基层供电企业档案管理存在的问题分析及改进策略

摘要：基层供电企业掌握了各用电户的用电信息，且对基层供电情况采取实时记录的工作途径，进而为基层用电供电管理提供可靠、真实的依据。可见，基层供电企业中数据与文档众多，需要进行定期的、有效的跟踪管理。文章对基层供电企业档案管理中普遍存在的问题进行了分析，提出了几点改进供电企业档案管理工作的策略。

关键词：档案管理；基层企业；供电企业；跟踪管理；用电供电管理 文献标识码：A

中图分类号：F272 文章编号：1009-2374（2015）31-0165-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.31.085

供电企业的档案管理内容主要包括电力建设工程档案、电力企业行政档案、企业会计档案、供电档案、用电档案等；按照档案的形式分，供电企业档案又可分为文书档案、图片档案、数据档案、电子档案、多媒体档案等。由于供电企业的组织架构中包含的不同职能部门较多，且档案管理量较大，给档案管理增加了一定的难度。随着社会科技、文化水平的不断进步，档案管理的方式、技术等也取得了相应的发展。但要取得企业管理的高效益，必须通过不断总结和分析，并善于发现问题、解决问题，才能促进企业的长久发展。

1 基层供电企业档案管理中普遍存在的问题

社会的飞速发展给企业管理等带来了新的技术和理念，与此同时，对企业发展过程中的一切文书、数据等方面的档案也朝着更具体化、复杂化发展，因而给企业档案管理带来了新的机遇和挑战。然而，在基层供电企业中，仍有大部分企业未取得档案管理方面的发展，沿用传统的档案管理途径，无法适应时代的发展，也无法进一步帮助提高企业管理的科学性和有效性。笔者通过总结和分析，将当前基层供电企业档案管理中普遍存在的问题归为以下四个方面：

1.1 未形成一次档案管理标准，给后续管理带来困难

基层供电企业涉及的业务主要包括大范围的基层供电企业、电力工程项目以及企业自身日常运转等，其中囊括了大量的原始数据、文书等，这些信息成为一次档案的主要来源。一次档案具有复杂性、具体性，其信息量大，且较为粗糙，为档案管理人员工作带来了一定的困难。然而，在此情况下，部分基层供电企业并未给予一次档案管理以足够的重视度，从而为档案的后续管理带来了困难。

首先，许多基层供电企业并未制定一次档案收集、处理以及管理的相关标准制度，导致部分企业在采集原始数据、文书以及其他信息时无规可循，从而造成原始数据杂乱无章、分类不明确甚至信息缺漏等现象的发生，直接给后续管理形成不良影响；其次，部分基层供电企业在对原始档案信息处理过程中未对相关信息进行科学加工，将许多无关数据囊括其中，从而加大了一次档案的信息量，与此同时还降低了档案信息的有效性；最后，在对一次档案进行归类整理时，管理人员并未达成归类工作的一致性，导致档案归集分类混乱，从而对管理的顺利开展造成消极影响。

1.2 档案管理水平较低，且缺乏有效监管

档案管理作为基层供电企业日常管理工作的一部分，对企业运作起着信息收容的作用，但由于档案管理对企业发展所产生的效果无法立竿见影，因此，许多企业并没有给予档案管理工作以足够的重视。在当前基层供电企业档案管理工作中，多数企业仍沿用传统的档案管理方法，且未对具体管理工作进行考察和改进，从而导致企业实际档案管理水平较低，长期将阻碍企业的有效发展。部分基层供电企业的档案管理通常只完成档案形式上的整理与归类摆放，并没有针对档案包括档案的所属部门、内容类型、时间、变动性质等内容在内的信息进行归类和标识，从而导致档案信息的归类过于简单粗泛，无法为企业的精细化管理提供科学、有效的依据。另外，企业档案管理部门在档案的存管方面并没有制定一套高效的管理制度；部分性质相同的档案被划分至多个部门或位置，导致档案的查询和取用困难加大，进而降低了档案管理的有效性，同时也不利于企业的管理发展。

1.3 档案管理信息化程度不高

由于基层供电企业的日常业务较细致，且与基层群众的用电情况具有直接的联系，因此，供电企业的一级档案量一般较大，且档案的载体通常为纸质化，记录与保存均有一定的困难和风险。然而，时代的进步为档案管理提供了高效化途径，计算机信息化促进企业档案管理平台便捷化以及高效化。但由于基层供电企业并没有充分利用档案管理信息化途径，仍然使用旧的手动保存方法或仅仅依靠简单的表格软件进行管理，且在表格中不具备科学的链接系统，导致所有数据以及文本均须工作人员手动录入，极大地降低了档案管理的效率。

1.4 档案人员不足，专业素质有待加强

档案管理并没有成为基层供电企业重点管理内容，因此，负责管理档案的工作人员较少，且由于没有经过专业培训以及后期的定期培训，其综合素质较差，对企业的档案管理发展不利。

首先，部分基层供电企业的档案管理部门只有少数正式员工，且只在年中或年末才聘请非专业兼职人员进行档案的整理和归集，然而兼职人员并不了解企业的运行状况、组织架构以及规章制度，且这类人员不具备足够的责任心以及档案管理的专业素质，因此直接降低了企业档案管理的质量和效率；其次，许多基层供电企业并不注重对档案管理人员的培训，从而造成管理人员的专业水平无法得到提高，并且与时代脱轨的后果。可见，要提高基层供电企业的档案管理水平，必须提高档案管理人员的专业素质。

2 基层供电企业档案管理的改进策略

从以上论述中可知，当前基层供电企业在档案管理方面存在许多问题，尽管档案管理并无法对企业造成直接的经济影响，然而，随着时代的不断发展，企业也将不断进步，管理不善将使企业陷入经营信息混乱，最终影响市场、管理、经营等方面的决策，对企业的可持续发展带来消极影响。因此，笔者提出了两点基层供电企业档案管理的改进策略：

2.1 优化管理结构，提高档案管理有效性

高效的企业档案管理需要以科学的组织构架以及管理结构为依托。因此，要提高企业档案管理的有效性，首先对企业的管理结构进行改革。其中，企业应充分了解现阶段的经营发展状况，通过各部门的工作绩效考察进行评估；将相似职能的部门进行合并，对结构复杂、工作内容范围较广的部门进行细化、拆分，促进企业组织结构的合理化。完善、科学的管理结构将使企业档案管理的职责分配明确化，进而提高其管理有效性。

2.2 提高档案人员专业素质，完善管理信息化平台

首先，针对基层供电企业档案管理人员专业素质不高的情况，企业可定期聘请档案管理的相关专家对员工进行专业培训，以提高档案管理人员的专业素质；其次，企业应定期对档案管理人员进行企业基本经营情况的培训，使其能在充分了解企业运营情况的基础上进行档案的收集、处理和归类，从而提高档案管理的科学性。另外，企业可引进时代先进的信息化管理系统，并请相关专家对档案管理人员进行计算机信息化管理的培训，以提高档案管理的有效性。

3 结语

综上所述，当前基层供电企业不仅具有提高档案管理效率和质量的需求性，在飞速发展的时代背景下，还具有档案管理改革的迫切性。因此，必须从提高员工素质、提高管理科学化、提高管理水平等各方面入手，促进档案管理有效性的提高，从而为企业的长足发展提供保障。

参考文献

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[3] 陈小红.信息化背景下供电企业档案管理改革研究

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作者简介：陈娟（1985-），女，山东禹城人，国网山东禹城市供电公司助理馆员，研究方向：档案管理。

（责任编辑：王 波）endprint