沟通在项目管理中的重要作用

刘 君

（东北电力大学 经济管理学院，吉林 吉林市 132012）

沟通在项目管理中的重要作用

刘 君

（东北电力大学 经济管理学院，吉林 吉林市 132012）

随着世界经济水平的提升，企业管理同样也发生着越来越多的改变。沟通是人和人之间传递信息的重要过程，要想取得项目的成功，沟通是必不可少的，好的沟通是完成项目管理工作和实现项目目标的前提。因此，本文详细研究了项目管理中沟通的作用。

项目管理；沟通；有效性

1　项目管理中沟通的方式和途径

每一位项目经理都应准确了解项目团队中每一位成员需要什么种类的信息，并通过不同的沟通方式达到不同的项目目的。就目前的发展来讲，越来越多的发达科技必将引导我们的生活朝着多方面发展，相应的，沟通的方式和种类必然会越来越多样。其中包括书面材料、电子邮件、会议、电话、短信、留言板、实地沟通、正式的论坛、非正式沟通活动等。

1.1书面材料

对于一些重要的、双方需要确认的信息可采取书面材料的方式进行沟通。例如，在项目管理中，对双方沟通过的、达成一致的、重要的内容等事项可通过书面材料形式作为备案保存。

1.2电子邮件

通过电子邮件这种方式可迅速、便利地传递和客户、供应商、合作伙伴、项目团队每一位成员之间、上下层管理者之间的文件，比如项目计划、会议记录、备忘录、项目预算、工作报告、注意事项、项目文档等。

1.3项目会议

通过项目会议可更直接地沟通项目状况、项目存在的问题、便于及时沟通解决方案。

1.4电话会议

电话会议可为身处异地的项目成员、客户、供应商等提供一个共同参与沟通的平台，可更快捷的多方讨论。

1.5留言板

可在内部网、互联网的留言板中与全体成员沟通项目情况、项目的进展和项目的目标，同时可及时公布最新的通知。

1.6实地沟通

实地沟通可帮助项目团队每位成员、客户、供应商、上下层管理者等面对面地当场讨论解决问题的方案。

1.7正式讨论

在正式的论坛上，可公布工作程序、沟通政策。

1.8非正式沟通活动

非正式沟通活动包括聚会、联谊活动、单独沟通等，都能达到与项目团队、项目双方关系更加融洽，更好、快捷、有效顺利地完成该项目。

对于项目管理当中沟通起到的主要作用就是建立一个由信息传出者发出的参照和信息接收者获取信息的一个平台，例如，项目负责人与项目团队中每一位成员就项目进展程度相互之间的信息展开讨论互动。

2　沟通在项目管理中的作用

项目负责人在整个项目中担任着沟通的重要职责，他的沟通能力是影响整个项目团队的重要因素，在整个项目运行过程中，项目的负责人不能只追求一些技术性的管理，应花费更多的时间去与项目团队中的人进行交流沟通。这样可帮助项目负责人更好地审视整个项目存在的问题，可帮助项目负责人正确把客户想表达的意图传达给项目实施的相关人员，同时又可准确了解项目实施相关人员的一些需求，使项目实施的相关人更好地完成布置的任务。

项目计划和项目组织是项目管理重要的步骤。同时，一个优秀的项目负责人应掌握如何计划项目的沟通工作，这里应记住5条：清楚、简短、文明、一致、自信。

项目管理的过程包含项目的启动、确认客户需求、计划的安排、项目的实施、项目的验收、项目的收款等。在每一个阶段都是需要由项目负责人围绕项目的进展、成本、质量等要素与客户、供应商、上层管理者、项目团队成员和其他项目负责人等进行协调、沟通和掌控。与项目的每一个相关方相互之间保持持续有效的沟通，是可促成项目成功的诸多因素中最为重要的一个因素。作为项目负责人，为了调动项目团队成员工作积极性、提高工作效率，可了解项目团队成员的个人个性、兴趣喜好等，并采用不同的沟通方式，使项目团队成员的工作协调一致，可保证项目团队成员按时、按质、按量的完成预期的任务。

沟通的目的是为了人与人之间的交流，信息的传递，拓展思路，最后达成一致认识。在项目的执行过程中可能存在惯例时间、财政问题和资源的限制影响，很容易在意见不统一时发生冲突。即便发生了冲突也应以整个项目为根本，用较为圆润容易接受的沟通方式把问题解决，恢复并保持和谐的工作气氛。

项目成果的使用者是客户，因此在整个项目过程中，项目负责人及时有效的沟通，能获得客户的支持、参与和推动，尤其是项目的开始前期是最为重要的。良好的沟通可帮助双方对项目目标和项目范围达成统一共识，确保项目顺利的进行。

在与上层管理者的沟通中还有很多细节需要注意，上层管理者普遍更加关心项目的工期、质量、成本等。项目负责人应经常主动的与上层管理者沟通和反馈信息，特别是有可能会延期、项目成本增加、质量产生问题苗头要提前汇报。这样可使上层管理者及时调整，确保项目的顺利进行。

项目负责人要保证沟通的有效性，任何的计划都可能百密一疏，沟通也一样，要想建立有效的沟通，树立一定威信必不可少。想要得到别人的认可，就要做到在解决问题和处理事物的能力上胜人一筹。

项目管理沟通过程中正确的信息传送是最重要的一点，传送的信息一定要是双向的。首先，必须确保传递的信息是正确的、有价值的，而不是传送的信息是不相关的、过量的、重复性的。总的来讲，传送的信息质量要高。其次，必须保证信息及时有效的传送给被接收者，被接收者给予反馈信息。如果是一些重要的信息，可通过双方会谈的方式传送给对方。

主要参考文献

［1］谢鸿.项目管理中的沟通问题和沟通方法［J］.广西科学院学报，2005（1）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.084

F272

A

1673-0194（2015）24-0106-01

2015-10-19