论二维条码技术在档案管理中的应用

2015-12-07刘春秀

黑龙江史志 2015年13期

关键词：条码标准档案管理

刘春秀

（宾县人力资源和社会保障局黑龙江宾县 150400）

论二维条码技术在档案管理中的应用

刘春秀

（宾县人力资源和社会保障局黑龙江宾县 150400）

从目前的档案管理工作中可以看出，所应用的技术和手段都达到了现代化的水平，其中比较常见的就是二维码技术。这种技术是在传统的一维码技术的基础上发展而来的。二维码技术可以更多地容纳信息，。因此，本文中，主要对二维条码技术在档案管理中的应用情况进行深入介绍和分析，希望能够给相关的工作人员提供借鉴和参考。

二维条码技术；档案管理；应用

档案管理实现信息化和现代化之后，工作内容的繁琐程度明显降低。档案管理工作人员往往会失去工作的热情和信息。出现错误的可能性较大。在应用现代技术的过程中，工作人员更应该拥有谨慎的态度，尤其是在二维条码技术应用的过程中，操作人员工作的最主要目的就是要在提升管理工作高效性的基础上减少工作过程中出现的错误。

一、二维条码的定义

二维条码在设计的过程中，主要是从条码结构的横向和纵向两个方向来对具体的数据信息进行表达。信息的准确性和精准度相对较高，在档案管理工作中，二维条码和一维条码之间的区别较大，主要是以信息符号作为信息存储的载体。这种信息管理技术是对传统管理的突破。在应用的过程中也比较简单，只需要将各种不同的字符堆积在一个面积较小的方框内部，不仅可以降低技术应用的成本，还可以提升应用的便利性。因此，这种二维条码技术受到了档案管理人员的高度重视。

二、二维条码技术在档案管理中的实现模型

二维条码技术在档案管理工作中的应用范围比较广，而且工作原理也相对比较简单，主角要是将纸张和数据等内容封装在一起，然后通过现代化的处理方式来对其进行分析和检测，然后设计成一定的条码结构。众所周知，二维码的信息生成之后，就很难进行更改，元数据内容在传递和应用的过程中，也会出现严重的变更的现象。如果纸质文件流传到新的部门当中，管理人员就会及时地根据信息的内容支撑二维条码的形式，便于档案管理。

三、二维条码技术在档案管理中的应用

二维条码技术的应用时间较长，而且应用范围也在逐渐增加，不仅简便性比较突出，而且和方便档案管理工作人员的应用。尤其是在社会现代化的过程中，二维条码应用和管理的效果比较明显，工作人员需要从全面的角度来对这一问题借鉴介绍和分析：

1、选择存取格式

档案管理的存取格式有很多种，无论选择哪一种都要注意要转换成长期存取格式，这主要是因为二维条码具有不可更改性，一旦形成了相应的条码就不能再更改，而如果格式并不是长期的存取模式，非常容易流失文件，造成严重后果，因此这成为使用二维条码技术的关键。

2、制定相应的标准

一般情况下只有电子档案管理才能够使用二维条码技术，这种技术既能够实现电子档案的储存，也能够实现档案共享，是非常好的一种载体，但是要做到这些前提就是制定相应的标准，不能任意为之。因此制定相应的标准对使用二维条码技术来说也十分重要。只要按照标准执行即可。制定标准要遵循两条原则，一是通用原则，二是易用原则，通用主要是能够适应更大的范围，而易用主要是简便，不能因为二维条码技术的使用而使电子档案管理更加麻烦，这样范围得不偿失。另外，因为二维条码有一定的容量，因此需要对其存储元数进行简练的处理。一般情况下，在制定标准时，所选择的数据元素都具有通用性以及基础性的特点。

3、完善相应的管理系统

二维条码技术的使用，最需要解决就是与现行应用的系统进行有效的融合，以解决用户面临的实际问题。目前所使用的二维条码技术主要是识读技术，而使用的重点就是与目前的系统进行融合。为了更加的做好融合工作，应该从以下入手：

第一，建立测试平台，该平台的主要作用就是对档案管理中所使用的各种软件以及其他的硬件能否达到要求，只有通过相关的平台测试，这些软件以及硬件才能进入市场，否则一概清除。一般情况下，使用该平台的部门是专门的档案管理部门，因为档案管理部门储存各种文件，尤其是非常重要的文件，而如果储存档案的相关的软硬件出现问题，其后果将十分严重，因此需要格外注意。

第二，做好文档一体化系统的设计工作。目前不仅档案管理部门使用条码技术，很多的行业和领域都使用该技术，但是传统的一维条码技术资源长度有限，已经不能使用各个行业的发展，因此通过不断地改进，形成为二维条码技术，但是要想将该技术的功能发挥到最大，也需要对其系统进行功能设计。其设计主要针对以下两方面，一是生成正式文件，使用二维条码的生成技术，将文件转换为PDF格式并与著录信息一起转换为二维条码，再加入到电子文件的棚应位置，最终生成正式的带有二维条码的纸质文件。为保证著录信息的准确完整、文件信息的长期可读，应将以上流程设计到办公自动化系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程；另一个是收文登记，利用二维条码的识读技术，自动采集电子文件及其著录信息，减少重复劳动，提高效率与质量，是原收文登记的“改良”，在管理上实现电子文件将与纸质文件的合拍与一致。如果收到的纸质文件上的：维条码是遵循《机关公文二维条码使用标准》，也应该能识读。