电子档案和纸质档案利用的需求共性与差异

2015-12-01孟凡超

决策与信息 2015年36期

关键词：共性纸质载体

孟凡超

大庆高新城市建设投资开发有限公司黑龙江大庆

电子档案和纸质档案利用的需求共性与差异

孟凡超

大庆高新城市建设投资开发有限公司黑龙江大庆

所谓档案，主要是指国家各个机构、社会组织以及我们个人在过去到现在，在各种社会实践中所参与的各项活动直接被保存下来的具有一定保存价值的各项记录。档案是人们在从事各项社会活动的过程中被有意识并且被直接保存下来的，主要的目的就是为档案的利用者提供最直接的信息资源，满足其档案利用的需求。在现代化的社会，电力档案相继出现，它和纸质档案在利用需求上，有了一些变化，本文就分析了两种档案的利用需求和差异。

电子档案；纸质档案；利用需求；差异

档案的来源比较广，涉及的内容比较多，形式也多样化，它是从文件转化过来的。在信息时代，电子文件的形成和归档，以及传送和保管的形式都和纸质档案的保管利用有所差距。电子档案是将信息与电子载体有效的结合在一起，在档案的保管的利用上更加方便，这也对纸质档案的发展带来了影响。尽管这两种档案在保护技术上有所差距，但是也有一定的利用共性。

一、电子档案和纸质档案的利用需求共性

从档案本质上来说，档案的利用者对档案的需求能直接体现出档案存在的价值。所以我们先从档案的利用者角度出发，来分析电子档案以及纸质档案在利用需求上的共同特性。档案在人们的生活中发挥着重要作用，而且已经渗透到我们生活中各个层面，人们对档案的利用需求也逐渐增大。从档案的利用方面来看，不管是纸质档案，还是电子档案，都能体现出相同的利用需求价值。首先体现出来的是社会性。档案在社会的各个层面都有所利用，它能实现各种信息资源的共享作用，这一点在这两种载体的档案身上都有所体现，也都将各自的作用发挥了出来。档案的利用信息都是以记录的形式存在，发挥其借鉴的价值。其次体现出来的是层次性。人们从事的职业各不相同，也就直接体现了档案的内容也各不一样，有些档案的利用者利用的是一次档案文献信息，而有的则是二次或三次档案文献信息。在具体的档案利用上，利用一次档案文献信息的主要是想要解决什么问题而去查找证据；利用二次或三次档案文献信息的主要是想要完成什么研究的任务而去查找相关的依据。

（一）档案利用需求具有多样性和动态性

1.多样性。不管是纸质档案还是电子档案，在利用需求上都会受到自身素质、职业以及爱好等因素的不一样而有所差别。在档案利用需求的种类上，完全可以根据利用者的实际情况划分，比如，根据需求有没有表达来划分能分成已经表达和没还表达；根据需求的要求一致性来划分能够分成实际需求的和非实际需求的；根据需求的表达方式来划分能够分成主题需求和指名需求；还可以根据档案利用者的类型来划分，这样能划分成个人的需求、管理人员的需求以及科研人员的需求。利用档案的人群呈现多样化的特征，职业上各不相同，也就意味着人们的生活层次和爱好更加多样化，所需的档案利用需求也就呈现出多样性。

2.动态性。人们利用档案还会受到时间地点以及利用条件变化的影响，档案利用需求的方式会随着各项条件的变化去决定，也会随着科学的发展进步而变化，档案的服务工作和利用需求都会表现出相应的动态性，这也是档案利用需求的变化所致。

（二）档案利用需求具有重复性和诱导性

1.重复性。人们在利用档案的时候一般都不会只利用一次，当档案的利用者在满足了当前的利用需求之后，一般都会有新的去求，在一些特定的条件下，对于档案的利用需求就会呈现出重复性。

2.诱导性。这个需求主要体现在对档案使用者的需求做出调节和引导。如果将档案利用的环境和相关政策做出改变，这也会影响到利用者需求的转移或者变化。比较明显的就是，将一些不可利用的档案转变为能够利用，这样就会对当担的利用者带来一定的诱导。这种可诱导性的需求，能充分发挥出档案资源的利用潜力，也更能表现出利用需求的共性特点。

二、电子档案和纸质档案利用需求的差异

这两种载体档案的存在目的就是为人们所用，从而发挥其自身的利用价值，它们都是对社会和人们所服务的，尽管两种档案有诸多利用需求的共性，但也有一定的差异在其中。

（一）档案利用需求的载体差异

从档案的载体上来看，这两种档案的利用需求载体有很大的差异，从传统的甲骨文、石刻、竹筒到现在的文字、声像和图片，都能运用不同的技术方法将其有价值的信息长期保存下来，在形成了档案之后就独立存在。在不借助任何技术的情况下人们就能识别档案的载体和内容，当档案内容与其形成了关系之后就不能再分离，这足以说明，档案和其载体是不能分开的，其载体也是档案的重要组成。只要档案的载体没受到灾害，并且合理保存，就能够长期存在，这就是纸质档案的利用载体。而电子档案在保存那些有价值的信息时，都是将其储存在一定的设备中，而一旦生成了电子档案，信息将不能离开这种设备和技术，也不能脱离这种载体而单独存在。电子档案的利用需求，主要就是通过计算机的系统对信息资源进行识别和处理，并将其储存在光盘和磁盘等介质上，然后将数字代码上传至网络，这是数字化记录的方式，档案的利用者要想利用档案就要借助计算机设备来读取使用。

（二）档案管理方法的差异

由于纸质档案主要是通过专业人员收集整理来的资料，将其处理成完整的文件，然后再根据有利用价值的文件进行分类，按照文件的内容、来源、形式以及时间等各种联系分别存放，最后再将这些分类整理好的文件材料移交到档案部门管理。而电子档案主要是通过计算机设备对文件进行整理而形成的档案，这样的档案不用分类，也不同组卷，工作你人员可以通过计算机的检索功能从任何角度都能对档案进行组合、检索和分类，并能清楚地体现出各个文件之间的相互联系，比如文件的来源、时间、内容等；所以也就不用对其进行专门的分类和组卷等工作，这些档案部门也就精简了很多职位。但是，电子档案接收工作要比纸质档案接收工作要复杂很多，一般都是向档案部门提交光盘和磁盘等介质，或者直接进入档案部门的网址，从网络上进行文件的移交和归档工作，在档案接收的时候，还要准备相应的设备，具有一定的网络操作技术和熟料的业务经验。同时，档案部门还要配备相对应文件格式的转换设备，以方便档案文件的统一转换，避免有格式不识别的电子档案出现。