浅谈如何做好现代企业会议管理工作

庞孝飞

摘 要：会议是一个企业做好内部沟通、解决实际问题的重要途径，会议能否高效开展在很大程度上取决于会议管理工作的质量和效率。本文首先针对目前企业会议管理工作中存在的问题进行了分析，进而分析了加强现代企业会议管理的作用，最后针对如何做好企业会议管理工作，提高会议的有效性提出了几点对策。

关键词：企业管理；会议管理；措施

0 引言

会议是指一些相关者为了解决某些问题或为了就某件事达成执行统一的目的而开展的交流探讨活动，对于企业进行科学的经营管理决策，规范企业管理，提高企业工作效率都具有重要作用。企业通过加强会议管理，提高会议质量，有助于企业目标的快速实现。然而，从目前的情况来看，很多企业在进行会议管理的过程中还缺乏一定的规范性和科学性，仍然存在会前准备不充分，会议目标不明确等问题，造成会议整体质量下降，问题也得不到有效的解决，最终影响企业经营决策和发展计划的制定。因此，在新时期，企业有必要提高对会议的重视，加强会议管理，提高会议的整体质量和效率，从而为企业的经营管理和发展提供支持，保证企业各项生产经营活动的顺利高效开展。

1 加强现代企业会议管理的作用

1.1 通过加强企业会议管理，可以组织会议相关者就某一问题集思广益，通过有效的沟通交流达成思想、目标和行为上的统一，有助于企业各项工作任务的有序开展，明确各部门、岗位人员的职责，更加清晰地进行工作分配，实现企业各部门之间的密切配合与合作交流，通过企业的凝聚力，从而保证企业各项生产经营业务的高效开展。

1.2 企业的会议大多都是为了解决某些问题或为了做出某些决定而开展的交流沟通活动，它是企业生产经营管理相关的组织活动的重要反映。企业每一项活动的开展都要通过会议进行统筹安排，参会者通过有效的沟通制定出科学的活动实施计划和具体措施。

1.3 加强会议管理，通过企业的会议质量，可以帮助企业工作人员明确工作目标。在会议召开过程中，往往会对具体的工作进行科学的分配，明确各部门的任务和职责，制定本部门具体的工作目标和工作计划，让参会人员对后期工作有明确的了解，从而为了会议目标的达成而努力。

2 现代企业会议管理工作中存在的问题

2.1 会议目标不明确 现代企业管理工作面临的一个重要问题就是会议目标不明确。很多企业领导或管理者往往心血来潮就贸然组织召开会议，参会者甚至都不了解开会的目的和内容就来参加会议；或者会议组织者还没有思虑周全，会议目标和议题都没有确定就召开会议，会议的具体流程也就不能得到有效的控制，导致会议的召开既浪费了时间，还不能达到应有的效果。

2.2 会前准备不充分 高质量的会议必须要有充足的会前准备工作作为保障，在很多企业会议过程中，往往出现与会者在会议前几个小时才接收到会议信息，但是对于会议安排、会议议题等相关的内容都不了解，完全不知道会议召开的流程，因而也就没有准备会议所需要的材料，在会议召开过程中也不能根据会议内容提出合理的建议或意见，严重降低会议的质量和效率。

2.3 会议管理不科学 现代企业内部组织结构大都越来越复杂，业务线条也比较繁多，这就给企业内部会议管理带来了难度。企业由于缺乏科学的会议管理制度和规范，不同部门之间的会议安排一旦缺乏协调性就很可能造成会议冲突，最终影响会议的质量和效率。还有一些企业在召开会议的过程中陪会现象较为严重，总有一些与会议不相关的人员被与会的领导、部门主管人员等派去参加会议，这些人往往不了解会议的内容和精神，也不能很好地配合会议的召开，最终影响会议的质量和会后的信息传达。另外，企业会议管理过程中存在的另一个影响会议科学性的问题就是对会议时间把握不到位，会议过长容易引起参会人员的反感，会议时间太短起不到应有的效果，不能很好地解决问题。由此可见，企业必须加强会议管理工作，提高会议的科学性和规范性，才能使会议达到应有的效果。

3 做好现代企业会议管理工作的措施

3.1 明确会议目标 高效的企业会议必须要有明确的目标作为整个会议的指导和方向。因此，企业在召开会议之前必须明确目标，对会议的组织目的、要解决的问题、期望达到的效果等都做出具体的计划。明确会议目的和具体的会议议题，及时通知相关的人员提前了解会议的内容、目的和价值，提前获取会议相关者的意见和建议，为会议的召开做好充足的准备，从而提高企业会议的质量和效率。

3.2 做好会前准备和规划工作 在制定清晰的会议目标之后，就要准备召开会议，充足的会前准备工作是会议顺利高效召开的前提和保证。首先，在召开会议之前会议组织者要及时通知会议相关者会议的内容，召开的目的、时间、地点、流程等，使与会者提前对会议有一个大概的了解，以便提前准备好会议所需的数据资料等，也能够积极地配合会议的召开。其次，做好充分的会议流程规划工作，针对会议中可能出现的突发状况要做好防范工作，对会议的具体细节内容也要做好详细的布置和规划，保证会议能够按照事先规划的流程顺利召开。

3.3 有效控制会议议程 企业的会议能否高效的开展，在很大程度上取决于会议流程能否按计划开展。理论上来讲，企业会议最好控制在两个小时内，会议主持人要控制好会议的进度，对每一个环节都要进行严格的把握，确保各环节占用合理的时间，每个议题都能在有限的时间内得到有效的解决。另外，在会议召开的过程中，会议主持人要注意把握会议的方向，不要跑题，并且做好相应的会议记录，尤其是对于没有达成共识的部分要做好标记，以备后续讨论。这样可以有效地提高会议的科学性和规范性。

4 做好会后总结工作

高效的企业会议管理工作除了充足的会前准备工作、明确的会议目标以及科学的会议流程作为保证之外，会后总结反馈工作也很重要。为了保证会议的质量和效率，相关人员要在会议结束之后及时做好会议文件的整理工作，对必要的会议资料要进行合理的保存，秘书人员的会议记录也要作为重要资料进行归档整理。此外，相关人员还要加强对会议决策和精神的执行情况的监督，做好会后反馈工作，使会议切实达到期望的效果。

参考文献：

[1]韦小柏.浅谈如何做好现代企业会议管理工作[J].中国高新技术企业，2014（20）：149-150.

[2]万杰红.新时期做好企业会议管理的措施探讨[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2015（10）：17.