高校本科教务管理信息化形势下的院系教务秘书工作

孙文婷

摘要：高校院系本科教务秘书工作直接决定着院系教学活动的顺利开展。本科教务工作信息化是高校管理和教育信息化的一个重要组成部分，它突破了传统教务工作时间、空间的限制，可以在很大程度上提高教务工作的质量和效率，促进学校教学质量的提升。这也对院系教务秘书的工作方法和思路提出了新的要求。

关键词：本科教务秘书；教务管理信息系统；高校服务工作

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）37-0007-02

一、关于高校院系本科教务秘书工作

本科教学工作是高校教学活动的重点，而教务管理工作又是高校教学工作的核心。院系本科教务秘书是大学教务处和学院之间进行教学和管理沟通的枢纽，是学院教学院长管理思想和理念的直接执行者，学院教务工作的具体实施者。学院教务人员的工作质量直接决定着学院的教务管理水平和学院教学活动的组织和实施。本科教学是一所大学教学工作的重中之重，院系的本科教学工作责任重、事务繁杂，并且直接与师生打交道，要胜任这一岗位，必须具备过硬的政治素养，及时把握国家的高等教育政策方针，了解学校教务规章制度，指导日常管理和服务工作；有较强的包容心、服务意识和奉献精神，设身处地为师生着想；有统筹处理事务的能力，能应对工作中各种繁琐的情况。

随着高等教育的发展和普及，高等院校的教务管理工作也必须有相应的进步：首先，学生数量剧增、教学管理信息剧增，对教务管理工作的效率要求越来越高；其次，社会对学生的需求日趋多元化，学生修习学业的自主性、能动性增强，对教学管理的丰富、公开的程度要求更高；再次，高等教育的普及和社会整体文明程度提高，高等院校的教务工作也应更人性化、更具有服务意识。院系的本科教务工作，面对的是最基层的师生和教务部门的十几个科室，涵盖面广，工作量大，信息繁琐，工作的效率和质量的提升需要技术的支持，信息化以其符合时代潮流的优势，被引入到高等学校的本科教务管理中。

二、教务管理信息系统在教务工作中的优势

教务管理信息化是教育信息化在教学管理上的体现，是指在教务管理工作过程中，运用以计算机技术、网络通信技术为基础的现代信息技术和数据库技术，以教务管理信息系统为载体，以改善教学管理手段，提高教务工作效果为目的，服务高校教育教学工作，满足教学需求，支持教学管理决策。教务管理信息系统是教务管理信息化建设的核心。以笔者工作的中国海洋大学为例，教务部门将主要几项教务工作都纳入了系统，包括学籍管理、培养计划设置、学生选课、教师登录成绩、成绩查询、考试报名、学分审核等。

与传统依赖人工操作和档案记录的教务管理相比，教务管理信息系统不再需要查找资料、核对信息、寻找关联等繁琐的步骤，节省了大量的人力、物力和空间，更系统，更集中，更具有即时性，更便于教务工作者全面掌握工作信息、教务资源共享和工作人员与师生间互动，具有显著的优势：

1.有利于提高教务工作的效率。传统的教务工作以纸质材料为主要载体，必须有现场审批人的签章为执行依据，对教务工作者和师生来说，都是一项需要耗时耗力的工作。而依托信息系统的管理模式下，这一切通过网络就可以完成。以更改成绩为例，学生需征得任课教师同意后提交试卷原件及班级原始成绩单，经院系教务秘书、教学院长审批无误，报送学校教务处更改成绩，并复印存档。在纸质时代，联系任课老师、查找试卷和成绩单、学院审批和学校审批存档都在不同的地方，而教务管理信息系统可以上传凭据、账号审批，足不出户就可以办理。无论是院系教学院长、教务秘书还是师生，都可以节省很多时间和精力。另外，课程信息、学生信息等在注册报到、选课、考试、成绩登陆等环节都可以重复利用并随时改动。系统的统计、筛选等功能也大大减少了工作量。

2.有利于扩大教务管理的覆盖面，整合多种电子资源，提高教务教学质量。教务信息系统将教务管理与服务工作操作由一对一改为一对多，发布信息更加透明、公开，与师生的反馈互动也更加及时，特别是选课和加课工作，教务信息系统可以公开教学资源，对学生和课程资源统筹安排，达到最优效果。

3.学生修习学业自由度更大，有利于高校学分制的建设和发展。学分制是以选课为核心，教师指导为辅助，通过绩点和学分，衡量学生学习质和量的综合教学管理制度。早在上世纪80年代，中国高校就开始实行学分制改革，但是当时实行学分制的高校，几乎全部是学年学分制。去年，我国多个省份普通高等学校学分制改革已经拉开大幕：一大批学校已经开始实施学分制收费。17所学校学分制收费及新增专业收费标准获批。学年制是以学年为计量单位衡量学生学业完成情况的教学管理制度。学分制则是把规定的毕业最低总学分作为衡量学生学习量和毕业标准的一种教学管理制度，与学年制相比，学分制可以更充分地发挥学生的积极性主动性，开发学生潜能，提高教师竞争意识，改进教学效果，更好地优化教学资源配置。在网上选课系统里，学生可以充分享有本校甚至一部分外校的教学资源，根据自己的需求进行选择，自主规划学业，可以说，教务信息管理系统为高校学分制的建设和发展提供了有力的技术支持。

三、本科教学管理信息化对院系教务秘书提出的新要求

随着教务信息管理系统的推广应用，院系教务秘书的日常工作方式和内容也有了很大的变化，相应地，新的工作模式也对教务秘书提出了新的要求。

1.有熟练的计算机能力，可以操作系统和处理相关数据。教务秘书对自己身份的定位应由管理者向服务者转变。在纸质档案和人工劳动的时代，教务秘书的形象大概是埋首学生名册与各项规定中，夜以继日辛苦忙于核对和清点。技术条件的改善将这一工作强度大大降低，但并不意味着就可以完全用教务管理信息系统取代人工，而是可以将人的力量用于追求更高的工作质量，将高高在上的管理者变身师生工作、学习中的助手和顾问。

2.从思想上重视服务工作，提高自身修养。院系教务秘书的工作的确是非常繁琐的，除了完成学校教务处和教学院长的布置的任务，还要面对最基层的师生出现的种种问题。但事务性的任务永远不是工作的灵魂，作为一名教务秘书，应当时刻牢记教务工作的岗位是因学生而存在的，学生的成长和发展才是所有工作的核心，必须以此作为考虑工作中一切问题的出发点。另外，不能因岗位的平凡就不规范自己的言行举止，教务秘书是直接与学生打交道的人，其态度行为不仅关乎教务工作的质量，更会影响未成年的学生对学校的信任度。教务秘书良好的岗位形象，不只是个人修养的需要，也是院系教务工作良性循环的重要保障。

3.善于换位思考，服务到位。首先是发布通知、安排任务时，要尽可能详尽宽松，考虑到操作难度和可行性，强拉硬派必然会挫伤师生工作的积极性；其次，当师生遇到问题前来咨询时，教务秘书最有把握的是根据自己的经验给出知识性的建议，但这并不够，每一位师生的问题都有其特殊的背景条件和特定的情绪，他们要面对的是学校的各种规章制度和不同部门不同风格的工作人员，只有把自己摆在对方的位置上，从对方的利益出发，才能处理得恰到好处。

4.善于沟通，全面详尽掌握上级精神和基层情况。服务的最终目的是以人为本，了解别人的需求，院系本科教务秘书的工作要直接面对几百上千人，沟通能力就显得尤其重要。首先是遇事多交流，对学校教务处和教学院长安排的工作，多请教请示，弄清情况和目的再执行传达；师生反映的问题也要及时了解，迅速判断，做出最佳决策。第二，利用现代网络和通信手段，如飞信，QQ，微信，邮件等形式，快捷直接地掌握最基层的情况。最典型的是每年选课的时候，学校选课时间的开放是有限的，而这期间如果学生的问题得不到及时解决，会直接影响到他们的选课结果。即时工具就可以第一时间收集到他们遇到的困难，与校教务处商量解决，保障学生的学业顺利完成。

5.了解国家的高等教育政策和学校的工作方向，并贯彻在服务当中，用更新鲜、更理性的理念影响师生。有的学生对上课的认识还停留在高中阶段，习惯于用年级来区分需要学的课程，在安排学业时会遇到很多问题，这时如果只是机械地按照培养方案来指导选课，还是会受到很多的限制。学分制是高校改革的大趋势，如果在不违背学校规定的前提下鼓励学生酌情跨年级选课，规划学业，合理配置教学资源，更有利于学生的个性化发展。作为师生最直接的“顾问”，不断更新自己的知识库，也是很必要的。

6.树立信息安全意识。信息化给教务工作带来了便利，也带来了不可预知的风险。教务秘书工作中可能存在的安全隐患主要有硬件软件安全问题、网络安全问题和用户操作安全问题。硬件软件上主要是要防止因供电、操作系统等问题造成的突然关机、系统崩溃导致操作中断、数据丢失；网络安全主要是要定期更新病毒库、安装防火墙，防止病毒侵害；用户操作安全方面，要保护好自己的账号和密码，并严格控制自己管理下的用户权限，一旦出现人员变动，权限要第一时间调整，以防出现安全隐患。

四、总结

在高等院校里，本科教务秘书是最基层、最平凡的岗位，许多人包括许多教务秘书自己对这一岗位的认识存在误区，认为过于琐碎简单，无法做出耀眼的成绩。事实上，在教务信息系统的协助下，教务秘书完全可以提升自身的认识和修养，这一岗位上以新的视角和方式开展工作，以更人性、更理性的面貌服务师生，为学校的本科教学管理工作做好最基础的保障。