浅谈医院声像档案管理的现象和做法

谭 敏

（高要市人民医院 广东 肇庆 526040）

浅谈医院声像档案管理的现象和做法

谭 敏

（高要市人民医院 广东 肇庆 526040）

本文简单描述了医院声像档案的现象并从六个方面浅谈做好医院声像档案管理的方法。

医院；声像档案；现象；做法

随着医疗卫生事业的不断发展，声像档案在医院的医疗、科研、教学等活动中也越来越发挥重要的作用，管理好医院声像档案显得十分重要。

医院声像档案是指以磁性材料和感光材料为主体，以声像为主要反映形式，记录医院和个人在各项活动中直接形成的对医院有保存价值的照片、唱片、影视片、录音带、录像带、磁带等专门载体的历史记录，是医院档案的重要组成部分。声像档案是最能直观、形象、生动地记录和反映人物音容笑貌以及事件、事物的真情实景。下面，结合实际，在医院声像档案管理上，谈谈笔者的看法。

一、医院声像档案管理的现象

随着社会的发展和现代办公条件的改善，医院在各类活动中形成了大量的声像档案。但长期以来，由于医院对声像档案材料的收集归档工作重视不够，档案意识不强，致使医院声像材料普遍存在归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，许多需要归档保存的声像材料没有及时移交综合档案室统一保存，造成一些重要的声像档案散存于各科室和个人。随着人员变动和科室调整，有的损毁、流失，有的被个人据为己有，不仅直接影响了声像档案的保管及利用，而且严重影响了不同门类和载体档案的集中统一管理和综合开发利用工作。

二、医院声像档案管理的做法

（一）领导重视

做好医院声像档案管理的前提要医院领导重视，把声像档案管理工作放上重要议事日程，确定分管领导，配置相应设备和专兼职工作人员，并经常进行监督检查，帮助解决工作中的实际问题。同时，医院领导要创造业务培训的机会给声像档案工作人员，加强专业学习，多途径提高档案工作人员素质，从而提高医院声像档案管理水平。

（二）健全规章制度

根据相关法律法规要求，结合医院实际，制定切实可行的医院声像档案管理办法，建立健全相应的管理制度。对产生的声像材料从收集和归档到移交综合档案室统一管理、对永久和长期保存的声像档案应定期向档案室移交和对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定等等情况作出规定，做到有章可循、有法可依，以确保声像档案归档和管理质量。

（三）归档范围

1.公务活动照片、视频录像。包括各类会议、领导考察、外出参观、接受上级检查、上级领导及外单位专家到我院活动的照片、视频录像和工会、团委组织的职工文体活动等，这些为医院声像档案中最基本的归档内容。

2.医疗业务照片、视频录像。包括：医院医疗活动、科研、教学等照片、视频录像，主要是专科建设、“二甲”复核评审过程、新技术开展、新项目发布会、典型病例讨论研究会、学术交流会等，这些为医院声像档案中重要的、特色的归档内容。

3.珍贵历史照片。指能反映医院各个时期的历史和变迁的照片。

4.其它照片、视频录像。包括：医院的奖牌、证书、锦旗、感谢信等。

（四）归档要求

1.声像档案必须收集齐全，规范整理，由医院综合档案室实行集中统一管理。

2.凡应归档的声像材料，由摄录人员或承办科室负责收集、整理、编辑，并加以必要的文字说明，及时移交给医院综合档案室。

3.归档照片档案包括纸质照片和电子数码照片两种载体形式，归档录音录像档案为音频文件和视频文件。数码照片须是原版。

4.归档的声像档案材料必须在有关的设备上演示或检测，医院档案室认可运转正常、图像清晰、声音清楚，内容完整准确后，方可办理归档手续。

（五）分类整理

1.医院综合档案室按照载体、类别、保管期限等要求，做好声像档案的分类、排列、编号等整理工作。整理前应对声像材料进行筛选、鉴别，选择声音、图像清晰完整，体现主要内容、主要人物、场景特色等因素的声像材料归档。

（1）分类原则：声像档案一般按问题（内容、事由）进行分类。分类时必须遵循声像载体材料的自然形成规律，保持声像载体之间的有机联系，注意其成套性的特点，便于保管和利用。

（2）组卷方法：照片一般按专题、内容组卷，同一专题、内容照片数量较多时可组成若干卷；数量少时可将若干专题、内容的照片组成一卷。底片的组卷要与照片相对应，并注明参见号。

录像带、电影胶片等档案原则一卷（盒）为一个保管单位。录音带、光盘等可由若干（盘）组成一个保管单位。

2.整理方法：声像档案应加以必要的文字说明，并与档案载体一同放在声像档案保管单位内。

照片档案应简要说明事由、时间、地点、人物、背景、密级、摄影者等。录像、录音材料以自然盒（盘）为单位注明录制科室、地点、时间、内容、密级、带长（时间）、编号等。光盘、软盘等应注明存储文件的内容、运行的软件、硬件环境、版本号等。数码档案应按事件建立文件夹，存放联系密切的数码照片。

一个保管单位内装有若干盒（盘）声像档案的，应填写卷内文件目录。声像档案应装入具有一定硬度的特制盒套内，其封面与一般档案卷、盒一样，分别填写档号、题号、责任者（录制科室或个人）、录制时间、密级、保管期限。应严格按照声像档案载体的分类、整理顺序编制案卷目录。

（六）保管要求

1.保存声像档案的适宜温度为：温度5℃-15℃，相对湿度40%-60%。

2.保存声像档案的库房，应能防火、防光、防尘、防潮、防高温、防有害气体。录音带、录像带均应采取竖放方式保存在专用柜内。保存录音带、录像带的地方应远离变压器、电动机、无线电装置等能够形成磁场的电器设备。

3.在永久保存的声像档案中，以数字形式存储的应建立备份。具有珍贵价值和历史意义的数码照片，应冲冼保存。

录音带、录像带要做到定期检查。一般每隔4年重绕一次，每10年复制一次。如发现磁带变形、段裂、磁粉脱落等现象，要及时进行清洗和技术处理；照片如发现有发黄、发霉、变质等现象，应及时采取措施加以补救。光盘保存的档案一般4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。

4.声像档案未经鉴定和批准，任何科室不得擅制销磁和涂改；如需复制，应办理批准手续（除形成科室外）；销毁声像档案，必须由医院综合档案室鉴定，并报医院主管领导批准。

医院声像档案是医院前进和发展的见证者，它不仅可记载历史，更重要的是反馈信息，提供利用，为医院管理者提供决策依据。我们要不断开拓创新，探索医院声像档案管理的新方法，使声像档案管理在医院的改革发展中发挥应有的作用。