论信息化环境下事业单位内部控制的加强策略

2015-12-10文/彭皓

财会学习 2015年18期

文/彭皓

文/彭皓

随着科学技术的发展，信息化的管理方式在企事业单位中广为应用。与传统依靠人力来实现管理的方法进行比较，信息化管理体现出来了它的高效性和准确性。面对信息化的社会环境，事业单位也在逐步摸索适合该环境下的内控管理方法。本文围绕事业单位的内部控制因素，分析信息化环境对内部控制的影响，并提出加强事业单位内部控制适应当前信息化环境的方法和策略。

信息化；事业单位；内部控制

随着电子计算机技术和网络技术的广泛应用，信息化给我们的生活带来了翻天覆地的变化。管理方法和手段在信息化环境下实现了很大的进步，主要表现在整个管理流程上紧跟计算机技术的应用做变革性的自我完善。我国事业单位在内部控制的自我完善过程中，通过结合信息化环境下业务流程和实施方式的改变，在内部控制环境建设，资金使用，资产管理，财务报告等内部管理活动方面提高单位的适应能力。随着我国行政事业单位改革的不断深入，社会公众对于行政事业单位的内部管理和服务水平提出了更高的要求，事业单位管理者应该通过加强和完善信息化环境下的内部控制来实现国家的管理和服务目标，推动事业单位的健康发展。

一、信息化环境对事业单位的内部控制的影响

（一）需要更多工作人员了解信息化的内容，支持并且执行内部控制制度

信息化技术下需要对电子计算机和应用程序有很好的了解并且能正确使用。我国事业单位人员结构复杂，由于体制和用人机制的原因，事业单位中存在很多年龄偏大的员工，在接受计算机应用上，存在很多抵触情绪。在软件使用上，虽然积极学习软件操作，但是接受消化能力有限，不能很快的熟练应用或者长期坚持使用。事业单位领导对于在单位的内部管理中使用信息技术也不持支持态度，对于结合信息技术的内部控制程序所带来的变化更有抵触情绪，会因为嫌麻烦或者以影响效率等借口阻碍内部控制制度的推行。这种在人员思想意识上与信息化建设观点的不一致会十分影响信息化环境下的事业单位内部控制制度的制定和执行。

（二）对业务流程需要重新梳理，结合信息化环境查找控制点

信息化对事业单位的业务流程和具体业务实施有重要性的影响。事业单位内部控制设计者应该重新对本单位的业务流程进行梳理，查找关键点。我国财政部门在预算、决算、政府采购，资金拨付等环节通过信息化技术的应用提高了监管的能力。比如，在财政资金的拨付过程中，充分利用了国库集中支付制度改变了传统的财政拨付方式。在使用过程中极大的发挥了财政部门对于基层事业单位使用财政资金的合法性、合规性的监督作用。在采购方式上加大了对政府集中采购的推广力度，规范了采购行为。这些新政对事业单位的业务流程产生了很大的影响。在遵从新变化和要求的同时，事业单位需要通过重新设置岗位责任制和内部审批结构，来适应信息化环境下的内控要求。

（三）信息化环境有利于降低内控风险，提升内控水平

信息化的一个特点就是可以应用计算机技术提高工作效率，降低人为原因带来的内控风险。首先单位相关人员通过使用财务等相关管理软件可以提升会计数据处理能力，提高会计信息质量；其次可通过管理软件即时了解单位资产情况，把握本单位的预算规模与可使用额度余额，合理科学的安排资金使用进度，充分利用资金并防止超范围的使用资金造成单位资金使用效率低下；最后通过信息系统对数据的及时处理，实现业务和信息的完美统一，提高信息的处理时限，为单位领导的决策提供高质量的信息保障。

（四）信息化环境下需要更多的监督检查，保证信息安全

信息化环境给事业单位内部控制制度的设计和执行提供了强大的技术优势，使得内控活动从繁重的人工操作中解放出来，但是计算机技术和网络技术带来便利的同时，计算机和网络安全不容忽视，由于计算机硬件损坏或者由于网络病毒引发的财务等管理信息丢失的案例不胜枚举，集团集中管理系统也在网络的黑客病毒的威胁中如履薄冰的发展。因此，加强信息化安全检查是事业单位内部控制活动的一项新任务，目的在于保障事业单位内部控制系统的安全平稳的运行。

二、加强信息化环境下的事业单位内部控制的措施

（一）提高事业单位全员的信息化意识，促进全员熟悉软硬件设备

推动信息化建设在事业单位中的实行，思想观念的认同和遵守是关键。事业单位应该加大宣传信息化优势的力度，使得全体职工在思想观念上能够接受和认同本单位的信息化建设。特别是单位负责人，一定要深刻理解并能够支持内部控制的信息化建设。在行动上给予最大的支持，这样才会帮助内部控制制度的顺利执行。其他员工也要加快了解信息化的内容，单位可以通过增设培训班和交流会，

在思想交流和动手实践中，加快全员对内部控制制度的熟悉和执行的熟练程度。

（二）提高会计信息质量，适应信息化环境下的财政管理要求

事业单位设计本单位的内部控制制度要结合财政信息化建设的特点，重点在预算，决算和政府采购等方面遵照财政的有关规定设计本单位的内控制度。主要在流程和关键控制点的权力运用和授权审批环节实现相互制约、相互制衡的内部控制目标。针对预算、国库集中支付系统与决算之间的相互联系，在设置财务账套的过程中，要按照政府支出分类科目的要求设置科目表，以方便财务主管对于日常会计核算准确性的检查，及时发现错填，漏填预算项目的情况，保证预决算数据的一致性。在政府采购等重点活动的审批流程上，对采购、签订合同、验收入库等不相容职位的岗位进行重新设置，通过访问权限的设置防止由一个人操作全过程，造成由于监督缺失而引发徇私舞弊等行为。

（三）重视信息化建设，充分利用信息化手段，提高内控管理效率，提升内控管理水平

事业单位信息化建设重点是实现资金的严格管控和管理效率的提高。所以在设计信息化系统的过程中，既要实现既定目标，也要兼顾成本效益原则，从实际工作出发，对传统工作流程进行梳理，区分业务的重要程度和复杂程度，与内控措施相结合设计出适合本单位的信息系统。一方面充分利用计算机的准确性提高管理效率。事业单位内控制度关键在于对资金和资产的管理，通过使用计算机技术代替人工，防止过多的人为操作造成差错或者舞弊。另一方面也不能过分依赖计算机，在信息输入等方面放松对人为操作的核对检查工作，造成数据库信息错误，影响系统的工作质量。总之，信息化建设中协调内部控制制度和信息系统的统一关系，是充分利用信息化的优势，提高工作效率，提升内控管理水平的核心。

（四）定期检查内控的安全措施，保障信息安全

网络和计算机安全给信息化环境下的事业单位内控检查提出了新的要求。事业单位应该定期组织计算机和网络专业人员对本单位的信息化硬件和软件进行检查，及时对网络漏洞进行维护，对于硬件也应该定期查看，防止存在侥幸心理使用老化落后的计算机硬件，重视财务信息等重要管理信息的备份工作，保障信息安全。事业单位内审部门在检查本单位内控效率的同时关注内控的信息安全，保障事业单位内部控制能够有效平稳安全的运行。