新时期工程档案管理的信息化实践与思考

丁杰

复旦大学附属眼耳鼻喉科医院 200031

新时期工程档案管理的信息化实践与思考

丁杰

复旦大学附属眼耳鼻喉科医院 200031

随着社会信息化的发展，工程档案信息化建设成了新时期发展的一大趋势。档案管理人员必须应用信息化手段，提高工作效率，确保工程档案完成的及时性和完整性，以更好地为工程建设工作服务。本文详细讨论了工程档案管理的重要意义及发展问题，并提出了几点建议，希望可以更有效地指导档案管理。

工程档案管理工作；档案管理人员；信息化

一、新时期工程档案管理信息化建设的重要性

（一）工程档案管理信息化建设有利于提高工程档案管理水平

中国的工程档案管理方面存在诸多问题，最重要的表现就是管理水平欠缺，而信息化建设可以使工程档案管理更为科学化和规范化。管理员可以使用计算机、互联网、云存储等高新技术对档案进行存储，这样不仅可以保障工程材料的完整性，还能够深度开发工程信息，拓宽工程档案的管理范围，信息化技术的引入使用，可以大大提高工程档案管理的工作效率水平。

（二）工程档案管理信息化建设有利于实现工程档案资源共享

受管理水平制约，我国至今未能形成工程档案资源共建、共享、公用的运行体系，因此，加速信息化建设是目前工程档案管理工作的重要任务。开发全国通用的工程信息化管理软件是实现工程档案资料共享的有效途径之一。信息化管理软件可以使工程档案信息有效开发，并大大提升这些资料信息的利用效率。尤其是全国范围内的工程档案资料整合，成功打破了“纸质化”档案管理的局限性，更方便了档案资料的搜集、整理和分析工作，使工程档案得到更有效的利用。

（三）工程档案管理信息化建设有利于促进建设工程行业发展

工程档案集结了全国建设工程的所有材料，除了纸质性文件，还包含了很多图片、视频和音频类文件，如不能实现信息化发展，工程档案管理工作就会大受限制。只有对全国工程档案文件进行完整存储，才能够为当下建设工程的发展现状、技术进展进行跟踪研究提供条件，促进我国建设工程行业快速发展。

二、新时期工程档案管理信息化建设的问题

（一）工程档案管理人员工作责任感不强

第一，工程建设完工之后，很多施工单位仅保存自认为“有用”的竣工验收证书和竣工图等资料，工程档案存档完全依靠城建单位去完成；第二，工程档案管理人员工作责任感不强还表现在档案管理意识的欠缺上，管理过程中缺乏现代化高新技术的应用，也没有智能化的信息系统；第三，由于工程项目数量和种类较多，很多单位并没有为中小型工程项目设置管理员。大部分档案材料管理工作都是为了应付工程质量检查而开展的面子工程，这也是工程材料丢失的重要原因。

（二）工程档案管理人员专业水平不够

由于高校专业课程的开设问题，目前我国从事工程档案管理工作的专业人才极度匮乏。信息管理方面的人才在接触工程档案工作初期，也往往遭遇诸多难题，无法胜任。而已经在职的工程档案管理人员，在专业水平上大有欠缺。如，文件资料编排不科学，造成查阅困难；不会使用信息化工具，工作效率低；资料编排以文字为主，缺少图片、音频、视频等可信性材料；很多材料整理为了完成任务而随意填充，缺乏记录的真实性。

工程单位在人才的聘请上，通常以技术类人才为主，而档案管理人才明显缺乏，一些中小型工程项目甚至聘用兼职人员，导致工程档案管理工作在后期检查中暴露很多问题。

三、新时期工程档案管理信息化的实践路径

（一）强化信息化管理意识

长久以来，很多单位对档案管理工作意识缺乏，认为档案工作并不能为公司带来收益，只要简单保管，不丢失泄密、可以应付工程质量检查就可以，更没有把档案的信息化建设工作提上日程。在一些基层单位，很多档案管理职位都采用兼任制度，且人员频繁调换，档案管理人员缺乏系统的理论知识学习和信息化管理操作技能。随着社会信息化的高速发展，这些传统观念已经无法适应现代化档案管理工作的要求，必须转变意识，加快档案管理工作信息化进程，搭建设施完备、体制优越、信息化水平高的工程档案事业体系。

（二）构建信息化保障制度

档案管理信息化工作是工程现代化建设的重要任务，必须纳入年度考评指标当中，在工程档案资料搜集、整理、保存工作上采取管理责任制，利用制度有效推动工程档案管理的信息化进程。目前，很多工程企业档案管理制度落后，根本无法达到档案管理完整性、真实性、安全性的要求，档案信息化保障制度亟需建立，同时，还要与时俱进，定期对制度进行梳理补漏，永葆档案制度的生命力。

（三）实现档案网络化管理

使用高新技术对档案信息进行存储管理是档案网络化管理的必经之路，主要表现在以下几个方面：第一，完善网络信息工作的硬件储备，比如计算机、扫描仪、服务器、光盘等存储设备；第二，开发全国通用型的信息管理软件，将档案管理与办公室智能化系统相结合；第三，建设包含文字材料、图像材料、音频材料和视频材料的多媒体工程档案数据库；第四，用技术手段对档案材料进行安全保护，并保障软硬件的安全顺畅运行。

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