医用耗材二级库房的管理

陈 波，马超琼，冯 刚

医用耗材二级库房的管理

陈 波，马超琼，冯 刚

分析了医用耗材二级库房当前的管理模式及管理流程，发现了目前管理中存在的问题和弊端。从健全规范各种规章制度，建立完善的库房管理系统和物流配送系统3个方面提出了医用耗材二级库房新的管理方向和具体措施，指出新举措下的管理模式使得科室成本核算更精准，降低了医院运营成本，提高了医用耗材的管理水平。

医用耗材；二级库房；信息化管理

0 引言

医用耗材是保证临床诊疗工作正常进行的重要物资。医用耗材的管理目标是保证供应、减少流失、降低成本、合理使用[1]。随着医疗技术的飞速发展，耗材的使用和需求也是与时俱进、与日俱增，其采购量、品种呈逐年上升的趋势。这不仅加大了医院的采购及支出压力，同时会因临床的不同需求增加库存压力，直接造成医用耗材成为医院医疗费用控制、成本监管的重点、难点。同时也导致了对此类物资的监督、管理难度增加。因此对医用耗材的管理流程和库存方式及管理模式提出了更新、更高的要求。

1 二级库房管理流程及存在问题

1.1 相关概念

医用耗材是指依照相关法律法规依法取得市场准入，与医疗机构中医疗活动相关，在完成医疗过程中所使用的耗材。包括经常使用的一次性卫生材料、人体植入物、消毒后可重复使用的器械等。

二级库房的定义：各分库房及科室在总库房领用的医用耗材并不全部立即使用完，在该处形成一定的积存，形成了一个小库房，我们称之为二级库房。我院二级库房有3种：高值植入性耗材库房，手术室、麻醉科二级库房，各病房存放耗材库房、分库房。

1.2 各二级库房耗材管理流程

1.2.1 高值植入性耗材库流程

手术科室在术前一日上午11时前将手术通知单及特殊耗材申购单上报手术室，手术室接到计划后合理安排第二日的手术间及汇总每日特殊耗材需求计划于上午11：30时报高值植入性耗材库房，库房接到计划后立即手工录入所有耗材需求计划，中午12时前通过外网上报医学装备部采购。采购组对计划核对无误后，用邮件的方式通知相关供应商，让其在下午2时送货到库验收入库。供应商需准备一式4份送货单：库房1份（此份还包括符合该批次产品对应的进口产品报关单、检验检疫证明、灭菌产品检验报告等）、供应商1份（库房收条）、科室2份（其中1份术后粘贴标签放病历里，1份粘贴标签返还库房，与库房留存的那份装订在一起）。送货单核对无误后，用了的耗材与公司结算，未用的耗材全部退还公司。灭菌产品手术室直接领用，非灭菌产品送供应室消毒灭菌后送回手术室，以保证第二日手术的正常进行。具体流程如图1所示。

1.2.2 手术室、麻醉科低值耗材库房流程

每周二手术室、麻醉科根据上一周的耗材使用情况及本周每个手术科室常规手术通知单填写每周耗材申购单，派人送至总库房。总库房将计划按正规品名、规格、数量及以相关准入入院的供应商以Excl表格的方式录入，并于下午4∶30用外网报医学装备部采购组。采购组经核实无误后，通过邮件方式通知相关供应商。周三供应商送货到库验收入库。周四、周五上午库管员送货到相关手术室及麻醉科，下午核对单据并整理确认相关单据。具体流程如图2所示。

图2 手术室、麻醉科二级库房耗材申购配送流程

1.2.3 病房耗材存放库房、分库房流程

每月底病房及分库房根据当月耗材的消耗情况，结合每个病区病种的季节性变化合理填写耗材申购计划，于25日前报总库房，总库房手工汇总录入后于下午4∶30报采购组。采购组必须在25日将所有需求计划通知各供应商，供应商须在月底前送货到库。库房根据各科室的申购单分配物资。月初临床科室便可足量有序地领用物资。因患者的收治数量无法达到准确无误。故月中旬科室有一次常规耗材的补充计划。对于特殊情况、特殊病种的耗材需求计划走绿色通道，可随时申报。具体流程如图3所示。

图3 病房二级库房、分库房耗材申购领取流程

1.3 各二级库房存在的问题

（1）高值植入性耗材从申购到使用，流程烦琐复杂，耗时耗力。使用完毕录入数据库之前全手工操作，工作量非常大，既增加人力成本，又易发生人为录入带来的差错。医院和财务不能适时动态了解整个耗材的使用运行情况。（2）成本核算存在不合理性。高值植入性耗材的术后根据使用情况实报实销，供应商开具发票结算，票据一旦滞后及病房“以领定消”的核算管理模式等，使成本数据不能适时、准确地体现[2]。（3）耗材的使用情况流于监管，无法做到一一对应。（4）目前的分库房管理模式使耗材使用存在风险和安全隐患。分库房情况特殊，收货在分库，结算在总库。若耗材资质、单价有变等，不能及时有效沟通、联系。一旦发现问题，无法及时召回及处理。（5）无专职物流配送致差错率、退换货率增加。我院2013年全年总诊疗400.5万人次，出院12.2万人次，住院和门诊手术共8.3万台次，开放病床4 300张。患者收治不平衡，各部门加班、加床收治患者，造成工作量剧增。若临床达不到专人申购、领用耗材的情况下，则无序领用、领错、领用过多等时有发生，造成科室成本及退换货几率增加，无形增加了各部门的工作量及压力。（6）无专职物流配送体系，也无专用的配送通道，相关医用物资不能按时送达。经常出现必须按科室（如手术室或麻醉科等）指定时间配送到位的耗材不得不在电梯使用高峰期与患者、患者家属、医务人员挤用电梯，这既影响了医院的正常运送能力，又导致患者、患者家属及临床意见大，配送效果事倍功半，影响临床诊疗工作的正常开展。（7）供应商资质参差不齐，部分供应商供应力、配送力较弱。不能按时送货到位或送货到库账实不符，导致临床科室计划物资不能及时到位，延误治疗。

2 二级库房的管理方向

2.1 健全规范各种规章制度

要加强医用耗材的管理，必须对从耗材采购的源头至患者使用后的质量追踪都应严格把关。因此应对耗材的采购、保管、发放、使用、效果评价、不良事件报告等环节形成可追溯性综合管理，保证医疗质量和医疗安全[3]。

（1）严格医用耗材的准入制度。加强审批程序，特别是供应商“三证”、生产厂家“三证”、相关授权书等必须齐全。进口产品必须有国际通用的EC认证、FDA认证等。必须是能达到相关供货能力及配送能力的供应商。（2）严格执行医用耗材的入、出库制度及盘点制度。认真核对产品的生产日期、效期、注册证、型号等。进口产品须有报关单，强制性检验检疫的产品还要有检验检疫证明。严把质量关，不能让不合格产品流入临床。（3）库房管理员的定时培训。要保障医院信息化管理的通畅和应用，就要提高库管人员的综合素质[4]。不定期地对库管人员进行相关专业知识的培训和学习。（4）建立医用耗材不良事件记录。通过记录我们可以总结经验教训，杜绝同类事件再次发生。（5）对医用耗材供应商实行奖惩制度和黑名单制度。对信誉度低、供货能力差及账实不符的公司实行惩罚制度，情节恶劣的记入黑名单，直接停止使用该产品或续签合同时，不再续签。

2.2 建立完善的库房管理系统

建立完善的库房管理系统，使其与医院信息系统（hospital informations system，HIS）的其他模块（如财务系统等）对接。具体实施是对医用耗材实行条码管理，即二维码管理。二维码是用某种特定的几何图形按一定规律在平面（二维方向上）分布的黑白相间的图形记录数据符号信息的，它是一种简洁而廉价的信息存储方式[5]，它的出现可显著提高工作效率[6]，增强管理水平。

2.2.1 实行条码管理的理由

（1）医用高值植入性材料实现可追溯管理。通过一物一码向上可追溯到耗材的厂家、供应商、批次，向下可追溯到患者、使用时间、手术情况及手术医生等。一旦发生不良事件需要召回，可立即采取应对策略。（2）医用耗材的领取和使用过程可控、可追踪。减少和限制滥用、遗失、流失等情况发生；使医用耗材贮存和使用在其最需要的地方。（3）加强成本控制。系统和条码管理使医用耗材运行情况信息的采集更实时、准确。（4）提高工作效率。对耗材实行条码管理后，在扫描条码的同时产生入、出库信息。避免了大量核对、重复做账的工作（尤其适用于高值耗材）；不仅降低工作人员的强度，还克服了手工转录带来的信息不一致和滞后的困扰。（5）便于耗材的统计及规范化管理。一次性耗材的管理更规范，一人一用不再不可控；在效期、批次不同的情况下，可避免误操作，提高安全性[7]。（6）移动的数据登记不受场地限制，即时传输，规避了分库房原管理模式下的安全风险。（7）区别于一维码，二维码数据容量更大，超越了字母、数字的限制，条码尺寸小，具有抗损毁能力。

2.2.2 具体实施方法

通过条码的编制将有效信息，如医用耗材的品名、型号、批号、生产日期、效期、注册证、供应商的有效证件等编入二维码中，通过条码扫描器扫描录入同时产生入出库信息。并且同时产生预警信息，不合格产品拒绝入库。

2.3 建立完善的物流配送系统

截至目前，我院约有150个临床科室、50个医技科室。每月出库单据700～800单（不包括部分手工出库单）。造成领用单是临床科室近4倍的原因是：（1）临床科室无相对固定的物资领用人。临床工作的特殊性使其比较繁忙，物资无法做到专人管理。造成目前领取物资时“领取随意，随缺随领”。这既加大了库房的工作压力，又加重了临床工作人员的压力，同时也不利于科室的成本核算。（2）无完善的信息系统及物流配送。临床科室自己运送及存储能力较弱，增加了到库领取物资的次数。

实行物流配送的优势：（1）优化流程、提高效率、降低成本。临床可不出科便有物资使用，工作效率大幅提高，而且可实现无纸化办公的效果。（2）将零库存理念更好地贯彻下去。库管员可根据临床基数、临床每月的盘点数及总库一定急需物资基数的配置汇总进行申报购置、配送，达到占用最小库存、降低流动资金的目的。（3）完善的物流可达到适时送货，定期盘点二级库房，减少差错率发生，保障临床使用物资的安全。（4）给临床一线工作人员减负，让他们把更多的精力投入到诊疗工作中。（5）库房送货可选择错峰送货。库房可根据情况，错开电梯使用高峰期送货（如中午或晚上送货）。这样既不影响各方面的正常运转，又能顺利地开展工作，缓解了临床压力、库存压力、人员压力和电梯使用压力。

3 新举措下的管理模式

建立网上电子审批平台，病房医生下医嘱后，护士根据医嘱扫描条码同时产生费用，财务记账，库房自动减少库存。护士站根据库存和患者收治情况提请申购计划，通过内网直接上报到总库；总库通过内网汇总计划报医学装备部采购组；采购组再以电子邮件的方式一一通知供应商按指定时间送货到库。库房通过二维码读码器将耗材扫描入库，再根据科室网上的申购计划自动生成领用单；库房根据生成的领用单让物流配送到相关科室。具体流程如图4所示。

图4 新举措下的管理模式

4 评价

通过对二级库房耗材实行信息技术的管理，使医院对整个医用材料的运行情况有更直观的了解，操作程序也更规范。消耗的数据能及时反馈到财务系统的核算系统和成本管理系统中，保证了医院全成本核算各种数据的有效性和实时性。同时完善的物流配送的并行，让临床更专注于医疗事务中，库房工作也更省时省力，达到事半功倍的效果。

5 结语

如何更好、更规范、更合理地管理和使用医用耗材（尤其是高值耗材），为临床提供有力的技术支持、培训、后勤保障等，是医学装备部耗材管理人员共同努力的方向和目标。经过1 a多的信息技术的持续推进，使医院库房医用耗材管理由原来的手工管理逐渐转变为微机管理，由原来的粗放式管理转变为精细化管理，将库房管理工作推上了更高一个台阶[8]。我们将继续完善各个工作环节和流程，为临床诊疗工作的顺利开展提供有力的保障。

[1]薛丽波，乔迎伍，姚国红，等.医用消耗性材料二级库房网络化管理的研究[J].医疗设备信息，2006，21（8）：52-53，31.

[2]刘芳菲，张爱军.医院物资管理需建立二级库管理系统[J].科技与企业，2012（14）：54-55.

[3]刘燕，王淑芬，周娟.手术室物品总管护士的设立与管理[J].解放军护理杂志，2001，18（5）：41-42.

[4]邹华，李帆，胡彩虹.地市级医院手术室二级库房的管理模式[J].

（▶▶▶▶）（◀◀◀◀）内蒙古中医药，2013，9（31）：109-110.

[5]汪敏，王丁，周东.基于电子表单技术的多渠道数据采集在综合卫生管理信息平台建设中的应用[J].中国卫生信息管理杂志，2010，7（1）：43-47.

[6]于洪远，陈宝荣，邢国征，等.应用双向条码技术提高检验工作效率[J].现代检验医学杂志，2012，27（3）：163-164.

[7]赵韡，梁方舟.二级库房模式在高值耗材管理中的应用[J].中国医院，2008，11（12）：60-62.

[8]刘婕.临床科室医用耗材闭环式管理的探讨[J].中国卫生信息管理杂志，2014，11（2）：113-117.

（收稿：2014-12-26 修回：2015-04-12）（栏目责任编校：李惠萍）

Management of subordinate warehouse of medical disposable

CHEN-Bo,MA Chao-qiong,FENG-Gang
（Medical Equipment Department,Sichuan Academy of Medical Sciences& Sichuan Provincial People's Hospital,Chengdu 610072,China）

The existing management mode and flow of the subordinate warehouse of medical disposable were analyzed, and the problems were pointed out.Some suggestions were put forward from the aspects of institution,warehouse management system and logistics distribution system,so that the hospital cost could be decreased while the medical disposable management could be increased.[Chinese Medical Equipment Journal，2015，36（12）：143-145，162]

medical disposable;subordinate warehouse;informatized management

R318；R197.323

A

1003-8868（2015）12-0143-04

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.12.143

陈 波（1972—）女，主管护师，主要从事医用耗材的管理工作，E-mail：1610079534@qq.com。

610072成都，四川省医学科学院·四川省人民医院医学装备部（陈 波，马超琼，冯 刚）

冯 刚，E-mail：steedvan@163.com