探究计划生育档案管理的困境与措施

文/山东省龙口市石良镇计划生育宣教中心　曲显禹

探究计划生育档案管理的困境与措施

文/山东省龙口市石良镇计划生育宣教中心曲显禹

【摘要】随着新时期改革的不断推进，我国档案管理事业也发展的更加完整。在计划生育工作的实施中，计划生育档案的管理是其中的重要组成部分。现今我国的计划生育工作逐渐走向规范化，对计划生育档案的管理工作也提出了新的要求。如何做到档案管理的正规性和法制性，提高档案管理的质量，成为人们不断思考的问题。

【关键词】计划生育；档案管理；困难；措施

当前我国计划生育的实施工作已经逐步趋于稳定，人口数量也得到了有效控制，计划生育工作进入了稳定发展的新阶段。计划生育档案是计划生育事业进行的原始凭证，是计划生育工作的完整档案。随着计划生育工作的全面开展和不断深入，计划生育档案中的数据信息也在不断增加，这为计划生育档案的管理工作提出了新的挑战，也对计划生育档案的管理者提出了新的要求。为合理解决计划生育档案中存在的困难，提出新的办法和解决对策。

一、计划生育档案管理的困难

计划生育的实施，对加强现代化建设，提高人们的生活质量有着十分积极的作用。加强计划生育档案的管理，是计划生育实施的基础，也是计划生育工作能够圆满开展的保障，对于推进社会主义的建设起到了重要作用。然而，随着计划生育工作不断深入开展，档案管理中的问题也逐渐显现出来，急需要得到解决。

（一）管理意识淡薄。在工作中，管理人员受习惯及自主意识的影响，对档案管理工作没有达到合理的认识，对档案管理工作的重要性理解不够深入。加之一些领导没有真正意识到档案管理工作的真正意义，使得档案管理工作者在进行管理工作是思想懈怠，工作不够负责等现象。这种现象也导致了档案中的资料收集不够完整、整理不及时、归档不准确等问题，直接影响数据的准确性，使计划生育在实施中无法正确开展，影响工作质量。由于对档案管理工作的认识不够，很多机构没有设专门的档案管理员，甚至找临时工来完成档案的整理工作，这类人员由于管理意识淡薄，对所从事的工作不够了解，往往敷衍了事，导致档案中出现严重的错误。更有单位由于受到利益的驱使，在档案中弄虚作假，制造不合理的数据，使档案中的数据可信度降低，影响了档案的质量，使得数据缺乏基本的客观公正。

（二）管理手段落后。在计划生育档案管理工作中，管理手段相对落后，这也与相关领导对其重视程度有直接关系。在档案管理中，制度是影响管理的重要因素，从当前的管理制度来看，计划生育档案管理受重视程度严重不足，对档案的管理放任不管，任其发展，没有严格按照档案管理的相关制度来制定管理措施。从目前的档案管理方式来看，许多基层的管理工作依然通过手工完成，在档案的编排修改中，也很少使用高科技手段，使得档案管理效率较低。对档案的监管工作不到位，使档案存在极大的漏洞风险。虽然国家已经针对档案的管理制定了相关法律，但许多乡镇部门没有及时更新管理手段，增大了档案遭受破坏的风险。

（三）管理人才缺乏。人才素质也是影响计划生育有效进行的重要因素。在目前从事计划生育档案管理的人员中，普遍缺乏高等教育，知识的掌握程度不够。专业技能跟不上，也没有接受过正规的培训，在工作做中存在的很大的障碍。另外，档案管理的工作者多为弱势群体，在工作能力和体力上存在着明显的不足，无法完成工作的延伸，也没有更多的经历去进行相对专业的培训。有些单位使用临时工或临时借调人员进行档案的管理，这些人缺少对工作本质的基本认识，在工作中容易出现重大的错误，影响工作的正常进行。从事档案管理工作部门的干部也多为兼职，没有相应的编制，对档案管理工作的了解较少，对相关制度的制定缺乏合理性，影响了档案管理的水平。

二、计划生育档案管理的改进措施

（一）强化管理意识。随着计划生育工作的深入开展，计划生育档案管理的重要性也逐渐显现出来，受到人们所关注。为了使计划生育档案管理工作得到全面的提升，从事档案管理工作的员工和领导都必须更新观念，对档案管理工作有足够正确的认识。认识到计划生育管理工作的重要性，定期学习，充实自己。由于长期对管理工作认识不足所导致的管理漏洞十分明显，工作人员要了解自己存在不足，对管理工作的认知形成全面的认识。领导要进行合理的宣传工作，将管理工作的意义和重要性通过多种方式传达给工作人员，结合实际，向工作人员说明档案管理工作的重点。对档案管理的工作人员进行合理的编排和分工，使其明确自身的位置，制定相关对策，提高员工的工作效率，提高员工的工作热情，对档案管理工作进行全面深入的了解，强化管理工作。

（二）改进管理手段。随着科技的不断发展，新的科技技术逐渐走进了人们的生活，参与到办公与学习中去。做为档案的管理者，也要加强自己对新技术的学习和了解，将计算机等先进技术运用到工作中去。在工作中，不要受到传统观念的影响，沿用落后的手段，不要受到习惯的影响，要积极开拓自己的视野。要多进行有关资料的学习和研究，并运用到自己的工作中去。计算机是现代办公必不可少的使用工具之一，在工作中，要有效利用到新的科技，将新型科技与自身的工作相结合，完成数据的整合与创新，完成对新知识的探索，并及时对现有的资源进行更新。对自己不能理解的内容要及时进行内部讨论，找出最合理的管理方式。单位要积极开展对员工的培训，使员工提高工作能力。

（三）加强人才培养。提高工作人员的综合素质对档案管理有着十分积极的作用。档案管理工作是计划生育中十分重要的环节，整理工作需要一定的专业性，因此要注重人才的引进，让档案

管理工作人员队伍的整体素质得到提升。现在我国十分重视档案管理工作的开展，在各大高校也都设立了相关专业，因此在应用人才上，不要片面的进行选择，要全面开展对人才的选拔，注重专业素养和专业知识的掌握，使档案管理工作的进行更加专业化。另外，在有关部门领导的配备上，要注重其个人能力，配备专业知识较强，管理能力优秀的领导。这样有助于管理方法的制定，能够及时发现工作中存在的问题，并对管理工作有充分的认识，能够有效的进行工作指导。

在工作中，要不断提升工作者的专业能力，组织相关的专业培训，不断加强先进知识的学习和掌握。给工作人员提供合作交流的平台，使档案管理者能够学习到其他相关部门的先进知识，从而更好的进行知识的整合。还要为工作人员提供相应的资料或书籍，使其完成自我学习，使自身的能力不断得到提升，促进工作更好的开展。工作人员只有不断提升其自身素质，才能在越来越激烈的工作竞争中脱颖而出。

三、结语

随着计划生育工作的不断深入进行，计划生育的管理工作也在更加全面的开展，随之而来的问题也逐渐显现出来。在计划生育档案的管理中，必须对工作有更深刻、更全面的认识，并不断的充实和提升自己。注重专业知识的学习，有效利用先进科技，将先进的技术融入到日常的管理工作中来，与时俱进的改善档案管理的办法，不断完善管理方式，使档案管理工作中的问题得到解决，从而促进计划生育工作的进行。

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