申报世界文化遗产中档案资料整理的重要性——兼论锁阳城遗址申遗档案资料的整理

王建荣

（瓜州县文物局，甘肃瓜州736100）

申报世界文化遗产中档案资料整理的重要性
——兼论锁阳城遗址申遗档案资料的整理

王建荣

（瓜州县文物局，甘肃瓜州736100）

本文以锁阳城遗址申报世界文化遗产档案资料整理为例，详实介绍了收集整理文物保护记录档案的目的及意义，通过收集整理锁阳城遗址的档案资料，资料室、档案柜、电脑、档案管理相关制度等硬件设施到档案内容收集依据、分类方法、怎样查找方便等软件构成以及档案资料的保护技术与措施等，全方位阐述文物保护记录档案在历史变迁中的重要作用及心得体会。

世界文化遗产；锁阳城遗址；档案资料

一、收集整理档案资料的目的、意义及遗址概述

“档案工作，是社会方方面面不可或缺的基础工作。形形色色的档案，为各个单位、各个学科，提供了翔实的物质资料保障，为其自身的发展创造了有利的空间，因此档案工作是一项基础工作，各个单位的档案工作都不可或缺。对于文物保护单位而言建立文物档案就显得尤为重要。”①中华人民共和国重点文物保护单位是国务院所属的文物行政部门（国家文物局）在省级、市级、县级文物保护单位中，选择具有重大历史、艺术、科学价值者确定或者直接确定，并报国务院核定公布，是对不可移动文物所核定的最高保护级别——中国国家级文物保护单位。根据《中华人民共和国文物保护法》的规定，全国重点文物保护单位的保护范围和记录档案，须由省、自治区、直辖市人民政府的文物行政部门报国务院文物行政部门备案。

锁阳城遗址是1996年11月20日国务院公布的第四批全国重点文物保护单位。瓜州县博物馆依照《中华人民共和国文物保护法》和《国务院关于加强文化遗产保护的通知》等法律法规的要求，进一步贯彻“保护为主，抢救第一，合理利用，加强管理”的工作方针，针对锁阳城遗址的特点，采取切实可行的保护方式，科学规划，妥善处理文化遗产保护与经济发展、人民群众生活条件改善的关系，认真做好全国重点文物保护单位的保护、管理和合理利用工作。于2005年12月第一次较详细地完成了锁阳城遗址档案中的主卷文字卷的记录与上报备案工作。

锁阳城遗址又名苦峪城，位于瓜州县锁阳城镇东南戈壁荒漠中，包括周边古城址、古寺院、古墓群、古河道、古垦区等多种遗迹为一体的古文化遗存地，分布面积约1平方公里。该城是汉、隋、唐、宋（西夏）、元、明时期瓜州地区政治、经济、军事、文化以及宗教文化之中心；是古代丝绸之路上连接中原与西域地区的交通枢纽，是中西方文化交流、丝绸之路多民族交往、融合的通道。在丝绸之路和西部边疆发展演进的过程中，不仅发挥了重要的交通保障作用，还成为西部多民族文化的交汇之地。

锁阳城遗址不仅是保存较完整的隋唐古城遗址之一，而且保存了我国较为完好的军事防御体系和农业水利灌溉体系，同时也保存了古代较为完整的军事防御报警系统。它位于全国唯一的国家级极旱荒漠自然保护区的核心实验区，是我国古绿洲沙漠化演进过程中的典型标本，在历史地理、考古学以及古生态环境变迁及古城遗址研究保护方面，均占有十分重要的地位；是隋唐瓜州断代史之标志。

2006年，锁阳城遗址被列入中国申报世界文化遗产预备名单。2012年，由中国、吉尔吉斯斯坦和哈萨克斯坦三个国家联合申报“丝绸之路：起始段和天山廊道的路网”正式进入申报程序，锁阳城遗址作为这项系列遗产的其中一处申报点，是古代丝绸之路河西走廊上人类土地利用的杰出范例，展现了长距离交通条件下人类对自然环境的依托、利用和改造，为中原与西域之间的交通往来提供了必要的给养保障，对“丝绸之路：起始段和天山廊道的路网”的突出普遍价值（OUV）具有重要贡献。2010年10月9日，国家文物局正式公布锁阳城遗址为首批国家考古遗址公园立项名单。2006年5月25日和2013年5月3日，国务院分别公布锁阳城墓群、锁阳城古渠道遗址为第六、七批全国重点文物保护单位，均归入第四批全国重点文物保护单位锁阳城遗址。2010年初，瓜州县博物馆成立了锁阳城遗址申报世界文化遗产工作小组，具体负责锁阳城遗址申遗事项。同时，建立锁阳城遗址档案资料室。搜集整理锁阳城遗址档案资料是其中较为重要的工作任务之一。

“文物档案作为文物资源社会共享和监督政府处理公共事务的基础保证，它的进一步完善将是文物在社会主义精神文明建设中发挥作用的基本平台。”②为了使瓜州县锁阳城遗址的文物保护水平和保护发展资料系统归纳、管理有序、方便查阅，达到国家文物保护档案的标准，就必须建立文物保护信息系统和数据库。纸质文本和电子数据（介质）储藏保管信息是目前广泛应用而且比较便利的形式。运用计算机技术处理所保管的信息，是国际信息处理的趋势，也是信息传阅便捷、真实可靠、留传有据的保证。“建立完备的遗址资料库不但可满足现今文物保护所需，也为未来的文物保护、发展、利用提供详实有效的基础资料。建立完善的文物档案信息数据库管理系统，不仅可以规范我国文物管理系统，提供快捷的查阅方法，还可以增加文物信息的共享能力，创造不可估量的社会效益。”③

二、设施配备、资料整理情况

（一）硬件设施

依据《甘肃省安西县锁阳城遗址保护管理规划》、《锁阳城遗址管理规划》，2013年建成锁阳城遗址管理用房，其中档案资料室56平方米，室内宽敞明亮，设通风窗户两组；配备了文献柜、档案资料柜、图纸柜、消磁柜、电脑、资料桌、温湿度仪等设备，悬挂《博物馆资料室管理制度》，摆放档案资料查阅、借阅登记簿，有专职资料管理人员一名。

（二）档案资料内容收集依据及分类方法

《全国重点文物保护单位记录档案工作规范》要求，记录档案必须科学、准确、翔实；要收集的内容有哪些，怎样划分资料内容。档案资料包括对保护单位本身的记录和有关文献，内容分为科学技术资料和行政管理文件。形式有文字、图纸、照片、拓片、摹本、电子文件等。档案资料分为主卷、副卷、备考卷。主卷以保护管理工作记录和科学资料为主，副卷收载有关行政管理文件及日常工作情况，备考卷收载与本处文物保护单位有关、可供参考的论著及资料。

主卷资料包括文字、图纸、照片、拓片及摹本、保护规划及保护工程方案、文物调查及考古发掘资料、文物保护工程及防治监测、文物展示、电子文件、续补等十种案卷。

文字卷内容有全国重点文物保护单位登记表，地理位置自然与人文环境，历史沿革，基本状况描述，价值评估，相关研究情况，历次调查、发掘、保护工程、展示情况，保护范围、建设控制地带及建设项目控制情况，保护标志情况，保护机构情况，安全保卫工作情况，附属文物登记表，重要文物藏品登记表，古树名木登记表。

图纸卷内容有总体图纸：地形地貌图、地质图、行政区划图、文物分布图、保护范围和建设控制地带图等；考古图纸：考古发掘平面图，典型地层剖面图，重要遗迹分布图和平、剖面图，典型器物图等；建筑图纸：建筑群体总平面图，单体平面图、立面图，剖面图，结构图，节点大样图等。还有历史资料性图纸和研究复原图等。

照片卷内容有全景照片，群体和单体的外景、内景、重要部位照片，附属文物、重要文物藏品、主要古树名木照片，保护标志牌、说明牌及界桩照片，重大活动照片，重大事故、自然灾害或其他异常现象照片，历史资料性照片。

拓片及摹本卷内容有摩崖石刻、碑碣、重要铭刻等拓片，壁画、岩画等摹本。

保护规划及保护工程方案卷内容有保护规划、保护工程方案。

文物调查及考古发掘资料卷内容有文物调查记录、考古发掘记录、工作报告等。

文物保护工程及防治监测卷内容有文物保护工程记录、竣工报告等，文物监测、病害防治记录及成效报告等。

文物展示卷内容有文物展览及陈列方案、工作报告等。

电子文件卷内容有与本处全国重点文物保护单位有关的各类电子文件。

续补卷内容有收录主卷内容的动态续补。

副卷资料包括行政管理文件、法律文书、大事记、续补四种案卷。

行政管理文件卷内容有各级人民代表大会、政府和文物行政管理部门发布的，关于本处全国重点文物保护单位的专项法规、文件、布告、通知等。

法律文书卷内容有各级政府、文物行政管理部门或文物保护管理机构与使用单位、群众性保护组织等签署的责任书、保护合同及其他法律文书。

大事记卷内容有与本处全国重点文物保护单位相关的重大事件记录。

续补卷内容有收录副卷内容的动态续补。

备考卷资料包括参考资料、论文、图书、续补四种案卷。

参考资料卷内容有与本处全国重点文物保护单位有关、具有参考价值的非正式出版的各种资料。

论文卷内容有与本处全国重点文物保护单位有关的正式发表的研究论文，散见于各种出版物的考古发掘报告（简报）、文摘、报道、历史文献等。上述论文资料数量较多的，可选取有代表性的归档，其余部分编入目录。

图书卷内容有与本处全国重点文物保护单位有关的各种图书。上述图书资料数量较多的，可选取有代表性的归档，其余部分编入目录。

续补卷内容为收录备考卷内容的动态续补。

记录档案归档的具体要求如下：

统一使用国家文物局监制的卷盒、卷内表格、专用纸等，纸张规格B4（宽25.7厘米，高36.4厘米）。

总体图纸中的地图，必须使用国家专业部门制作的图纸。各类专业图纸应由受过专业训练的技术人员按照国家相关标准绘制。测绘图纸一般应参照国家标准规定的幅面尺寸套用，如图幅较大无法套用的，可自行制定幅面尺寸，但同一个项目的一套基本图纸，幅面尺寸应尽量统一。所有图纸应采用底图或晒蓝图、电脑打印图。

照片必须采用专业相纸冲洗，规格不得小于5英寸。照片粘贴时用防腐胶水或浆糊，禁用双面不干胶或传统浆糊（双面不干胶粘贴平整，可胶体2～5年后风干脱落；传统浆糊易生虫或发霉。都不利于永久保存）。

拓片必须用宣纸锤拓，摹本尽量用宣纸临摹。

保护规划、保护工程方案、文物调查记录、考古发掘记录、考古发掘报告、文物保护工程记录、文物保护工程报告、文物监测及病害防治记录与成效报告等（包括其中的图纸、照片等全部资料），全文本归档，不拆分。

电子文件一律采用通用格式存储于不可擦除型光盘（一式两套）。各种磁带、磁盘、幻灯片、电影胶片、录像带、录音带等其他载体的信息必须转换成光盘存储。光盘内应编制文件目录。

专项法规、文件、布告、通知，责任书、保护合同及其他法律文书需采用原件或副本。

正式出版的研究论文、考古发掘报告、文摘、报道等需采用原件或副本

（三）锁阳城遗址档案资料整理过程

首先依据全国重点文物保护单位档案资料收录分类总体框架，清晰思路，翻阅早期锁阳城遗址档案资料，整理目录按资料年限为依据，初步划分归纳，做到现有资料心中有数。接着集中人力，从办公室文件目录中按年度查阅相关资料，只要有“锁阳城”字眼的文件立即提出，由专人初步审阅文件资料，确实因为其他原因或是因相关文物遗址而极少提到锁阳城遗址的文件资料可剔除，不做收录。选定的资料随时复印按年度分类。还有各股室存阅的关于遗址的相关调查、学术报告、论文和遗址出土的重要藏品等。如文物股负责完成的第三次全国文物普查，田野文物——锁阳城遗址保护范围及其建设控制地带内的文物遗址档案资料、《锁阳城遗址角墩保护维修方案》、《锁阳城遗址防洪堤坝建设方案》、《锁阳城遗址管理规划》；博物馆股管理的馆藏文物中出土于锁阳城墓群墓葬中的文物，按分类账序号逐一整理；项目办公室管理的关于锁阳城遗址基础设施的相关资料、照片、图纸等；在资料室查阅收录关于锁阳城遗址的相关论文、简报等资料收录齐全。在收录资料时尽量选择原件，确实因资料文件已装订成册或找不到原件，可复印后装订成原样，如第三次全国文物普查的资料档案，收录入办公室的各类行政、法律文书等资料。有些方案、规划原件正在利用，也必须换用复印件，原件入档，必要时再提取原件。

当所有资料文件收录完成后，再从年度文件、考古资料、论文等资料中，按档案资料收录分主卷、副卷、备考卷的内容逐一细分，形成档案资料初稿。对于归属模棱两可的文件，从文件源头本意确定是行政文件还是法律文书；有些重要文件既是行政文件又是考古方案的一部分，则两方面都需要收录。根据初稿再次审定，确定结案时限，如有记录档案内容相关的变化情况，应及时按主卷、副卷、备考卷分别组成续补卷补入档案。根据案卷年度、内容多少、考古发掘次数类别等形式，在同一卷内按登记序号逐一排序成若干卷盒，再整理每一卷盒内的案卷封面、目录、专用袋内档案资料登记表、卷内备考表。案卷封面有立卷单位全称，并钤盖立单位公章，卷内备考表中的立卷人、检查人、日期等内容，必须是本人手写。在整理过程中文件目录一定要记录完整，方便今后查阅。最后按序收录主卷、副卷、备考卷中的各卷目录，汇总形成档案案卷总目录。

锁阳城遗址国保记录档案共收录整理了123盒，分13类，其中论文56篇、照片32盒498张、总目录458页、学术参考文献1260余册。

（四）档案资料的装帧和管理

根据归档的实际需要，档案资料案卷可采用装订和不装订两种形式，案卷装订不允许使用金属物。锁阳城遗址档案资料采用统一打三孔，用黑色纯棉鞋绳穿孔盘绕打结；制作档案的书写材料及工具，应符合耐久性要求（如热敏纸、复写纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不能使用）。

全国重点文物保护单位的记录档案，由省、自治区、直辖市文物行政管理部门组织制作并指定机构负责管理，要建立严格的收集、整理、借阅、使用制度。记录档案的主卷、副卷、备考卷必须报送国家文物局和省、自治区、直辖市文物行政管理部门备案。保存记录档案必须有符合国家标准的安全场地和设施。瓜州县文物局先后制定了《锁阳城遗址档案管理办法》及有关规章制度，并指派专人负责。如制定了《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作的职责和任务，以及归档范围、整理要求，使各股室对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依。同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。

三、档案资料的保护技术与措施

为创造适宜于档案存储的环境，首先必须了解掌握哪些做法、怎样的环境条件和从技术上采取什么办法，从而能最大限度地提高或改善档案存储环境，使其纸质载体永久保存下去。

“纸质档案的载体是纸张，纸张耐久性取决于纸质纤维素的性质，尽管纸质纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等作用下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。”④电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。“磁盘和磁带具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。”⑤光盘相对于磁盘和磁带较稳定，但存储环境恶劣，如遇高温、高湿、酸、酶、氧化剂等作用下也极易发生扭曲变形，损坏记录介质使其无法正常运行。

为创造适宜于档案存储的环境，我们从硬件设施、技术、软件配备上采取的具体办法有：

（一）硬件设施

选择适合档案资料摆放存储的环境——档案室。首先，档案室面积要足够大，除摆放的所需档案柜、资料柜、查阅资料桌椅后，还应有8～10平方米的公共场地，便于查阅资料及管理人员办公和室内环境通风。其次，选择档案室时，尽量避免光线直射档案室的门窗。档案室最好开一门二窗户，便于室内通风除湿。再次，档案室要有良好的照明设施及安全电源，有烟感探头报警设施，配备干粉灭火器。

（二）技术、软件配备

国家档案局于1987年正式颁发了《档案库房技术管理暂行规定》，对我国各类档案库房的温、湿度提出了明确的规定，标准为温度14～24℃，相对湿度45%～60%。为了达到或接近适于保护档案的温湿度范围，除了安装温、湿度控制调节系统外，通常采取较为简便、经济、有效的密封、通风、吸湿等措施。密封（或称密闭）的作用是防止或减缓室外不适宜的温、湿度对室内的影响，尽量使室内比较适宜的温、湿度相对稳定。密封有整体式和局部式两种，整体式密封是对整座档案室的密封措施，主要是搞好室内的围护结构，特别是门、窗、通风洞等部位的密封；局部式密封是对箱、柜、盒等的密封措施，其中多层包装相对密封法是保护文物、档案、图书的传统方法。密封时要注意被密封物质的含水量必须在安全量以下，同时要注意当时的温、湿度，要避免密封后由于温度变化而使密封空间湿度过分增加或过分干燥。通风是根据空气流动的规律，有计划地使室内外空气进行交换，方式有自然通风和机械通风两种。自然通风主要是开启门窗，室内外空气流通，达到调节室内温湿度；机械通风是利用通风机、风扇等进行通风。

选择档案室时应注意窗户的朝向，尽量在阴面，窗户上应有遮阳设施。窗户玻璃应具备过滤或减弱紫外线的功能，可用毛玻璃、花纹玻璃、彩色玻璃或在玻璃上喷涂或粘贴含有紫外线吸收剂的涂料或薄膜。照明应选择不宜发射有紫外线的灯光，如白炽钨丝灯泡。减少档案露光的机会和时间，要尽可能减少使用原件，注意强光对文件的危害。

还要注意正确选择档案室地点，室内通风要避开污染物排放高峰。种草植树绿化环境，对净化空气保护环境具有积极作用，但不要种植易于生虫的树木。房屋墙壁的面层应选用质地较为耐磨、光滑不易起尘的材料。档案入室时应作除尘处理，平时应做好室内外清洁卫生工作。

四、档案、资料的借阅与管理

档案资料管理人员要严格按照《博物馆档案管理制度》，既能保守档案机密，又能充分发挥档案、资料为文物保护建设发展服务的效益。绝密文书、技术档案、资料一般不外借、不复印、不摄影。查阅借阅档案、资料须填写相应的借阅登记单，经主管领导签字同意即可。外单位人员查阅借阅档案、资料者，应持单位介绍信，并注明所需资料的范围、内容、用途等内容，经主管领导签字同意批准后，填写详细借阅登记表后方能借阅。

“查阅借阅的档案资料要妥善保管，不得有卷折、勾划、删改、加注、拆页等损坏档案资料的行为。”⑥为防止档案资料丢失和泄密，未经同意不得复印、抄录、转借和内容公开。“借有档案、资料者，在工作调动、离岗、退休、生病住院、出差时间较长或借后暂不使用者，必须将档案资料退回档案室，档案室因工作需要有权将借出的档案资料调回档案室。”⑦

五、文保档案在历史变迁中的重要作用及心得体会

锁阳城遗址档案、资料已经整理完成，2013年10月世界教科文组织专家在实地考察锁阳城遗址审报世界文化遗产时，已发挥了其重要作用。此次收录整理的锁阳城遗址档案资料，较系统地展现了近百年来人类对该遗址的考古、保护、规划、利用等方面的内容，基本可以满足现在以及今后我们对该遗址的考古调查和保护利用的基础性资料的查阅。“作为文物保护单位，记录档案工作是文物信息化的组成部分，是文物保护单位管理数字化的基础，是摸清我国不可移动文物家底的一项重要举措，也是为在一些极端情况下（例如自然灾害、盗窃、战争等）文物遭到破坏后对文物进行维修、追索等提供可靠依据的重要措施。有了文物保护单位记录档案工作，文保单位才能做到有案可查。”⑧

锁阳城遗址文物调查及考古发掘卓有成效，并著有科研成果，如甘肃省文物考古研究所和陕西龙腾勘探有限公司承担并出版《甘肃省瓜州县锁阳城遗址文物考古勘探工作报告》（2012.12.5），北京大学承担并出版《加速器质谱（AMS）碳-14测试报告（锁阳城遗址采集标本）》（2013.3.28），中国社会科学院考古研究所科技考古中心考古物探部承担并出版《甘肃省酒泉市瓜州县锁阳城遗址考古物理勘探调查报告》（2013.5.13）。另外，收录整理论文56篇，如李并成著《唐代瓜州治所及其有关城址的调查与考证》（发表于《敦煌研究》，1990年第3期）；敦煌研究院、瓜州县博物馆共同负责并实施的项目及论文《安西县锁阳城遗址内城西北角发掘简报》（发表于《敦煌研究》，2003年第1期）；李正宇著《甘肃瓜州县古瓜州城汉唐渠系网络遗存》，李宏伟、谢延明著《锁阳城遗址形制及相关遗存初探》，何双全著《关于锁阳城遗址的几点初步认识》等论文（发表于《陇右文博——丝绸之路申报世界文化遗产·锁阳城申遗论文集》，2008年）。这些都是了解、考证和论证锁阳城遗址建置、历史地位、演变过程、历史事件和断代的较有论据和说服力的资料。

“档案资料中，文物保护工程档案资料较为重要，她是建设项目活动中直接形成的原始资料，承载了大量的文物保护工程信息，在此后对工程项目的再建、重建、维护、维修都具有十分重要的参考依据和利用价值。文物保护工程档案资料包括：从文物保护工程项目自提出立项、审批、勘察设计、招投标、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程中形成并保存的文字、表格、声像、图纸等各种载体资料，其特点是专业性、成套性和较强的现实使用性。”⑨

档案资料室的环境也极为重要，具备了良好的存储环境，对外管理者、借阅者和行业之间相互学习有利于；对内有利于纸质资料、参阅书籍和计算机等的保存，更有利于档案资料的永久性储藏。

总的来说，保管档案资料的基本要求是以防为主，防治结合；相互协调，密切配合；加强重点，照顾一般；立足长远，保证当前。档案保护技术是一门综合性的应用技术，因此，应根据档案的特点，吸取其他领域的科技成果，不断提高保护技术的水平，更好地延长档案的寿命，是我们每位档案管理工作者的中心工作。

［注释］

①⑧沈承宁：《浅析文物保护单位记录档案工作的重要性》，摘自网络文献。

②③侯静敏：《馆藏文物档案信息数据库管理系统发展小议》，摘自网络文献。

④中国建筑设计研究院建筑历史研究所、瓜州县文物局编制：《甘肃省安西县锁阳城遗址保护管理规划（2006—2025）》、《锁阳城遗址管理规划（2012—2018）》。

⑤国家文物局：《全国重点文物保护单位记录档案工作规范》，2003年11月24日。

④⑤许敏：《外部环境对电子档案和纸质档案保存寿命影响差异及对策》，《档案与建设》，2008年第9期。

⑥⑦⑨路霞：《文物保护工程资料管理》，摘自网络文献。

K878.21

A

1005-3115（2015）14-0046-05