浅谈事业单位档案管理的电子化建设

文／国家新闻出版广电总局五八二台 杨卉 刘敏

一、事业单位使用电子档案管理的优势

档案是国家机关、社会组织和个人在社会活动中形成的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，档案管理工作在事业单位的日常管理工作中占据着十分重要的位置。而档案电子化管理，就是用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，以供人们利用的过程。可以说，事业单位档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势。

事业单位使用电子档案管理的优势主要体现在以下四个方面。

首先，提高了档案管理工作的效率。电脑不仅具有快捷、高效的特点，同时它还有储存音频、视频、图像等多种储存功能。档案电子化管理用电脑代替了传统的人力劳动，将传统的纸质档案通过信息化形式向社会提供信息的服务，不仅大大减轻了相关工作人员的工作量，还提高了信息的集中性，综合各类相关信息集一体，避免信息查询时出现漏洞，有效提高了档案管理工作的效率。

其次，降低了成本。档案电子化管理方式可以进行一次性低成本的投入，并进行多次产出。这有效改善了以往档案信息的采集、编制、以及出版成本花费较高的问题。此外，电子档案的信息无需固定的物理位置，其复制、传输与调阅都较为方便。

再者，有利于遗漏文件的补漏增缺。在传统的档案管理中，如果遇到了档案不齐或漏交归档时，必须要拆卷重做才能够完成补漏增缺工作。而现代的档案电子化管理便能够有效、便捷的处理这一问题。它通过电子网络处理系统，用微机按“件”进行整理归档，便可随时对其进行有效的补漏增缺工作。在提升办公效率的同时，还大大节省了人力物力，使得员工能有足够的时间去提升自身的业务水平。

最后，有利于文档的保密。在以往的档案查阅中，由于所提供的是整卷的档案资料，这不仅加大了查阅的难度，还给查阅者泄露了其他的档案信息资料，这是不符合档案管理的保密要求的。而档案电子化管理，能够为查阅者提供有针对性的单份的文件，这不仅有效提升了查阅的效率还保证了档案信息数据的安全性。

二、我国事业单位目前电子档案管理中存在的问题

（一）电子档案的安全性得不到保障。档案的安全性对事业单位有着至关重要的影响作用，因此，档案的安全性问题也成为我国事业单位目前电子档案管理中最严重的问题之一。究其原因，主要由以下两点原因造成的：其一，电子档案管理人员对电子档案的安全意识淡薄，未能认识到档案信息保密工作的重要性，且电子档案管理工作没有特殊的工作区域，与其他部门工作人员混杂在一起不做工作分区。其二，相关硬件、软件质量相对落后，且未能及时进行更新与维护。使得电子档案在发送、接收、保管和归档过程中，可能遭遇病毒入侵、窃听、泄密、篡改，严重威胁到档案的安全性。

（二）电子档案管理不够规范。当前，我国事业单位的部分档案管理人员仍未能及时转变思路，只知道纸质档案保存的重要性，而未能认识到电子档案保存的重要性。在日常的档案管理工作中，将一些重要的档案的物质载体，如光盘、U盘和移动硬盘随意放置，未能进行妥善的保管。另外，在信息的备份工作上也欠缺规范性。在一些系统、数据、文档的备份管理上，档案管理人员往往不能明确哪些数据文档需要备份，需要以何种介质备份，这很大程度上影响了事业单位档案电子化建设的发展进程。

（三）档案管理人员的专业素质不高。首先，部分档案管理人员对档案管理的认识存在不足或偏差。提到档案管理，不少单位单纯的认为只是将档案资料输入到电脑中就完成了事业单位的电子信息化管理。甚至有些人知识水平及思想观念具有局限性，未能积极主动的学习档案电子信息管理的新技术与新理念。有的单位职员甚至是产生抵触情绪，排斥对新技术、理念的学习与吸收。这种不充分的认识与滞后的思想观念很大程度上阻碍了我国事业单位档案管理的电子化建设进程。

其次，较传统纸质档案管理来说，事业单位的电子档案管理对档案管理人员的素质提出了更高的要求。它不仅需要其掌握一般的计算机操作水平，同时还要求其具备较高的知识层次和全面的技术素质。然而从目前情况来看，我国大部分事业单位的档案管理部门都或多或少存在人才不足的问题，尤其是对于档案、信息处理复合型人才就更为奇缺，这很大程度上阻碍了事业单位档案管理电子化建设的发展。

三、电子档案管理的建议

（一）保证电子档案在利用中的安全。确保档案信息的安全性是事业单位档案管理工作任务的重中之重。要做好档案的安全保护工作主要可以从以下两个方面入手：其一，提高档案管理人员的安全意识。由于电脑中的电子信息受硬件、断电、病毒侵害等影响，具有一定的不稳定性，而这将会给电子档案的有效存档及共享工作带来严重威胁。因此，相关档案管理人员，尤其是立卷人员，在档案的存档过程中，必须要具备足够的安全意识，对相关办公软件进行及时的升级与修护，对电脑的硬件也进行定期的检修，并养成及时保存信息的良好工作习惯，以最大限度的保障电子档案信息数据的安全。

（二）完善相关法律法规。完善的法律法规与健全的制度是任何管理事物有效运行的重要依据与保障。建立健全电子档案管理制度，并对其进行规范化、科学化的管理，能够给电子档案管理工作带来有效指导，提高电子档案管理工作的效率，从而使电子档案管理走出无序管理状态。具体而言，电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，同时，根据单位档案和单位职能的特点进行完善补充。只有不断完善电子档案管理制度，才能使得在电子档案管理出现问题时，有法可依。

（三）提升档案管理人员的综合素质。档案工作人员是档案信息化建设的主体，其信息化观念，信息化操作手段，对我国事业单位的档案管理工作有着至关重要的影响。因此，提升档案管理人员的综合素质是有效促进档案电子化建设的必要前提。其具体措施主要可以从以下两个方面入手。首先，加大相关档案管理人员的培训力度，及时更新其管理理念，使其从根本上转变传统的档案管理模式。另外，督促其加大对相关网络知识和技术的学习力度，对复杂的信息数据进行分类和有效整合，以使档案信息能充分发挥最大的开发利用价值，进而提高电子档案工作的质量和效果。

四、结论

总而言之，事业单位档案管理使用现代化的电子化管理手段是我国科学技术进步的必然需求，同时也是符合当前我国市场经济发展趋势的，对我国的社会主义事业的建设有着极其重要的现实意义。因此，只有做到保证电子档案在利用中的安全、完善相关法律法规并努力提升档案管理人员的综合素质，才能使档案管理电子化建设更符合我国发展的标准，进而提高事业单位档案管理的现代化水平，实现事业单位档案管理的科学发展。