浅谈档案的信息化建设

李宁

肇东市机构编制数据中心

浅谈档案的信息化建设

李宁

肇东市机构编制数据中心

随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。要实现档案信息化，其基础工作就是实现档案的计算机管理，充分发挥计算机在档案管理工作中的重要作用，改变在过去以手工编写各种检索目录的传统模式，尽快使手工检索向计算机检索的全面过渡，应用计算机技术管理馆藏档案，建立现代模式的档案数据库。

档案管理；信息化；数据库

一、档案信息化建设的提出

档案信息化建设是随着以计算机网络技术为主导的信息技术的发展而逐步发展的，特别是最近十年，信息技术的迅猛发展和广泛应用，也为档案信息资源的科学保管和广泛应用创造了前所未有的契机。在此基础上国家档案局提出了推进档案信息化建设的任务。

为此，国家档案局把档案信息化建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，《全国档案事业发展“十五”规划》明确提出，在全国档案事业第十个五年发展计划期间，要坚持依靠科教振兴档案事业的方针，加快档案信息化进程。2002年11月国家档案局还颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是"十五"期间全国档案事业发展的唯一一个专项规划，是第一个全国档案信息化建设规划。《实施纲要》确定全国档案信息化建设的指导思想为：以邓小平理论和"三个代表"重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。

二、档案信息化建设内容

（一）档案信息化基础设施建设

1、加快档案内部局域网建设。

要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备。充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。

2、各级各部门要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划，要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，积极争取和创造条件，大力推进档案信息化基础设施建设，充分发挥档案馆（室）的各项功能。

（二）档案信息资源建设

（1）目录中心建设

1、建立档案目录数据库。各级档案馆要按照先易后难、先重点后一般的原则，逐步建立馆藏档案目录数据库。

2、建立市档案目录中心，实现档案资源共享。

3、建立规范的档案移交程序。

（2）档案数据库建设

1、建立档案全文数据库。对馆藏档案全文数字化，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

2、建立多媒体档案数据库。研究制定声像档案收集、归档、存储及利用的具体措施，逐步完成声像档案的数字化转换。

（三）档案管理应用系统建设

（1）档案管理软件的开发与利用

1、进一步加大档案管理软件的推广力度，提高档案管理技术和应用水平。为保证档案信息交换，实现档案资源共享创造条件。

2、推进机关档案管理与办公自动化同步发展。

三、档案信息化建设的基本过程

首先，收集档案的过程。要扩大档案收集对象，既要向法定的档案形成部门进行收集，还要向非法定的信息收藏部门与研究部门进行收集，同时还要向个人进行收集；要扩大档案收集范围，不仅收集文书档案，还要收集其它门类的档案。档案的收集应注重收集好地方特色档案信息资源，特别是现行信息资源的收集，以弥补馆藏档案信息资源的不足，确保馆藏结构上的不断优化和调整，以及馆藏信息资源的进一步丰富和补充。

其次，管理档案的过程。决定档案信息系统是否有效，是否有实用价值，能否生存下去的关键，在于我们是否能够积累起足够多的数字化档案信息。如果没有形成一定规模的数字化档案数据库，没有大量的、不断增加着的信息数据——数字化档案，就无法发挥档案信息系统的作用。所以说建立全文存储的档案数据库系统是重点中的重点。

第三，利用档案的过程。档案信息化建设的最终目的是为社会提供有价值的信息资源，因此，对档案信息资源不能仅限于收集、保管，更重要的是利用好这些档案信息资源，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工、管理，对档案的科学分类、排列、索引和编研等基础工作，利用档案信息资源为社会服务，从而达到档案信息资源的有效利用。

第四，档案管理软件的开发。针对现代办公条件下，电子文件大量产生的现状，制定前端控制战略和文件、档案一体化管理模型，建立新型档案安全保障系统。

四、案信息化建设中应注意的几个问题

1、档案信息化建设的发展，由地方经济、科技和社会发展水平所决定，各级档案部门在档案信息化建设过程中一定要建立在现实需求基础上，要先试点、后推广。切忌在没有进行科学的可行性、必要性论证之前，盲目购置设备。信息化建设工作可以先从基础工作做起。

2、保障重点，分级建设。档案信息化建设首先集中力量对重要的档案资料进行数字化加工，将一部分信息化处理后的档案先行对外提供利用。中有这样才能在最短的时间内，以最快的速度实现档案信息化的实际应用；在突出重点的同时，对各类档案的信息化进行分级建设。要有一个发展的先后顺序。一般的情况下，应该优先建立对文书档案的管理系统，以满足机关对档案中最多、最普遍部分的需求，而后根据条件，再建立其它门类的档案管理系统。这样能够保证档案部门在资金、人力等条件有限的情况下，加快实现档案信息化的进程。

3、切实重视人才培养。档案信息化建设需要用现代信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式等进行重新整合和定位。需要有一定的档案和计算机专业知识的人员从事档案信息化工作，这就要求各级档案行政管理部门要采取非常手段，一方面要花大力气培养人才，如定期培训，送骨干到高校或国外深造，鼓励相关人员参加信息技术水平等级考试等；另一方面，要采取某种措施把本地区、本部门的人才集中起来，形成团体优势，解决本地区档案信息化建设中存在的共性、难点问题。

4、在网络环境中，档案信息的安全问题。防治计算机病毒是档案在网络上的保密性、完整性和可用性的根本保证。为确保档案在网络中的安全，必需安装知名杀毒软件并及时升级，经常进行数据备份，不要盲目相信一种杀毒软件，应备有多种杀毒软件同时采用防火墙技术。

五、结束语

档案信息化促使了档案管理模式的转变，外部技术环境的变化和公众服务机构职能的转化，档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，有待于在实践中不断发展和完善，在开发过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。

[1]杨公之.《档案信息化建设实务》.中国档案出版社,2003

[2]郭洪敏.《档案信息管理系统建设应注意的几个问题》.苏档案,2010(19)

[3]周风云,赵焕中,姜桂娥.《浅谈档案信息化建设的思路》.2004年第2期

[4]春华,任雪英.《网络环境下应加强企业档案的信息化建设》[J]．长春理工大学学报,2009,1．