档案资料数字现代化管理探究

文/云南省昭通市档案馆 夏会

在社会快速发展的环境中，高效利用数字现代化技术加强档案管理，不断提高档案管理工作的效率是各个档案馆非常重视的问题。因此，我们应该认识到数字现代化技术在档案管理中的作用，促使档案资料更加准确、更加真实，推动现代档案管理朝着更加科学的方向发展。

一、档案资料数字现代化管理的优点

（一）提高档案管理工作效率。传统的档案管理工作主要是利用人工加强对档案资料的整理和管理，这样便需要花费大量的时间。这样的工作方式效率低下，发展步伐较慢，已经无法适应当前社会形式发展的需要。通过在档案管理中应用数字现代化技术，能够快速搜索到所需要的资料，从而在较大的程度上提高了档案信息的利用效率，大量节约了花费的时间和人力资源。

（二）拓宽档案资料服务领域。通过应用数字现代化技术，能够在较大的程度上增加档案管理的资源量，并且能够将各种档案信息分得更加清楚，从而提高档案管理资料的利用率。其中主要表现在：为用户利用档案资料提供便捷，实现多项信息资源共享，促使档案管理由单一朝着全面的方向发展，从而确保单位档案资料管理的真实性和系统性；同时通过在档案管理中强化计算机技术应用，提高档案资料的利用效率，从而有利于提高档案资料的价值。

（三）减少信息空间浪费现象。数字现代化技术在档案管理中的应用，减少了信息录入和整理的工作量，扩大了信息存储的容量、降低了成本投入、避免了信息的错漏和遗失，可谓有百利而无一害。数字现代化技术资源储存量大，这个优点是其他信息储备载体无法比拟的。随着科学技术的不断进步，人民的生活、学习、工作中的信息传播量越来越大，导致各种各样的文件、图像信息、技术质量等等大量生成，紧接着就必须对这些资料进行有效的整理，为以后方便、快捷地使用提供条件。而信息量日益增多，数字现代化技术可以很好地解决这个问题，一张光盘就能储存几千万的信息，有效避免了信息空间出现浪费的现象，也降低相关成本的支出。

（四）简化档案资料归档过程。充分利用数字现代化技术进行档案编目、指引、查阅等等，能让档案管理工作更加规范化。数字现代化技术档案管理能有效提升档案工作人员的工作质量与效率，也能提高服务质量；有助于深层管理各种档案信息，将信息市场化，充分实现档案信息深层管理的高效传播；能将档案信息的归档过程进行最大限度的简化，每一个归档单位将本单位数字化的文件，传输到档案管理中心，档案管理中心经过对文件进行对档处理之后，再以分类的方式放到对应的区域，有效简化了工作人员对复杂档案的归档工作过程。

二、强化档案资料数字现代化技术管理的对策

（一）建设档案数据库系统，实现档案管理的现代化。现代电子档案与传统的纸质档案相比，传统的纸质档案管理在存储上、搜索上都较为麻烦，而档案的信息化管理却有着很多优点。因此，在今后的发展过程中，档案馆要以收藏容量大、高密度、联机能力强的电子档案介质作为未来收藏的主要方式。档案网站与数字档案的建设是实现档案管理现代化的主要体现，随着网络信息化技术的不断深入，档案信息网络使用已经出现，可以利用互联网快捷地进行查询，有效突破了地域性的限制。信息资源要实现共享，将焦点集中在计算机硬件配置与软件配置上，让档案管理更加现代化。

（二）工作人员的复合化，需要更多高素质管理人才。在档案管理过程中，计算机技术的高效利用，能够提高各项信息的搜集、整理速度，同时能够对各项档案管理信息快速进行分类和处理。在这样的背景下，便需要工作人员具备较高的综合素质。未来的档案管理工作必须要有专业的管理人才，传统的管理人才已经无法适应现代化档案管理工作要点，因为，未来档案管理工作的人员需要具备多种多样的技术，这些技术不仅仅包含了坚定的政治素质，要需要未来的档案管理人才在计算机信息知识方面进行更加深入的研究，并且具备坚实的外语基础，尤其是现在很多档案管都会与外国进行交流，很多归档文件都需要用到其他外语，这种形势下必须让档案管理人员具备这些能力。因此，随着信息化技术在档案管理中应用的发展，相关工作人员必须具备多种技能，成为复合型新人才。

（三）档案收集逐渐电子化，利用管理系统完善个人信息。传统的档案收集是个人或集体通过记录的方式，而未来的档案收集方式完全可以利用信息网络。用户通过登录相应的管理系统将信息完善，然后通过网络将信息传输到数据库系统中，数据库系统利用特定的编号方式对每一个档案进行编号，管理人员完全可以在终端计算机前面对档案进行管理，而这个过程不要面对面，只要准备一台机器与一个网络。

[1] 傅钰，汪正西.装备机关业务档案数字化管理研究[J].中国管理信息化，2014(5)：108～109.

[2] 邓成梅.浅谈档案数字化管理[J].湖北广播电视大学学报，2014(3)：159～160.