关于地铁档案管理建设信息化的思考

2016-01-08王道阔

中国管理信息化 2015年24期

关键词：档案管理信息化信息

何维，王道阔

（沈阳地铁集团有限公司，沈阳 110000）

关于地铁档案管理建设信息化的思考

何维，王道阔

（沈阳地铁集团有限公司，沈阳 110000）

近几年我国各大城市对于地铁的建设力度逐渐加大，地铁也逐渐成为各大城市交通运输中的重要组成部分，在很大程度上缓解了地面交通的拥挤问题。地铁档案管理是保证地铁正常运作的一个关键因素，因此，建设好地铁的其中一个要点就是强化地铁档案管理。而对于现代发展需求而言，进行地铁档案管理建设信息化是必然趋势，我国在该方面的进展较为缓慢，主要是受各种因素制约，造成其管理信息化不高。为防止这一现状影响地铁建设的完善性，本文分析了地铁档案管理的信息化建设。

地铁档案管理；信息化；思考研究

地铁行业在我国发展越来越快，对其的应用及建设也在逐渐增加，大城市也越来越依赖地铁，地铁对于我国交通行业的贡献也越来越大，因此，需要对地铁建设中各因素及建设部分进行逐步提高发展，如安全、成本、管理等。而地铁档案管理是其建设过程中不可忽略的因素之一，其能使得地铁运行条理化、程序化，减少不必要的劳动力，使得地铁信息具体化，这样便于地铁各方面的顺利进展及总体管理，因此，发展好地铁档案管理是十分重要的。而现阶段我国在该方面存在的主要问题就是其形式和发展与时代发展步伐不一致，其主要的解决措施就是进行管理方式的本质改变，即进行管理建设信息化。地铁档案管理信息化能使得管理的便利程度增加、精确度提高，这样能间接发展地铁行业的运作。

1　现阶段地铁档案管理信息化存在的问题

我国现阶段主要的地铁档案管理建设的方向就是信息化，我国在该方面发展的时间短、考虑的方面少、实践不恰当，导致我国地铁档案管理信息化存在不完善性，在信息化过程中出现较多问题，其主要体现出来的问题就是地铁档案管理信息化所具备的技术有限、档案的相关信息资源不够完备、档案管理的人员素质及相关制度有缺陷。

1.1地铁档案管理信息化方面的技术较为落后

进行地铁档案管理建设信息化需要的不仅是概念上的转变，更必要的是技术上的发展以辅助其进行实质性的信息化发展。而我国由于在该方面的发展有限，在该方面进行的实践探究不足，处于试探期，存在严重的经验不足现象，导致我国在该方面的进展上受到限制，无法进行有效的突破。此种状况直接导致管理人员的管理难以进展，导致管理的质量和效率得不到明显的提高，甚至造成信息紊乱。技术落后容易导致地铁档案管理过程中出现失误，档案的信息出现错误，这样反而会增加相关工作人员的工作量，同时也会阻碍地铁行业的发展。

1.2档案所储存的信息不完整

地铁档案管理信息化的其中一个步骤就是将纸面信息电子化，而在这一过程就是最容易造成档案信息出错，出现信息流失和失去有效性。在进行转化的过程中由于相关人员的失误和能力问题，导致地铁档案信息存在失真性、失效性、紊乱性，导致电子形式的信息在使用过程容易出现明显的不符现象，较之书面形式而言花费的时间并没有很大幅度的减少，没有发挥其真正的作用，反而容易造成干扰、增加工作时间、增加麻烦等不利于地铁运行便利化的因素。

1.3档案管理的人员素质与管理制度存在问题

我国在管理方面的重视程度一直有所欠缺，这在很多方面都有所体现，而地铁档案管理方面也是如此。其主要体现的就是管理人才缺乏、管理手段陈旧、管理制度空洞等，其造成的主要后果就是地铁档案管理的质量无法得到明显的提高，地铁档案管理信息化的进展不顺利，在此过程中容易出现各种失误，导致地铁档案管理的信息化存在明显的不完善性，严重影响其发展。

2　地铁档案信息化的完善措施

2.1进行相关技术的改进创新

针对较为重要的技术落后这一问题，需要进行的改进主要分为两个方向，一个就是进行国外相关先进技术的引进，在根据具体的情况和需求进行相应的改进，另外一个方向就是通过我国现有的科技水平进行技术创新，前者取得的成效快，后者带来的利益大、发展快。通过具体措施进行实际的技术改进，为我国的地铁档案管理建设信息化是全面实现和完善提供基础。

2.2资料的准确化、完整化

资料对于地铁档案管理而言是重要组成部分，而进行相关资料的准确化及完整化是地铁档案管理信息化的关键一步。进行该步骤的具体实施策略就是遵从以下几个注意点：在将信息资料从书面化转至电子化时遵从相同化原则，即保证电子的信息格式与书面的信息格式相一致，减少信息输入时出现的失误；归档时保证时间相一致，其主要原因就是防止出现信息重复、信息疏漏等现象；加强资料数据库的建立，保证数据的技术更新及信息的有效性和真实性，这样就保证地铁档案管理在信息化之后能真正起到具体作用。

2.3该方面人才的培养及制度创新

档案管理人员需要具备独立的思考能力、冷静的工作态度和观的批判标准，这些条件的具备往往需要后天的培育，这就需要相关部门对此采取具体措施，进行管理人员的考核，进行其具体水平的认定，对此有一个确切的认识，而后再制订一套与其能力水平符合的训练方案，并在下一次考核中，根据考核结果进行职位的调动。在一定时间内进行重新考核，分析结果。