解读企业人事档案管理

和庆云

摘 要：人事档案是企业档案的重要组成部分，是以个人为单位组合起来的，起着记录和凭证的作用，它反应的是个人历史的成长，其内容是经过组织审查或认可的。本文主要结合当前形势，对企业人事档案目管理状况进行解读，并提出建议。

关键词：解读；人事档案管理

1 企业人事档案管理现状

1.1 档案材料存在部分失真现象

在人事档案管理过程中，发现部分个人档案中年龄、工龄、党龄有出入，学历材料也存在不全现象，这些使个人档案丧失了真实性和权威性。因此，我们按照相关要求对每卷档案进行“三龄一历”的审核，以确保其真实性。例如，员工王某，其档案中出生年月有好几个，按单位劳资上记录今年已到退休年龄，本人数次反映其出生年月有误，组织上派人查档案，确定以第一张招工表填写为准，组织认定退休年龄维持不变。

1.2 档案材料归档不及时

某些单位改制致使原单位不存在，导致相关材料难以收集补充。长期以来，个人也不够重视，取得学历材料有些存放在个人手里或不知到哪里去了，这种现象在市场化用工和劳务合同工档案中较多，这些破坏了人事档案的完整性及整体性，给人事档案的管理及更好的掌握员工动态带来不利。

1.3 人事档案分类类别复杂

由于本企业特殊地理位置，在管好、用好在职人员档案的前提下，需确保其他档案（退休、死亡、改制企业、流动等人员档案）正常运转。例如：死亡人员吐某，去逝前双方为再婚家庭，且双方均带有子女，在吐某去逝多年后，男方家子女为房产继承起纠纷，相关部门通过查阅吐某去逝前档案中履历表家属一栏实际情况，依据法律规定确定其妻继承权，避免了女方受到伤害，保障了妇女的合法权益。

1.4 整理人事档案工序繁杂

按照干部人事档案工作目标管理的要求，对收集归档的材料在一个月内归入人事档案内，每两年装订归档一次。按照档案整理标准，进档的材料要做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。由于每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于散材料的收集、鉴别、入档等繁杂而重复性的工作，没有精力与时间对人事档案进行一些研究性、探讨性的开发与利用。

1.5 人事档案宣传力度不够

人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，因此要强化人事档案的宣传，让人们了解个人人事档案的重要性，通过宣传，使人们养成重视个人档案的行为，养成自觉、主动关注自己个人档案的去向。

2 人事档案在企业发展中的作用

2.1 由于档案起着依据、凭证的作用，所以它有极强的法律效益

人事档案不仅为单位用人、选人等工作服务，同时也为个人利益服务，对个人来说，就业、考研、出国政审、职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具都以档案材料的审核为依据。如某单位退休职工薛某原是红军身份，在文革中被打成叛徒、历史反革命分子，红军身份也被取消。1986年退管站领导听说此事，深知文革中搞了很多冤假错案，让很多人蒙受了冤屈，决心把薛某的问题搞清楚。退管站领导通过各级组织、多方面查找资料，最后，在某办事处的一大堆待处理的废旧文字材料中，翻出了已经纸张破损、发黄的原始档案。退管站领导重新把薛某的档案装订好并呈送×××党委组织部审核。×××党委组织部于×××年2月14日，以新党组审字[×××]010号文批复，为薛某恢复红军身份。

2.2 人事档案不仅为企业的选人、用人提供有价值的参考信息，对企业人力资源的合理配置也有促进作用

人事档案是人力资源管理的组成部分，利用档案中员工的历史和工作经历，根据个人能力和不同特点，预测其发展潜力，进行科学管理和合理配置，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人尽其才的作用。

2.3 人事档案在组织人事部门考察任用干部中有着重要作用

由于人事档案中详细地记录了个人的学习经历、工作经历以及业绩表现、专长爱好等情况，考察任用干部时有着重要的参考价值，并直接关系到组织人事部门对干部选拔、任用的准确性。

3 对企业人事档案管理工作的几点建议

3.1 领导对档案的关心与支持，是做好人事档案管理工作重要保障

每个人对待档案的视角不同，领导从企业的全局出发来权衡工作，人事档案管理人员则多从自己的专业角度来思考问题。而档案管理工作归根到底是要为企业发展服务的，档案管理人员应与其形成材料的部门人员建立良好的互动关系，让自己更好的开展工作。

3.2 人事档案管理人员对接收的各类材料，要进行认真细致地鉴别

有些人对人事档案内容不了解，对不符合归档要求的材料也交由档案室保管，比如入学通知书、独生子女证、结婚证等材料，档案人员要根据人事档案归档范围及时进行鉴别处理，以保证人事档案管理的准确性及严肃性。

3.3 提高人事档案管理人员的整体素质及管理水平

随着现代化技术的不断加强，人事档案工作管理人员除了要掌握档案管理的各项基础知识、理论知识外，更要掌握和加强现代化管理手段，利用现代化的管理技术，管理好本单位的人事档案，提高工作效率和延长人事档案寿命，更好的为企业建设服务，用档案信息化推动档案管理工作的现代化。

3.4 加大人事档案的宣传力度

通过借助企业宣传媒体，营造良好的外部环境，宣传人事档案与个人关系、人事档案与企业的关系等内容，从而激发人们从思

想上、行动上形成自觉、主动地向组织人事部门移交具有保存价

值的个人档案材料的积极性，从而保证人事档案的完整性及延续性。

人事档案管理工作是一项平凡而又机密性极强的工作，在当前形势下，企业及档案管理人员要以全新的思维、全新的视角、全新的理念、全新的举措主动适应档案工作新常态，充分认识到人事档案管理的科学化、高效化、现代化对企业在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面提供准确完整的第一手资料的重要性，从而更好地为企业发展和经济建设服务。