件之后，档案馆也没有制定关于电子文件管理的制度和规范，很多时候，档案馆管理人员几乎可以毫无限制地对电子文件进行提取、查阅，甚至是传输，这势必会对文件的安全造成一定危害。

2.3文档管理技术落后

电子文件管理的重要载体和工具就是计算机软件和相关的技术。电子文件诞生后，考虑到其用于文档管理的优势，很多档案馆都开始了电子文件储存和使用改革。但档案馆在进行改革时候，却忽略了计算机软件与技术的开发和引进，随着计算机技术的不断发展及人们对文档管理要求的提升，陈旧的计算机软件和落后的技术，根本不能为文档管理提供优质的服务。在此期间，档案馆也并没有对外引进先进的技术与软件，档案馆所使用的管理软件常常无法为电子文件提供有效的保护和防御措施。

3　电子文件时代文档一体化管理的补救措施

3.1强化文档一体化管理意识

文件管理部门和档案管理部门共同对文档管理负责，因此，双方部门的高层应当加强沟通和交流，首先要认识到文档一体化管理的重要意义，探究分析文档一体化管理的有效措施，通过高层的交流，消除文档管理与档案管理之间的芥蒂，帮助基层管理人员树立起文档一体化管理意识，发挥部门之间的协作与交互能力，双方共同参与文档的一体化管理。

3.2实施一体化管理体制

传统的文档管理不是文件与档案分化管理，就是文件与档案的混乱化交互管理，管理界限与层次极度模糊。为了尽快实现文档一体化管理，有关部门应当尽快制定文档一体化管理体制，重新规定各部门关于文档一体化管理的部门职责、岗位职责。实施一体化管理体制同时需要设立专业的管理部门，承担文件管理部门和档案管理部门媒介角色，并对文档管理负责。

3.3提升软件研究与开发力度

电子文件时期文档管理难以实现一体化管理的重要原因之一就是管理软件的缺失。先进的文档管理软件，能为对象提供更好的文件管理服务，单就文件检索而言，一款能按照输入制定，搜寻档案库中类似文件，并可做到时间筛选、类目筛选等多种个性筛选的软件才符合当前大批量文件管理的要求。因此，文件管理部门和档案管理部门应共同致力于开发先进的文档管理软件，并在一体化发展要求的基础上进行开发，开发文档管理与档案管理的系列软件，以提升两种管理工作的交互性，同时注意提升软件的安全性能，此外，还可以开发一些个性服务，如文档定时抽取、文件抽取转移等。