电子文件的归档保护利用工作的有关分析

文／东莞市虎门镇沙角C电厂　沈巧玲



电子文件的归档保护利用工作的有关分析

文／东莞市虎门镇沙角C电厂沈巧玲

【摘要】随着当前社会经济的发展，对于文档的有效管理的要求也逐渐提高，因此在进行电子文档的归档中，保护文档内容的真实可靠性才是电子文档的关键工作。只有落实文件的归档管理、安全保护、提供有效的利用工作，才是将电子文档进行归档保护利用的价值所在。

【关键词】电子文件；归档保护；利用；分析

电子文件在进行归档保护利用的工作中，及时的开展归档保护是对于当前各项经济发展个体进行其发展状况的总结，也是将文档有效价值进行传承的直接表现。因此将更多具有实际价值的资料和信息进行保真、保密、保存、保读取，才是提高电子文件的及时归档和有效性的推广和利用的价值所在。在归档工作中电子文件的归档工作才能将更多的电子归档工作进行制度上的建立，确保电子文件的归档和职责任务的全面落实。

一、分析电子文件归档保护利用工作的重要性

（一）促进现代化电子文件的归档工作更加的具有时代性。电子文件的归档要依赖当前较为实用的计算机操作技术，而且电子归档更加的注重实际的应用，形成对于办公室办公的自动化和信息管理工作的有效结合，并且进一步的完善了电子归档工作的管理规范制度。

电子文件的归档保护工作逐渐的从政府到高校再到各个企业的生产和发展中，都对电子文件的归档保护工作提供了全面的技术要求。电子计算机技术将电子文件的归档保护工作进一步的进行落实，实现档案资料管理系统和办公自动化系统进行及时高效的连接，保障电子文件归档的质量。而且在电子归档工作中主要的工作程序将档案的管理工作进行每个环节的相互联系，促使电子文件归档保护工作的实际利用价值提高。

（二）促使文件归档更加的具有规范性。在进行对电子文件归档保护利用中，能够制定严格规范的文档管理制度，也要求有关人员的基本素质要过硬，能够应对各种电子文件归档的问题，并且还要具有高度的责任意识和敬业精神，为进一步的电子文件归档工作提供更多的保障。因此在确保归档电子文件符合归档要求的时候，要制定对于电子文档的管理制度，并对电子文件进行全面、认真的检查，因为电子文档脱离纸质文档的实质性和可触摸性之后，更重要的就是保障文档的信息准确。

只有将电子文档的资料进行完整性和真实性的要求并予以落实，才能将相对应的准确的电子信息技术进行和纸质档案的内容和附件的相互结合，保证电子文件的信息准确有效。

因此在进行对办公系统的公文处理中，要把办理借书的公文进行归档，并及时的对文档的管理系统进行整编文档库的管理。将电子文档的归档管理实施整理，并且对从事电子文档的管理人员的日常工作也进行相对应的制度规范管理，从而将电子文件的归档保护工作具体的开展和落实。

二、电子文件归档保护利用工作的方法

（一）电子文件的立卷归档。在我国的文件归档历史中一般都是以纸质为主，从档案的形式上主要是当事人的亲手笔稿或者其他有关事项主要活动人的笔稿，都能够边线处文档的原始性，也只有经过档案的原始记录才能使档案更加的具有法律凭证作用。

所以电子文档的原始记录性以及凭证作用的确定，就要将电子文档进行管理，根据计算机的使用特点制定电子文件的立卷归档对电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等管理措施进行制定，确保电子文档的质量可靠，进而进一步的实现电子文档专业应用的电子归档管理软件技术的产生。

立卷归档是指将纸质的文档进行和电子文档的对比，将有效地文件内容进行相对应的输入，及时的将有效信息进行电子文档的编订，并将整理完毕的文件连同纸质的文件进行及时的归档分类，做到对文件管理的随要随到，电子文件才能将档案人员的劳动强度减轻，实施电子文档的立卷归档是在纸质文件的配合下进行全面而又有效的开发，进而全面的保障电子文档的及时高效性。

（二）及时的对收集到的电子文件进行分类编目。因为日常的文件归档工作中会存在较多的工作程序，只有实施对于电子文件的分类编目才能将有效地电子文件进行分门别类的管理。

按照文件的不同性质，结合单位的实际情况以及当前的电子文件内容制定分类编号的方案，确保电子文件能够在编号明确的情况下，被有效地归档和管理，因此在分类编目中，每一份的电子文件才能拥有较为具体和科学的号码，将号码分门别类，进而在日常的文件查找中才能进一步的将电子文件类目进行明确的划分，提高文档查找工作中的实际工作效率。

并且在进行对电子文件的分类编目中，能够形成对于电子文档的著录、编号、签署、更改、更新，保证电子文档的编目分类制度开展建设有效。实施对于电子文件的档案管理实现了电子文件自动化管理的要求。根据各个不同部门对文件的需求程度不高，实施电子文档的分类编目中，更易于实现自动化管理的电子文件要求，并给电子文件的归档保护工作提出了更加全面的要求。

（三）将对应的电子文档的安全保护。网络技术的进步虽然方便人们的日常沟通交流，但是也扩大了电子文档保护利用的风险性，因此电子文件的归档保护利用要进行全面的安全性措施防护。

一方面，可以采用防火墙技术、网络安全检测、大众身份认证系统、数据加密技术等方式实现网络安全的要求。对于较为机密的电子文件还可以采用分级查询权限的密码设计，并进行定期和不定期的更改，属于重要保密范围内的信息内容要更加的严格控制。

另一方面，并且还要开展对于电子文件的检验，确保分类的电子文件能够被正常的利用，在有效地检验工作中才能将电子文件的正常被利用能力提高，建立对电子文件的检查、维护、拷贝等操作工作的检查，才能及时的对电子文件进行维护，并且在进行同等的电子文档相互传输和转化中，要保证载体和原载体内所存储的所有文件能够被有效地开发和利用，对于损毁的文件也能够及时的采取措施进行维护。同时还要注重对于电子文件中所使用的电脑等设备进行及时的清理和杀毒，避免电脑受病毒的侵蚀，形成对电子文件的影响。同时还要把电子文档和电子档案管理所需要的计算机系统软件的开发和赢家的配合纳入到另一阶段的电子文件管理的系统中，为电子文件的归档保护利用工作奠定全面的基础。

三、推广电子文件归档保护利用工作的意义

（一）提高电子文件归档的有效方法。电子文件归档保护利用工作除了要借助科学的电子信息技术，还要开展相对应的磁盘、光盘记录方法，并进行法所归档，设置行对应的备份系统进而全面的将电子文件归档方法全面的提高。在其他的发达国家也都随之进行对于自身政府部门的电子文件归档管理的保护工作的落实，促进电子文件归档的方法能够进一步被推广利用。

（二）促使电子文件的归档保护利用工作更加的具有稳定性。实施电子文件的归档保护利用工作，只有在保证计算机软件系统和硬件系统全面配的情况下，才能将整个电子文档运行的稳定性予以保证。电子归档管理可以借助网络技术的便捷性实现资源共享，但同时也对主要的机密文件进行科学技术的保护措施的落实，以提高电子文件归档的可依赖性。

四、结语

电子文件的归档保护利用工作在我国的建设，能够应对我国当前社会发展实情，并实现各个阶层各个经济个体的发展中对于电子文件高效及时性的要求。并且在我国人口过大的实际情况中，政府实施电子文件的归档保护利用可以将我国的实际发展国情进行及时的分析；在高校中开展对于电子文件的归档保护利用工作，可以将高校内部的教学资源进行全面的调动和利用，学生也能够更加全面的认识学校、认可学校。电子文件的归档保护工作才能真正的达到对于时代信息化发展的要求。

参考文献：

[1]王丽莉.如何做好电子文件的归档保护利用工作[J].办公室业务,2011 (S1).

[2]姜海利.如何做好电子文件归档工作[J].科教文汇(上旬刊),2009(06).

[3]睢强.新时期电子文件归档管理探析[J].办公室业务,2012(23).

[4]贾太宁,刘玮玉.电子文件的整理、归档及其利用[J].黑龙江档案,2005 (06).