档案记忆观视野下的企业档案管理探析

文/中海油能源发展装备技术有限公司 李楠

国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有价值的、形式多样的历史记录被称为档案。档案因自身具备真实性、原始性和记录性的特点，成为社会记忆的重要载体和媒介。档案记忆观是档案学新兴的观点，其核心内涵是：以档案的基本属性为基础，认识社会记忆属性的本质，将档案与社会、国家、民族、家庭的历史记忆紧密地联系起来。档案记忆观的新视角和思维方式促进了档案和档案管理的研究和实践。档案在社会记忆的形成和构建过程中发挥的作用、维护的方式等是人们不断探索的问题。

一、构筑企业组织记忆以企业档案为基础

记忆可以分为集体、社会的记忆与个人记忆，记忆的存在和传承需要依赖一定的媒介和载体。企业是从事各种经济活动，通过生产或服务满足社会的需要，自主经营、独立核算，依法建立的一种以盈利为目的的经济组织。企业组织记忆极不稳定，并且容易流失和难以传承下去，是因为企业的经营规模、企业的性质、企业的人员流动、企业的建筑与设备、企业的发展需要以及企业的发展历史导致的。企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的文件，并且这些文件具有一定的保存和传承的价值。企业档案记录了企业的存在和发展，与其他形式的记忆载体和媒介相比，企业档案更不容易受企业变化因素的影响。

企业档案能够保证构建和传承企业组织记忆的品质。企业档案记录着企业实践活动的产生和形成，有助于相对客观、完整地反映企业的过去，企业员工可以通过企业档案理解企业组织记忆。企业档案不仅仅承载和记录企业组织记忆，也搭建了一个框架，为了更好地构建和传承企业组织记忆。企业档案的真实性、稳定性和关联性等特点是无法代替的。

二、创新思维进行档案收集活动，构建完整的企业组织记忆

企业的改革和发展关系着整个国家政治经济体制的改革与发展，企业组织也是社会记忆的重要组成部分。组织记忆形象地为企业呈现了企业的发展历史。企业文件具有保存价值，是记载企业成员、传递和存储企业信息、记录企业处理事务的重要工具。企业文档为构建和传承企业组织记忆提供了重要的素材，企业档案对企业信息的收集，对企业组织记忆的构建有着直接、重要的影响。

企业档案的收集工作因产生文档主体多元化的发展、丰富的文档载体、多样化的传播途径更加复杂。企业组织结构向着扁平化、网络化、无边界化、柔性化等方向发展，使得企业文档的信息来源具有无边界化、网络化、多元化等特点。计算机和网络的不断发展，大量的电子文件通过音频、视频等多媒体为载体，以更加生动形象的方式记载企业的发展历程。越来越多的人关注和应用电子文件，为了构建完整的企业组织记忆，企业档案运用创新的思维进行收集工作，以多维的视角创建企业档案收集平台。企业在激烈的市场竞争中不断地完善自身的发展战略，转变传统的管理理念，不断调整经营方向，适应企业不同的发展阶段。档案的收集工作就是依靠现阶段企业活动展开的，但是在收集工作中往往存在着一定的滞后性，使企业档案内容散落或者流失。建立健全完善的企业档案收集工作是完整构建企业组织记忆的基础。

经济全球化和信息网络化已经成为世界经济和社会的发展趋势，企业实现信息化才能保证企业可持续发展，提高企业竞争力，增加企业的经济效益。对各类数字文档信息进行合理地收集和管理，才能确保企业组织记忆的完整性，有利于为企业正常运转提供信息支撑。

三、科学合理地进行档案鉴定

档案鉴定决定着档案的生死存亡，是档案管理工作中不容忽视的环节。档案工作者在将档案归档保存的同时发生对主要的历史诠释的行为。我国的学者对档案的鉴定理论的探讨从未停止过。由于历史和文化差异等诸多原因，档案的鉴定工作成为档案管理工作中难度和挑战性最大的一项工作。

企业组织记忆推动了企业在激烈的市场竞争中的立足点，推动了企业的可持续发展。科学的档案鉴定工作能够保障塑造和维护企业真实的组织记忆。

信息技术的广泛鉴定，使现代企业的档案信息激增，许多企业的规模、组织结构、管理模式为了适应时代的发展不断地变化，记录企业在发展中最有价值的信息，塑造和维护企业的真实的企业组织记忆，成为现如今企业档案鉴定工作中最难解决的问题。综合性理论、战略及方法在使用构架的档案文件的同时，也适用于企业档案鉴定工作。文件的虚拟或只能来源于档案工作者在鉴定每一份文件时，只鉴定文件的形成背景和当下的使用情况。确定企业哪些职能和活动应被记录下来是保证科学的企业档案鉴定的基础。科学地进行企业档案鉴定与企业的整个发展战略是一致的，企业未来的发展以企业的档案为依据，才能使企业在竞争中保持持久的优势。结合企业文化，明确企业的发展战略，结合企业文化、企业业务流程、信息流等对企业档案的鉴定工作进行深入的探究。打破传统的工作方式，了解企业运转的工作背景，建立全局、宏观的工作理念，是形成科学合理的鉴定的基础，也是塑造和维护企业组织记忆真实性的保障。

电子文档的发展为企业档案的鉴定工作提出了更大的挑战。由于电子文件自身的特点对鉴定提出了更高的要求，因此要确保文件可读、可用、真实、完整，为电子文件的技术鉴定提供保障。企业中大量的电子文件产生，电子文件在数字记忆中的地位与日俱增，但是许多企业因疏于收集信息，信息失散，导致数字文档处于失控的状态。在数字时代，为了使企业组织记忆能够真实完整地传承与延续，要保证完整地收集企业信息，适时对档案进行鉴定，保证文档长期可读、可用、真实、完整。

四、激活与传承企业组织记忆，丰富档案利用服务方式

员工对企业产生认同感的关键是了解企业组织记忆，员工通过对企业组织记忆的了解，对企业产生了自豪感和归属感。档案的重要性在于它承载着国家、民族、社会群体、个体的历史信息，是集体记忆所要保留和追溯的具有价值的信息资源。档案有利于激活集体记忆，也是记录媒体记忆的载体和媒介。但是许多企业没有很好地利用丰富的档案，只是将企业档案存放在档案馆中，档案很难释放它的记忆能量，发挥不出其独特的价值，不能起到激活企业组织记忆的作用。

档案管理的最终目标是方便人们利用，企业档案提供利用的方式更加多种多样，最大程度地发挥档案的凭证价值和报价价值。企业档案工作者为了激活和传承企业组织记忆，需要更加系统、深入地整合档案资料，要在潜移默化中，以生动形象、易于接受的方式呈现给企业员工。档案管理工作人员可以通过将档案分为不同的阶段、以企业成立以来关键的信息记录、以企业重大事件的方式将档案呈现给员工。档案管理者提供主动的服务方式，激活工作的活力。档案管理者采用易被接受的、乐于接受的方式提供给用户信息。也可以通过多媒体等手段，通过声音、图片、视频等方式传递给用户信息。不同的档案服务方式，最终目的都是为了能够更好地服务用户，使档案中的信息得以传承和激活。

随着市场经济的不断发展，面对愈加激烈的企业间竞争，促使企业纷纷建立属于自身发展特色的一套体系。企业的发展过程都具有一定的历史意义，为了使企业经济活动中的各项数据能够良好地传承和保存，企业开展的档案管理工作为企业指明了发展方向和依据。为了建立企业组织记忆，能够更好地为企业服务，传统档案管理工作在不断发展中形成记忆观档案，将国家、社会、企业等众多因素结合在一起，以原有的档案管理为基础，形成了立体三维的管理模式。

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