基于B/S架构的器材设备科管理信息系统探析之五：采购流程管理

李向东，云庆辉，段　晔，晋　虎

基于B/S架构的器材设备科管理信息系统探析之五：采购流程管理

李向东，云庆辉，段晔，晋虎

目的：设计并实现基于B/S架构的设备采购流程管理模块，规范医院设备采购流程，推进医院信息化建设。方法：利用面向服务的体系结构（service-oriented architecture，SOA）作为主体架构，以互联网信息服务管理器作为发布工具开发模块的各项功能。结果：医院各科室通过院内局域网，在IE浏览器中输入该系统所在服务器的IP地址即可轻松实现在线办理设备采购业务，各临床科室也可以通过IE浏览器查询本科室的设备采购进度情况。结论：该系统为医院各科室查询设备采购进度情况提供了便利，使设备采购流程得到了有效的规范和优化。

信息化；B/S；面向服务的体系结构；采购

0　引言

伴随着医院信息化建设的不断深入，绝大多数医院在经营理念上已由过去的计划经济逐步向市场经济并轨，在新形势下设备采购管理也发生了巨大的变化[1-2]。由于高科技的发展，国内外各种先进医疗设备大批引进医院，对医疗设备管理水平的要求也越来越高，因此，对医疗设备从采购到维护的整个环节需要严格的科学管理，传统的设备管理方式已经不能满足当前设备管理的需求。为了适应医院信息化建设的需要，提高设备的利用率和管理人员的工作效率，建立一个新的医疗设备信息管理系统是医院信息化建设的一项重要内容。

通过应用医疗设备管理软件，对医疗设备效益分析与采购进行管理，有效提高了医院医疗设备管理工作的水平和效率，使医疗设备管理更加准确、细致，降低了医院的医疗成本，防止了医院固定资产的流失、闲置。

1　采购流程管理的意义

医疗设备是医学装备中十分重要的组成部分，具有精密度高、配套性强、价格昂贵、技术更新快以及安装条件和工作环境要求高等特点，是医院创造经济效益和社会效益的必要载体，在医院建设和发展中起着重要的支撑作用[3]。对于医疗设备采购的管理必须顺应社会的发展规律实现信息化管理。通过系统结合流程来提高采购效率，完成医疗设备的采购。

（1）采购结合流程管理本质上更加方便，过程严格有序，信息交流便捷，与供应商协同有据可查，可大幅度降低采购成本、缩短周期。

（2）采购流程的管理使采购过程更加透明、规范，严格控制采购过程，可杜绝采购过程中的腐败。采购信息由采购员通过系统直接生成采购记录，交由下一步负责人审批方可进入下一步，避免了采购中的黑洞。

（3）实现标准化的采购流程。系统管理采购管理模块是在对业务流程进行优化的基础上进行的，严格按软件规定流程进行，规范采购行为，有利于建立良好的采购环境，杜绝采购过程中的随意、差错，减少损失。

（4）通过规范采购流程，有利于信息的管理、审核，促进采购管理定量化、科学化，为决策提供更多、更准确、更及时的信息，使决策依据更充分。

2　技术架构

B/S架构是随着Internet技术的兴起，对客户端和服务器进行改进的一种结构[4-5]，本模块就是采用这种架构，其具有以下优势：

（1）维护和升级方式简单。目前，软件系统的改进和升级越来越频繁，B/S架构的产品明显体现着更为方便的特性。对一个稍微大一点的医院来说，系统管理人员如果需要在几百甚至上千部计算机之间来回奔波，效率和工作量是可想而知的，但B/S架构的软件只需要管理服务器就可以了，所有的客户端只是浏览器，根本不需要做任何的维护。无论用户的规模有多大、有多少分支机构，都不会增加维护升级的工作量，所有的操作只需要针对服务器进行；如果是异地，只需要把服务器连接专网即可实现远程维护、升级和共享。所以，客户机越来越“瘦”而服务器越来越“胖”是将来信息化发展的主流方向。今后，软件升级和维护会越来越容易，而使用起来会越来越简单，这对用户人力、物力、时间、费用的节省是显而易见的、惊人的。

（2）成本降低，选择更多。B/S架构的软件只需要1台上网的计算机即可使用，客户端零安装。

（3）系统扩展性好。B/S架构相对于C/S架构扩展性强，可以选择不同的技术和架构，异构系统之间更加方便集成和整合。

（4）系统集中部署。系统集中部署在服务器上，包括Web应用服务器、数据库服务器。系统运行所需的所有软件都安装在服务器上，数据也集中存储在服务器上，数据的集中存储管理使得数据更加实时、安全、统一和完整。

3　系统概述

设备采购管理在医院有很重要的地位，通过采购管理降低设备成本是医院增加利润的一个极有潜力的途径。采购也会影响库存，采购管理不当，会造成大量多余的库存，库存会占用医院的大量资金、增加管理成本。采购管理本身的好坏会影响供货的及时性、供货价格和供货质量，而这些都与医院最终设备的价格、质量和及时性直接相关。

本系统不仅对采购一般设备的流程管理进行了规范，而且还可以根据采购设备的特点自定义采购流程，方便采购设备工作的展开。

4　系统目标

采购系统帮助采购人员控制并完成从采购计划、采购合同直到合同跟踪全部过程的管理，可有效地监控采购计划的实施、采购成本的变动及供应商交货履约情况，从而帮助采购人员选择最优秀的供应商和采购策略，确保采购工作高质量、高效率及低成本地完成，使医院处于最佳的供货状态。本系统支持采购流程管理的方式有2种：（1）按照标准的流程进行采购；（2）根据设备的特点自定义采购流程。重点要实现的目标有：（1）实现对供应商信息的动态管理和维护；（2）科学、准确、灵活地制订采购计划和采购策略，指导和规范医院日常的采购经营活动，保证采购设备的及时准确，确保使用的持续进行；（3）实时动态地查询物资库存情况，避免盲目采购造成库存积压；（4）对医院采购计划的编制、审批、分配、下达进行监督和控制，对物资采购合同的编制、医院日常订货、到货检验、计量、入库、付款结算进行跟踪和追溯；（5）根据采购设备的特点为其设置特定的采购流程，实现采购的灵活性。

系统优势：本系统采用B/S结构，方便快捷、操作简单。采购流程实现自定义管理，可根据采购设备的特点设置采购流程。系统提供丰富、灵活的业务分析报表，包括采购订单执行情况明细表、采购订单执行情况汇总表等，同时支持灵活设置报表查询分析条件，帮助医院快速、准确地获取支持采购决策和业务控制的相关信息。

5　模块介绍

一般的设备采购有规范化的流程，这样可保证采购工作的严谨性和有效性，如图1所示。

图1　设备采购管理模块流程图

自定义采购流程是根据采购设备的特点或付款的方式自定义符合其特点的流程。例如有些医疗设备必须从国外引进，需建立外贸采购流程；再者，付款方式不同，采购的流程也不尽相同，可根据一次性付款、分2次付款、分3次付款、万元以内等不同方式分别建立符合其特点的采购流程，规范其工作。

采购流程自定义实现核心代码：

protected void ImgBtn_Save_Click(object sender，ImageClickEventArgs e)

{

stringstrErr="";

if(tb_FLOWDEPLOY_ID.Text.Trim()=="")

{

strErr+="标识不能为空！\n";

}

if(tb_FLOWNAME.Text=="")

{

strErr+="预算编号不能为空！\n";

}

if(strErr!="")

{

MessageBox.Show(this，strErr);

return;

}

constint FIELD_COUNT=10;//字段数

SqlConvert.DbField[]arr=new SqlConvert.Db－Field[FIELD_COUNT];

int i=0;

arr[i++]=SqlConvert.GetDbField_Ora("FLOWDEPLOY_ID"，this.tb_FLOWDEPLOY_ID.Text，HISPlus. SqlManager.FIELD_TYPE.STR);

arr[i++]=SqlConvert.GetDbField_Ora("FLOWNAME"，this.tb_FLOWNAME.Text，HISPlus.SqlManager.FIELD_TYPE.STR);

arr[i++]=SqlConvert.GetDbField_Ora("REMARKS"，this.tb_REMARKS.Text，HISPlus.SqlManager.FIELD_TYPE.STR);

DataSetds_exist=DbHelperOra.Query("select* from eq_flowdeploy where FLOWDEPLOY_ID='"+ tb_FLOWDEPLOY_ID.Text+"'");

stringsql=string.Empty;

if(ds_exist!=null&&ds_exist.Tables[0].Rows. Count＞0)

{

sql=SqlConvert.GetSqlUpdate("eq_flowdeploy"，arr，i，"FLOWDEPLOY_ID='"+tb_FLOWDEPLOY_ID.Text+"'");

}

else

{

sql=SqlConvert.GetSqlInsert("eq_flowdeploy"，arr，i);

}

int ii=DbHelperOra.ExecuteSql(sql);

if(ii＞0)

{

this.Response.Write("＜script＞alert('更新成功');＜/script＞");

}

else

{

this.Response.Write("＜script＞alert('更新失败');＜/script＞");

}

}

6　一般采购流程的详细分析

6.1采购前准备

设备采购前由科室提出采购申请及购置计划，经院领导逐级批准审核后交由器材设备科统一进行集中采购，采购前准备主要采用公开、公平、公正的原则进行设备招标，器材设备科与中标供应商签订合同，实施采购，采购流程为：公司草拟合同→科室签订合同→设备科签订合同。

设备招标应准备好招标文件。招标文件是整个投标过程中所遵循的法律性文件，是投标和评标的依据，也是构成合同内容的关键。因医疗设备比较特殊，因此招标文件中的商务部分要对投标厂商及所投标的医疗设备的资质文件有明确要求。招标文件的技术条款对需要采购设备的技术功能和配置需要提出要求。签订合同时应仔细阅读，以防合同中出现漏洞而产生事后合同纠纷。在采购前应做好充分的准备工作，凡是和采购有关的问题都应事先考虑到，并制订相应的对策。

6.2集中采购

集中采购是指将集中采购目录内的货物、工程、服务集中进行采购，降低分散采购的选择风险和时间成本，避免多次重复安排相同项目的采购而产生降低工作效率、丧失采购效益等弊端。如果要求采购人各自去找专家验收，势必会增大困难，也会耗费更多的时间、精力和财力等，而如果由集中采购机构出面组织一个专家验收小组，将整批采购项目一次性验收完毕后，再交付采购人，就会减少诸多采购人的验收工作量，节省了大量的时间、人力等。同时，集中验收也会加强对验收人员的监督，更便于对采购项目的质量把关。

医疗设备属于特殊资质的设备，在实际工作中发现某些供应商提供的文件与实际产品不符，存在冒用其他厂家产品的资质文件、伪造非法的授权书等情况。通过严格的审核程序，必要时通过网上查阅和向其他竞争对手了解、确认相关的信息，以确保集中采购的合法性、公平性和严肃性[6-7]。

6.3设备验收

医疗设备验收工作是设备从招标采购到正常使用的整个过程中的重要环节，医院设备科验收工作人员为了确保新购设备的质量和安全使用，必须遵循一整套完整、合理、规范的验收流程。做好医疗设备的安装验收工作，对于加强设备管理及在后续使用中充分发挥设备效能具有重要的意义。同时，购买医疗设备是一项涉及重大金额的经济贸易行为，通过签订合同来保护双方的合法权益，通过验收检验是否满足合同的要求来保障医院的利益得以实现。

设备到货后需由医院专业人员进行设备验收工作，检查出厂合格证、设备说明书、质量证明书等是否齐全，按照装箱单检查清点并做好记录和交接手续，最重要的一点是安装调试，发现质量异议及时通知供货商进行调换。设备验收时即可为设备建立一套完整的采购档案，为后续设备投入使用的维修、检测提供依据。

6.4设备计量质控

医疗设备的计量质控是医院质量控制管理的一项重要内容，它是指医院在医疗服务质量保证方面的指挥和控制组织协调的活动。

随着数字化、智能化和大规模集成电路的应用，医疗设备技术复杂程度越来越高，其维修技术、部件、元器件来源逐渐走向专业化和个性化，在这种条件下，医院计量站面临单一质控向预防维护、校准与计量、安全监督、智能控制等多功能、多职责和多任务转化。设备投入使用前的计量质控可以有效地减少因设备故障而造成的医疗事故。

6.5设备档案

设备档案，是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作建立的档案。

设备档案是医院档案的重要组成部分，也是设备管理工作的重要组成部分。设备的正常运行及维护保养是设备管理工作的基本任务，设备档案管理工作为这一基本任务顺利、经济地完成提供了基本技术支持。

6.6设备登记

采购的医疗设备经过验收、质控和建档后还需要进行设备登记。设备登记将会记录该医疗设备的详细信息，如设备编号、规格型号、技术参数等。这些设备信息在设备投入使用时将会提供重要的指导作用，并在后期的保修、维修中具有很高的参考价值，为以后购买该类设备提供了数据参考，方便了全院设备的统一管理。

6.7财务付款结算

财务结算工作主要是指收款或者付款工作。首先，结算要心细，不能出错，出错要自己承担责任；其次，一定要审查结算凭证是否规范，有审批；第三，认真审核支票或者汇票，不可缺项。财务付款结算的主要工作是录入每笔结算的详细信息，认真核对支票和汇票的信息，制订打印财务报表等。该模块简化了用户的操作步骤，使财务结算更加清晰、准确。

6.8设备条码管理

随着医院的不断发展，医疗设备的不断更新、引进，设备管理变得越来越复杂。为了能够有效方便地管理设备，该模块应用了目前比较先进的条码识别技术。在设备投入使用前，每台设备都将被粘贴一个唯一的一维码，该一维码是设备生命周期中唯一一个可以有效识别的凭证。在设备后期维护和质量控制中扫描该一维码将会自动识别设备的基本信息，进一步使用具有远程访问数据库功能的手持数据终端，根据条码信息访问医疗设备信息数据库，可获得医疗设备所有信息[8]。

7　结语

该模块的引入使得医院设备采购流程得到了大大的简化和规范，使采购管理以及设备管理进入了数字化阶段，提高了医院的工作效率。一个好的系统在医院投入使用后可以提高医院的整体管理水平和工作效率，有效地填补管理中的漏洞，为现代化医疗谱写新篇章。

[1]党伟.医疗耗材库存与采购控制管理[J].中国医院管理，2011，31（9）:93-94．

[2]徐开敏.浅析医院物资材料的采购管理[J].医学信息，2011，24（6）:3 269-3 270．

[3]向国驹.浅谈医疗仪器设备招标采购[J].医疗卫生装备，2006，27（3）:55-56．

[4]应俊，陈广飞，何史林，等.基于B/W/S结构临床科室医疗信息平台的开发[J]．医疗卫生装备，2008，29（6）:47-48．

[5]张文增，孙振国，赵冬斌.基于B/S结构的实验室管理信息系统开发方案[J].计算机工程与应用，2002，8（11）:232-233．

[6]周洁.军队医疗设备集中采购存在问题及对策[J].医疗卫生装备，2013，34（11）:105-106，113．

[7]金益波.医院自主采购方式探讨[J].医院管理论坛，2009，26（12）:56-57．

[8]朱秀丽.浅谈条形码技术在现代医院耗材管理中的应用[J]．医疗卫生装备，2013，34（9）:121-122．

（收稿：2014-05-29修回：2014-09-11）

Equipment department management information system based on B/S architecture:purchase process management

LI Xiang-dong,YUN Qing-hui,DUAN Ye,JIN Hu
(Department of Equipment,Xijing Hospital of the Fourth Military Medical University,Xi'an 710032,China)

Objective To develop an equipment purchase process management module based on B/S architecture to standardize hospital equipment purchase process and promote hospital informatization.Methods Service-oriented architecture (SOA)was adopted as the main architecture,and internet information service(IIS)manager was used as the publishing tool.Results All the departments could visit the system through hospital intranet and perform on-line equipment purchase and inquiry for progress.Conclusion The system facilitates the inquiry of all departments for the progress of equipment purchase,and standardizes and optimizes the equipment purchase process.[Chinese Medical Equipment Journal，2015，36（5）：134-137]

informatization;B/S;SOA;procurement

[中国图书资料分类号]R318；TP311.13；R139.324A

1003-8868（2015）05-0134-04

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.05.134

李向东（1963—），男，博士，副教授，副主任医师，主任，主要从事医疗设备及耗材管理方面的研究工作。

710032西安，第四军医大学西京医院器材设备科（李向东，云庆辉，段晔，晋虎）