档案管理计算机化的问题与相关方法

白 峰

南阳医学高等专科学校，河南南阳 473000

档案管理计算机化的问题与相关方法

白 峰

南阳医学高等专科学校，河南南阳 473000

当今社会随着科学信息技术的不断发展，档案管理计算机化逐渐地替代了传统的人工档案管理模式。对高校而言，档案管理部门建立统一化的计算机形式的档案管理，提高档案管理水平，促进档案管理系统化、科学化、规范化发展已经是当前高校档案管理的发展趋向。然而在实际的档案管理计算机化的建立过程中却出现很多问题，需要档案管理人员采取相应措施。本文就以档案管理计算机化的问题与相关方法为研究课题，系统地进行阐述和研究。

档案管理；计算机化；问题和方法

计算机网络的发展给现代人们的生活方式带来了巨大的转变，档案管理的计算机化已经是当代档案管理的趋势，并且随着科学技术的推动，档案管理计算机化已日渐完善。然而，在高校的档案管理计算机化中还是存在一些问题因素，例如校内学生档案电子文档的统一性及真实性，以及电子档案的法律效力不明确性等问题。此外，高校的档案管理人员的计算机技术的专业知识和管理经验存在严重的缺乏。所以，应该加强对高校档案管理计算机化的建设工作，积极解决档案管理计算机化中存在的问题，推动档案管理计算机化的高效稳定发展已经是当下高校档案管理现代化的必然要求。

1 档案管理计算机化的优点

1.1 档案管理检索快捷

计算机化的档案检索比较方便快捷，只需要档案管理人员输入档案检索的主题词就可以找到所需要的结果。因为档案管理部门大部分都是按照学生年级或是专业进行分类管理，因此在主题检索的过程中档案管理人员就可以设置一些主题词进行限制，这样一来就能大大地检索速度。

1.2 便于档案的管理

采用档案管理计算机化、网络化形式的管理，管理人员就可以利用计算机网络将不同类型的档案文件进行分门别类式的管理，并且为其设置专属的代码编号，不仅有利于档案的归档统计还能提高档案管理人员的整理、编制速度。

1.3 利于档案资源的优化整合

利用计算机化的档案管理能实现最大限度的网络化管理以及档案信息的收集工作。一方面档案管理人员可以借助于计算机实现最大限度的资料收集、录入工作；另一方面，管理人员可以建立一套完善的档案管理规章制度，提升档案文献的利用效率。此外，管理人员借助于计算机网络技术还能够大大提升档案资源的优化整合，为社会提供更加便捷、高效的服务，充分地发挥档案管理的经济效益和社会效益[1]。

2 档案管理计算机化的问题

2.1 档案管理工作人员的思维僵化

长期以来，传统的档案管理模式已深深地植入档案管理人员的脑海里。档案管理人员容易形成固定的档案管理模式，对档案管理计算机化的认知方面还存在很多不到位的地方。具体表现为，很多高校都已建立了档案管理计算机化，但是档案文件还是传统的纸质文件并没有转化成电子档案。由于现在档案管理计算机化是一个纸质档案向电子档案转化的一个重要时期，这就需要高校的档案管理人员兼顾电子档案和纸质档案的共同管理。然而，在实际的管理中因为纸质档案文件数目过于庞大，需要耗费大量的人力、物力，加之档案管理人员数量有限，从而导致纸质档案管理文件混乱或是缺失[2]。

2.2 档案管理人员缺乏计算机方面的专业知识和技能

现代化的档案管理需要档案工作者采用计算机信息技术，进行档案的收集、录入、保存、传输与共享等，从而使档案管理达到无纸化、数字化、网络化、社会化，从而发挥出档案的最大利用价值。然而在高校档案管理工作中，由于档案管理人员计算机专业技能的缺失，在实际工作中他们仍然还是采用传统的纸质档案管理方式，档案管理计算机化无法有效地落实到实践中，造成学校档案管理模式和管理方法滞后，在一定程度上成为阻碍了高校档案事业的发展。

2.3 计算机化的档案管理平台不够完善

档案管理的计算机化，不仅需要档案管理人员将传统的纸质档案转变成电子档案，还需要建立一个完善的档案管理计算机平台，从而方便档案管理的检索和查阅以及补充。此外， 档案管理采用计算机化虽然减少了档案管理人员对档案资源的优化整合时间，但却容易出现档案管理的安全问题。例如，一些黑客人员攻击校内的网站平台的过程中很容易对联网的电子档案进行窃取和篡改，这就造成档案核对环节的资料错误和缺失，并且因为是外界因素的干扰造成档案文件的缺失，所以责任人方面难以确认[3]。

3 档案管理计算机化存在问题的相关方法

3.1 档案信息化管理平台的搭建

档案信息化管理平台的搭建是保障档案管理实现计算机化的根本保障。该平台主要包括：应用基础设施平台、档案信息资源整合交换平台、档案信息资源中心、档案管理应用支撑平台以及档案管理应用平台。并根据以上档案管理平台的主要作用，安排专业的人员进行管理，并且平台之间具有一定的关联性，这样也是保障信息化管理平台之间资源的共享[4]。

此外，这五个信息平台的搭建应建立一个统一的档案管理规章制度进行优化管理，以保障各个信息化平台之间的统一性。并选用一些熟知学校档案资源，并具有计算机专业知识和技能的人员来从事学校的档案管理工作，以保障档案管理信息化平台得到最大限度地发展，真正意义上实现档案管理的计算机化。

3.2 提升档案管理计算机技术水平

高校档案管理计算机化的基础工作是硬件设备的完善。包括：档案信息采集设备、档案信息存储设备、档案综合管理系统软件，实现档案信息的管理与利用功能。

其次是提升档案管理人员信息化的建设和管理水平。实行档案管理计算化过程就是，把纸质文件经扫描仪或电子文件形成数字化信息，实现检索目录信息化、库房管理信息化以及管理业务信息化等，改变了档案管理模式，提高了档案管理水平。

最后还需要提升档案管理计算机技术水平，这是实现档案管理计算机化的技术保障。档案管理的计算机水平的提升主要是从计算机技术的安全性和档案管理的整合技术的提升。计算机技术安全性的提升，就是要做好档案管理的保密工作，一方面设置防火墙和密码等设施，防止外来隐患因素的干扰，另一方面，优化现有的计算机档案管理的安全性能，尤其是检索、查阅时的安全性，避免外来因素对档案信息的篡改[5]。

4 结论

综上所述，通过对档案管理计算机化的问题与相关方法的探究，可以得知，如今档案管理正处于传统模式到计算机化管理的转变。在现实工作中，高校档案管理上还是存在一定的问题，例如技术设备的限制、档案管理制度的不完善和技术人员的缺乏等，因此若要在根本上解决这些问题隐患，应该从计算机化本身出发，搭建档案信息化管理平台提升计算机技术水平，才能真正实现档案管理的优化发展。

[1]李秀云，李莉，段慧，等.浅谈医院档案管理的现状及档案信息自动化的管理对策[J].中国医刊，2014（10）：101-102，104.

[2]王方芳.浅谈会计电算化档案管理[J].科学中国人，2015（7）：11.

[3]高宇静.电子文件档案化管理分析[J].企业改革与管理，2015（8）：36.

[4]谭晓冬.探讨现阶段的信息化档案管理[J].大科技，2014（15）：3-4.

[5]闫怀康.浅析信息化时代下档案管理的创新与发展[J].华章，2014（28）：350.

TP3

A

1674-6708（2015）144-0034-01