加强人事档案管理工作的几点建议



加强人事档案管理工作的几点建议

陈晋

黑龙江省中医药科学院

[摘要]伴随着社会的进步，经济在飞速的发展，人们对于生活水平的要求也在也在不断地提高，而社会各个单位的发展在社会稳定发展中起着很大的作用，而对于一个单位其最重要的在于人力资源，那么其人事档案管理工作就尤为重要。加强现阶段的单位人事档案管理工作对于一个单位的发展起着重要作用，很多的单位发展缓慢甚至滞停，很大的原因在于人事档案管理工作仍停留在旧的老一套当中，没能跟上社会的发展。在本文中对于人事档案管理工作进行合理分析，并具有针对性的做出相应建议。

[关键词]人事档案；管理；措施

人事档案是为人事工作服务的，作为人事工作的中心环节，在人事工作的生存和发展中是不可替代的，它全面地、历史地记载着个人身份、学历、资历等方面的人生轨迹, 对于个人工资待遇、劳动保障、组织关系等有着重要的影响。随着近年来社会经济的发展，人事档案管理工作的适应力差、跟不上时代步伐等问题显现，因此对于加强人事档案管理的工作迫在眉睫。而一个好的人事档案管理，确保着单位的正确人事调用，俗话说好钢要用到刀刃上，正确的人事调用决定着单位的发展快慢甚至是发展方向的正确性。

1.人事档案管理的现存问题

1.1人事档案认识欠缺

针对人事档案管理工作来说，很多人觉得简单，枯燥，没有想其它管理单位一样或多或少带来一定的利益，其实人事档案为单位带来着巨大的利益，只是它不是明面上的利益，因此，领导者们大多都对此不是很重视，对于人事档案认识欠缺。人事档案管理在各个单位中都是一项非常基础性的工作，但也是不可缺失的，很多单位领导对于这基础的人事档案的重要性认识不到位，所以存在应付了事，落实不到位、督导不及时、检查走过场的现象。而有的单位在实际工作中对档案的保管甚至都没有专门针对的办公地点与存放地方，没有专门的保管人员，整理人员，有的也只是在别的工作岗位上的兼职做人事档案管理工作。保管档案的地方甚至没有防盗、防潮等安全保护措施，而档案一般存放的时间都是比较长的，纸张的存放非常随便，导致纸张变变质，甚至出现褪色、字迹模糊的现象，这对于纸张档案来说是非常危险的，使信息的查询有着很大的困难，更使人事档案显得不重要。

1.2档案材料不足

就现在各个单位的人事档案来说，在内容上简单，甚至档案知识一个过场，材料不够健全,案卷不够规范,档案的信息质量不高，甚至是千篇一律。有的管理人员对于管理档案不伤心，缺乏责任心，对档案资料的采集和整理懒散，不及时，致使人事档案的材料严重不全，此外干部职工对人事档案的重要性认识不全，觉得没有什么作用，填写中不认真，弄虚作假，这在管理人员中也不查询，人们都效仿，使其重要性下降。在档案内容中并没有针对于个人的德行、爱好、素质等很多重要的信息，或者是根本就没有这些内容，只在乎学历，成就等内容，由于不重视档案，档案中空话、套话、也就越来越多，显得档案是敷衍了事，完全不能反映一个人的综合素质

1.3管理人员的配置不合理

人事档案管理人员在大多数单位都是其它岗位人员进行兼职管理的，单位里并没有配备专业的管理人员，因此这些人员多数都是对人事档案管理工作是做完表面工作后，对之置之不理。没有专业的培训，对档案管理工作不熟悉，不能够尽到工作职责，在工作中对其重视度不够可能导致档案参差不齐，内容真实度降低，同时对于工作操作章程不熟练，工作效率低下，档案管理敷衍了事等现象。单位管理人员的配置很多时候都是经常更换，而且只是简单的保管工作，对于人事档案管理上没有投入过多的精力，本来人事档案管理很严密，很重要的一项工作变成了简单的保管，档案管理水平的提升更无从谈起。

2.加强人事档案管理工作的意见

2.1正确认识人事档案管理的价值

人事档案在人事管理制度中是一项非常中的工作，它所存在的社会价值，是由其自身的社会属性所决定的。个人身份、学历、资历等方面信息全集中人事档案中，因此对于个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系等都是非常有利的证据，它可以很有利的展示员工能力，学识，让领导人快速了解自己的员工，对于员工的工作能力，社交能力快速认识，从而决定适合员工的承担工作，对于单位的快速发展有着很大的促进作用。因此单位应该加强领导,提高对档案工作重要性的认识，单位应该把档案管理纳入到日常工作的考核范围，严格监督档案管理工作的规范性，进一步推进档案管理工作向着科学化、制度化、规范化的方向发展，加强对档案管理的检查、指导、督促工作，在行动上加大对档案管理的重视程度。

2.2细化档案内容

在信息化时代，为了适应社会发展，跟上时代步伐，人事档案管理工作的现代化和信息化是必不可少的，而且迫在眉睫。注重人事档案的服务和利用功能，才能更好的服务于人事的需求、提高管理工作效率。针对于人事档案工作的细化转变，除了针对个人学识，能力之外，还需要着重德、能、勤、绩等方面的信息。而对与技术骨干干部更要侧重业务能力、科技创造、专业论著和职称评定等方面材料的搜集，这样才能使领导人事各个干部的着重能力点，方便领导对于各个干部的人事调动。同时必须加强资金投入，收集方面的投入，增添资料保管保密性，争取人事档案具体化，确保人事档案真实度。保证为干部选拔任用提供坚强的信息保证，为单位的发展提供可靠，有效的人事信息。

2.3提高管理人综合素质

管理人员的管理素质对于人事档案管理工作有着非常大的影响，因此对管理人员的培训必不可少，必须加强其自身的综合素质,另外单位应引进具有高专业技术水平,具有创新，社会协调等多能力的人才。而由于人事档案管理工作的性质，档案管理人员必须具有敬业、求真务实、搜索的精神，针对人事信息查询，搜集方面有着卓越能力。设立专门的人事档案管理部门，吸收具有搜索，查询高科技能力，并具备一定社会协调能力的管理档案人才。同时要及时了解信息档案学发展的新方向，及时更新人事档案管理方式，制度，提高人事档案信息资源的有效利用，针对多方位的需求服务，让人事档案管理工作彻底的发挥其作用，为单位提供可靠人事信息后盾。

结语

单位人事档案管理对于单位的人事安排有着很大的影响，而一个单位的人事安排关系着单位的发展。而人事档案信息化管理牵涉到规章制度、管理与信息技术等多个方面，因此人事档案管理工作的改进是一个长期渐进的过程，需要在实践中不断规范和完善。人事档案能够使领导充分认识到员工的价值。所谓良好的员工关系管理是实现人与事的最佳配合的重要手段，是促进企业优秀文化形成的重要手段。而增强员工内部的凝聚力,发挥员工的积极性和创造性都在领导充分认识到员工价值所做出的人事调动的基础上，能使领导充分认识员工能力的就在人事档案上，因此使人事档案焕发出新的活力与生机，提高人事档案利用率尤为重要。

参考文献

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