浅析当前档案管理改革的重点与难点

2015-12-01林佩云

决策与信息 2015年36期

关键词：职能体制档案管理

林佩云

厦门信地集团有限公司 361000

浅析当前档案管理改革的重点与难点

林佩云

厦门信地集团有限公司 361000

新形势下，为了顺应改革开放的发展需求，我国档案管理体制必须大胆地进行改革与创新。随着社会主义市场经济体制地逐步完善，我国档案工作面临着前所未有的挑战与机遇，无论是服务机制、方式，还是档案信息化建设，均产生了巨大的改变，因此，必须加快我国档案管理体制的改革。本文重点针对我国档案管理体制改革思路及难点问题等进行了剖析，并针对档案管理体制的改革要点及建议进行了探讨。

一、引言

随着时代的更迭、经济的进步，文明社会的建设力度亦随之提升，在市场环境愈发健全、规范的背景之下，各行各业均取得了跨越式的发展，呈现出一片欣欣向荣之景。在这样的背景之下，档案管理方式、组织形式、运行模式及所处的环境均发生了翻天覆地的改变，带给管理工作更大的挑战与压力。为了便于管理工作顺利、有效进行，应在摆脱困境的同时，抓住每一个可供自身发展的机遇。本文分析了当前影响档案管理的主要因素，并提出了具体的改进建议，以供相关领域借鉴与参详。

二、我国档案管理的现状

世界各地因其地理文化、历史传统的差异，导致档案管理模式也有很大的差异。而我们国家的档案事业是逐渐进行发展的，经过很多次调整和改革，才逐渐变的完善起来，才形成今天这样的形式。充分结合我国现有的国情，再经过仔细研究和探索，导致我国逐渐形成了集中式的档案管理体制。

2.1.我国档案管理体制的特点。我国档案事业管理体制不是一触而就的，而是在新中国成立时期充分借鉴了苏联档案管理经验，并结合了单一制国家的结构形式，经过多次改革，才形成现在具有中国特色的集中式档案管理体制。我国档案体制具有下面几个特点：充分结合“双重管理”模式和“统一领导、分级管理”体制。。中央档案行政管理机构对全国档案事务进行统一掌管，同时在各个地方政府也设置相应的档案管理机构，管理所辖行政区域内的档案工作，于此同时，必须接受上级档案管理机构对其进行的监督和业务指导。随着各项改革的不断深入，为了适应国家机构改革，我国档案管理体制实施了几次档案管理体制改革，坚决执行国务院相关的档案机构制定的改革方案中的规定，各地方各级档案管理机构必须要按照党中央一级的档案管理机构改革的模式，认真行使档案保管利用和档案行政管理的职能。

2.2 关于档案机构的调整与改革。众所周知，进行机构改革的难点就是机构设置。在现在处于社会转型的时候，档案机构必须要以转变职能为目的，必须要依照政、事分开和精简的原则，提高档案事业行政管理的质量，始终坚持按法管档；必须对事业单位提高其服务职能，建立有效并能适应市场经济的服务机制，建立档案工作机构必须要满足社会发展需要和信息时代的需要。主要目标是转变职能，进行政、事分开；对各自职能要进行准确划分，各司其职，使文档管理机构既能满足其精简性，也具有高效性。

三、我国档案管理体制改革思路及难点剖析

3.1 我国档案管理体制改革基本思路分析。为了顺应我国现代化公共行政改革的需求，档案管理体制改革应从如下思路出发：a.同我国政府角色与职能转变相适应。在计划经济体制下，政府的全能角色与职能不断削弱，传统的独立管理职能已经部分被社会与市场分割，政府需要将属于企业及社会管理的一部分权力进行逐步放还。b.同现代化公共行政运作形式的转变相适应。传统行政管理形式具有不断拓展行政功能的特点，利用行政系统发挥管理职能，对于现代化公共行政形式而言，其更趋于分权与间接运作。c.同政府观念转变相适应。市场经济推动了纳税人意识的产生，政府利用纳税人所缴纳的钱对国家进行管理，需要具备应有的效率与服务理念等。

3.2 档案管理体制改革的难点分析。a.实现党政合一。在开展各项档案管理活动时，国家与党的职能存在着差异，国家对档案的管理目标与党对档案的管理目标不同，人们多数都认为政府与党均对档案管理工作直接负责，但并不了解二者职能方面的差异性，因此，不少人认为我国档案管理工作十分神秘，这就导致了档案资源信息很难为企业的发展与进步做出应有的贡献，导致档案资源难以充分发挥其功能。b.转变改革的滞后性。档案管理体制对于我国档案事业的健康发展具有十分重要的影响，可以有效促进国家经济与社会的发展，但难以收到立竿见影的效果，需要一个长期、持续的发展过程。因此，同我国经济体系改革速度不同，档案管理体制改革相对滞后，而这正是造成我国不少体制混乱、无序的关键。c.实现政、事分开。从古至今，为了追求更高的效率，每个体系功能均具有多向性，以推动体系的有效发展，但是，此种政、事不分的管理模式已经难以适应我国档案管理工作，甚至造成改革停滞、服务缺失、资源浪费等问题。d.防止集权过度。通常而言，企业经营模式分工明确、规划统筹，档案管理工作亦然。虽然，此种管理体制有效提升了档案管理效率，但此种方式十分封闭、单调，并严重束缚了档案管理人员的思想。

四、我国档案管理体制改革的建议

我国目前采用的档案管理体制所存在的一些问题也不能忽视。进行档案管理体制改革是一项全面工作，可以更好的带动我国档案事业发展，所以，必须对现在所使用的的档案管理体制进行改革。进行档案管理体制改革，可以更好适应政府角色和职能的转变，管理职能不再是政府独享；必须要适应行政运作方式的转变，使用行政管理系统来履行管理职能；适应政府观念的变化，必须要建立起服务观念和效率观念。笔者通过分析机构设置及领导体制的显著性特征，提出下述两个建议，具体为：1.改进当前企业档案管理方式，实现现代化、网络化管理，促使办公一体化、自动化，更好的满足社会及群众对信息收集、传递及交流的多元化及个性化需求。首先，应做好定位工作，从多个方面分析市场需求，对已有的运行模式进行改革，促使文档管理更为有效、规范。在制定规划、标准、行政规章、法律法规以及政策方针等文件时，应从微观及宏观两个角度入手，秉承严格、端正的态度，对企业的档案及文件的起草及制定工作进行全方位的检查、监督与协调工作，避免出现违法乱纪、贪污受贿等现象。此外，企业管理者还需重视“简政”这一问题，合并一些机构，充分调动工作者的积极性，利用科技的力量对企业、对员工进行全方位、有效的管理。2.改进领导制度。国家对该问题极为重视，并提出了分级管理、统一领导这一制度模式。然而，笔者通过开展大量的实践分析及理论探究工作，发现这种方式并未从根本上提高档案管理工作的质量及效率，相反，甚至可能会出现制约企业可持续发展这一现象。通过多方面的调查与探讨，笔者认为，“分类管理、垂直领导”这一制度模式更为适用。具体来说，所谓的垂直领导，是自上而下的管理模式，脱离了党政机关部门的管制；而分类管理则更是按照不同情况、职能及性质，对档案管理实施全方位、高效率的管理。并通过利用现代化、高科技技术，实现档案管理的自动化、网络化及信息化，提高信息收集、整理及传递的效率。