浅谈如何做好人事档案保密工作

史跃华

摘 要：人事档案信息是记录个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，记载了大量的个人信息，是十分重要的信息资源。因此，可以说，人事档案是企事业单位的无形资产。在人事档案中，有着大量的可以公开的非秘密信息，但也蕴含着大量的个人隐私信息，这就要求档案管理工作者提高辨别信息是否涉密的本领，同时增强对涉密人事信息的管制力度，不断推进档案管理工作规范化、标准化，做好人事档案保密工作。

关键词：人事档案；保密

人事档案信息是记录个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，记载了大量的个人信息，是十分重要的信息资源。因此，可以说，人事档案是企事业单位的无形资产。在人事档案中，有着大量的可以公开的非秘密信息，但同时也蕴含着大量的个人隐私信息，这就要求档案管理工作者提高辨别信息是否涉密的本领，同时增强对涉密人事信息的管制力度，不断推进档案管理工作规范化、标准化，做好人事档案保密工作。

1 提高人事档案管理人员的职业道德素质

人事档案管理人员是为社会主义现代化事业而奋斗大军中的一员，人事档案管理人员要具备的职业道德是社会主义职业道德规范的具体表现和补充。“爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会”是我们社会主义职业道德的主要内容和基本规范，也是我们人事档案管理人员应该具备最基本的素质和必备的法律要求。根据《中华人民共和国档案法》相关要求，档案人员应做到“忠于职守、遵守纪律、具备专业知识”。这已经将档案人员的职业道德素质直接提升到了法律要求的高度，从他律性的角度对档案管理工作的权责进行了明确。从事人事档案管理工作的人员，必须把握好档案管理职业的自律性与他律性，首先做到能够将档案管理工作对自身提出的要求与自己在工作中树立起来的理想信念相结合，同时也要牢记法律规定，严格遵纪守法，做好《档案法》中要求的每一项工作。

2 增强人事档案保密意识

人事档案管理人员是人事档案保密工作的主要负责人。能否履行好档案保密工作职责是做好人事档案管理工作的重要一环。因此，档案人员应绷紧保密这根弦，高度树立人事档案保密意识。

2.1 提高保密意识，学习人事档案法律法规

档案管理人员应熟练掌握《保密法》、《档案法》等人事档案保密工作相关的法律法规，在统一思想、提高认识的基础上，牢固树立保密观念，增强保密意识。

一是充分了解人事档案的定密依据、解密时间及保密相关要求，为日常档案管理工作提供法律法规依据。

二是积极参加人事档案保密的交流培训活动，提高业务素质，明确国家最新的规范规定，巩固保密知识。

三是定期开展保密自查活动，对各个易涉密的风险点进行定期自查，一方面差缺补漏，一方面对各档案管理人员提出新要求，以此为契机宣传人事档案保密工作的重要性，提高档案管理人员的保密意识，督促其学习人事档案保密知识。

2.2 增强档案管理人员的保密责任感

人事档案中蕴藏着大量的个人信息，其中不乏个人隐私信息。因此，要做好人事档案管理工作，必须树立高度的责任感，在工作中细致严谨，确保不发生人事档案泄密事件。要制定档案管理工作制度，各负其责，分兵把守，将责任落实到个人，使档案管理工作人员能够在制度的严格约束下，自觉维护档案秘密性，做好人事档案保密工作。

3 做好人事档案存放过程中的保密管理工作

“保密工作无小事。”在人事档案的存放过程中，我们主要应注意以下几点。

3.1 要加强人事档案存放库房的管理工作

人事档案存放的库房是做好保密工作，维护档案安全的重要保障。档案库房要严格按照国家有关规定进行建设。从保密角度考虑，一般不应将人事档案存放库房设在办公楼的最底层。人事档案室的门窗应牢固可靠，档案库房应制定严格的管理制度。人事档案室内，设有专门的涉密人事档案保险柜，由专人负责管理，无关人等一律禁止入内。

3.2 严格人事档案存放管理制度

档案人员要切实承担起维护人事档案完整与安全的职责：

一是保证人事档案完整，建立健全管理制度，使用人事档案要经过层层严格的审批手续，有效避免人事档案的损坏，同时，发现人事档案有损坏及破损要马上修复补救，以免以后遗忘或增加破损；

二是保证人事档案的安全性，提供足够的人力物力财力保障，负责人员要严格职守，积极采购保密箱、保密柜、防盗门等并投入使用，杜绝档案遗失或失窃的问题；

三是保证人事档案存放的统一性与有序性，按照国家相关规定，规范人事档案卷宗排列方式和次序，使人事档案排列有序，整齐规范，便于管理与查找。人事档案管理人员要严格按照档案存放管理制度进行日常管理，保证好人事档案的安全与保密。

4 落实人事档案保密工作职责

想更好地落实人事档案保密工作，就要充分发挥保密工作委员会的作用。保密工作委员会应由企业的主要负责人、各个部门负责人及人事部门全体人员组成。人事部和档案室为保密要害部门，人事部门负责人事档案的保密和整理工作，根据每个人事档案的内容、标注及密级确定该档案是否属于保密档案。需采取保密措施的档案要放置妥善，在档案袋或档案盒上标注密级，将档案按时交送档案室进行保管。

人事档案工作人员和人事档案利用人员，都必须认真学习和执行《保密法》及有关管理规定，增强自身保密观念，遵守保密制度。在借阅、查阅涉密人事档案时，应严格履行各级领导审批、本人登记手续，签订“涉密档案保密书”。利用涉密人事档案者负有对其保密的责任，不得将人事档案带走或转借他人，禁止携带人事档案外出。涉密人事档案一般不得复印、摘抄，如确属正常工作需要，需经有关领导批准。复制品、衍生品秘密等级不变，由专人登记、保管，用后及时归档，定期统一销毁。利用完人事档案后，应立即将其收回并入柜上锁，不得在外存放。保密委员会应切实负起责任，对人事档案的存放及使用进行定期检查。如发现有泄漏事件发生，必须及时整改报告，立即采取补救措施，避免或减轻所害后果。对于做法不当而导致保密档案内容泄露的职工，应追究其责任，视情节轻重对其进行相应的处罚。