现代信息管理技术在高校档案管理中的应用研究

2016-01-08牛函娟

中国管理信息化 2015年24期

关键词：档案管理信息化信息技术

牛函娟

（咸阳师范学院网络与继续教育学院，陕西咸阳 712000）

现代信息管理技术在高校档案管理中的应用研究

牛函娟

（咸阳师范学院网络与继续教育学院，陕西咸阳 712000）

信息技术的发展为各项社会活动、经济活动的开展提供了极大便利，其应用为社会工作提供了一个更加高效的平台，更新了其技术手段。当前，信息技术在资料信息类管理中的运用最为广泛。文章将对信息技术于高校档案管理中的运用进行研究，提出高校实现信息化档案管理的具体措施。

信息技术；档案管理；标准化

高校档案管理包括了高校自身的发展、管理与建设信息以及学生档案管理，档案管理类型和容量复杂繁多。传统的管理模式效率低，且不利于档案信息的更新、使用和保存，现代信息技术则为其提供了有效的管理平台和管理手段，保障了高校档案管理的完整性、高效性和安全性。但部分高校在信息化档案管理的道路上也遇到一些问题。

1　信息技术对于高校档案管理的意义

高校档案管理类目繁多、复杂，档案容量较大，传统的档案管理方式在当前的档案管理工作中显得很混乱，信息技术的引进，使得各项档案管理工作都变得更加轻松，人们只需要借助于档案管理的计算机平台，就可实现的档案的检索和提取，并快速、准确的找到对应的纸质档案。从管理手段上来讲，现在的计算机录入和手工抄录相比，有着绝对优势，且保密度和安全度更高。

从人事管理上来讲，信息技术的使用，克服了人工管理的缺陷，革新了档案管理人员的工作方式，极大减轻了大档案馆的工作强度。工作强度的降低和工作方式的革新，提升了人员的工作积极性。

2　高校档案管理中存在的问题

2.1档案信息化管理改革不彻底

很多高校在实现信息化档案管理的道路上，始终无法实现全面的信息化管理，由于资金和人事方面的原因，高校信息化档案管理改革始终是进程缓慢。比如，很多高校在进行信息化档案管理改革时，随着信息化管理程度的加深，由于人工依赖程度的降低，必定会涉及人事调动或裁员问题，但很多从事档案管理的人员或高校退休教师，对学校有过贡献，或有过劳动合同的人员，他们既自己不愿意调动离开，学校对此事也难以出面处理，给高校的信息化档案管理改革造成了较大的阻碍。

2.2信息化档案管理改革还未开始

目前，由于资金限制，很多高校还没有进行和信息化管理改革，依旧采用传统人工管理的方式开展档案管理工作。但人工管理效率极低，且高校档案更替速度快、更替容量大，人工进行档案管理势必会有漏洞和力不从心的时候，很多年事久远的档案信息残缺、字迹也不清晰，甚至档案书籍都出现了虫蛀或破损，而人员在进行档案更替时，根本无暇顾及这些档案的管理和修复工作。

2.3人员业务素质低

实现信息化档案管理的一项基本要求是人员必须具备熟练的计算机操作技术，但当前高校用于信息化档案管理的人员都是老一批的工作人员，有些甚至年事已高，计算机操作水平很低，无法迎合信息化档案管理的需求。

2.4缺失完善的档案管理机制

很多高校在进行档案管理信息化建设时，都忽略了新管理机制的订立。由于缺少对应的档案管理机制，部分高校在实现信息化档案管理之后，都出现了管理秩序混乱的问题，尤其是档案的安全管理，面临着严峻挑战，由于没有相应的安全管理机制，导致管理系统软件和程序未定期更新，造成档案的混乱和信息丢失。同类的问题还有很多，如缺少档案维护制度、缺少档案馆计算机管理制度等。

3　高校如何实现信息化档案管理

3.1更新管理理念，加强信息化建设

很多高校领导人员并不认为档案管理工作中存在业绩竞争，因此，在制定档案管理工作和薪资发放制度时，未引入竞争理念，导致人员从事档案管理出现懈怠和放任自流的现象。未来加强人员管理意识，高校领导必须更新管理理念，通过开展责任意识教育会议等活动，增强工作人员的责任心，同时，以制度的订立，规制工作人员的工作行为，不断深入到档案管理基层人员当中，了解档案管理存在的问题并有效解决。

3.2加大信息化档案管理建设投资

很多高校忙于教育设施建设，无法抽调资金用于档案的信息化建设，这对信息化档案管理的改革造成了很大影响。因此，高校必须尽快引进先进的计算机设备和信息管理技术，保障院校信息化档案管理的设备条件。同时招聘一部分从事档案管理的专业人才，带动老员工发展，维护信息化建设进程，解决信息化档案管理中的技术问题和安全问题。

3.3强化人员培训工作

高校档案管理要想全面实现信息化建设，就必须实现人才队伍信息技术水平的整体提升，对此，学校必须通过技能培训和技能考核等方式，扎实提升人员素质。学校可将分批将档案馆工作人员，派遣至相关单位学习、进修，或开设培训班，内部组织技术培训。制定人员技能考核机制，同时对人员的业务技能和职业操守、理论知识以及安全意识等进行考核。

3.4标准化建设

所谓标准化建设就是指档案馆信息化管理网络基础的标准化建设。网络是信息化档案管理运作的基础，同时也是保障学校档案管理安全的重要措施，保障网络基础的标准化，学校必须要为档案管理单独开设一个局域网，防止外网的进入，同时，每台计算机设备所使用的管理软件、程序版本等都必须一致。