加强城市展示馆档案管理的思考及建议

文/济宁城市展示馆 李田田



加强城市展示馆档案管理的思考及建议

文/济宁城市展示馆 李田田

【摘要】当前我国的城市展示馆管理，特别是档案管理方面还存在着很多问题，严重阻碍了我国城市展示馆的发展，不利于城市社会与经济的发展。本文从我国当前城市展示馆档案管理的现状及其存在的问题出发，详细分析了加强档案管理对于城市展示馆管理的重要作用，阐述了一些改善我国城市展示馆档案管理的建议，旨在促进我国城市展示馆的持续发展。

【关键词】城市展示馆；档案管理；管理机制

档案是指组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的有价值的、清晰的、确定的、具有完整记录作用的各种固化的原始信息。在企事业单位中，档案是工作考察的重要凭据，是领导决策的主要依据，也是科学研究开展、设备建设发展以及基础设施建设的可靠资料来源。档案管理是城市展示馆管理的重要组成部分，直接影响着城市展示馆管理的成效，因此，了解我国当前城市展示馆档案管理的现状及其存在的各种问题，提高我国城市展示馆档案管理的水平，以促进我国城市展示馆发展有着重要的现实意义。

一、档案管理的现状及存在的问题

（一）对档案管理的认识不足，重视不够。档案具有原始记录性，但档案管理中档案资源积累过程缓慢，档案管理活动对形成档案的当事人有着很强的依附性，如果档案当事人对档案的重要性认识不足的话，会对档案创建和档案质量以及其管理带来很大的不利性。目前我国有很多城市展示馆的工作人员对馆内的档案管理工作的重要性认识不足，虽然很多工作人员说起来都知道其重要，但是在实际工作中往往是说一套做一套，抱着“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的态度，经常对于很多已经完成的工作没有及时建档保存，无法为日后工作的总结和必要的改进提供所需的资料依据。

（二）档案管理机制落后，操作性不强。档案管理是一套涉及面很广，信息量很大，牵扯的人员很多的庞大的信息控制系统，所以一套合理科学的管理机制是档案管理的前提条件。但当前很多城市档案管理的机制较为落后，实际的操作性不强，不方便档案的建立、保管和利用以及管理，增加了工作人员的工作难度，造成档案管理多是重藏轻用，实际价值不大，致使很多工作人员认识不到档案管理对日常工作的重要意义，甚至于认为是额外工作，对档案工作采取消极态度。

二、档案管理对于城市展示馆管理的重要性

城市展示馆档案的建立需要展示馆各种有关材料的汇集，城市展示馆档案管理是一种信息控制系统，承担着展示馆档案收集、保管、传播、开发和利用的重要职责，是展示馆实现信息化建设，提升展示馆社会地位的必要途径。同时，档案管理是展示馆管理的重要组成部分，同时又显示和作用于整个展示馆管理当中，通过对档案材料的分析和总结，有利于改进展示馆工作，提升展示馆管理水平的重要作用。

三、加强城市展示馆档案管理的一些建议

档案管理对于城市展示馆管理有着非常重要的作用，展示馆要想强化档案管理工作，就必须积极主动地分析展示馆档案管理发展的过程中出现的新情况、面临的新问题，用全新的观念，不同的视角，科学的模式，创新的技术以及合理的手段来促进展示馆档案管理水平的提高，加快展示馆现代化建设的步伐。笔者结合自身工作实践，对于加强城市展示馆档案管理提几点建议：

（一）健全档案管理机制，促进有关科室的沟通交流。做好各科室间的协调工作，取得档案管理方面的主动权。在档案管理机制方面，应理顺管理机制，实行档案管理的“提前介入”，与各科室沟通协商好，由展示馆派出具有丰富档案管理经验的人员到各科室，采用“提前介入”方式，促进各科室档案建立的水平，保证各科室所建立的档案规范化、标准化，以符合展示馆档案管理的要求。与此同时，要加强对档案管理重要性的宣传，严格档案管理各项工作要求，改变展示馆工作人员对于档案管理认识不足的问题。

（二）制定合理科学的业务档案整理规范。根据国家的档案整理规定、分类标准以及科技档案管理规定等，结合展示馆自身的分类大纲与档案整理规定制定出合理科学且便于实际操作的业务档案整理规范，例如：在立卷方法上按照“事由”的原则，创新立卷方法；在确立档案归档内容时，按照“组小卷的”原则，并且适当调整分类大纲和著录内容等；对于档案实体上架的问题，应按照属类的不同上架，保持展示馆库房内馆藏档案实体管理的一致性和有序性。

（三）加快电子档案管理规范的制定，推进电子档案管理进程。随着社会的发展和时代的进步，人们对于信息化的要求也越来越高。办公自动化系统普及以后，城市展示馆亟须加快对电子档案管理规范的制定和完善，以适应新形势下工作的需要。

参考文献：

[1]叶燕.加强与规范图书馆档案管理工作的思考及建议[J].上海高校图书情报工作研究，2013（02）.

[2]王慧萍.加强实物档案管理的思考及建议[N].临汾日报，2006（04）.

[3]林青青.宁德市规划展示馆档案管理的思考[J].科技风，2011（13）.