黄炎培论办公效率的提高

文/深圳信息职业技术学院 焦名海

黄炎培论办公效率的提高

文/深圳信息职业技术学院 焦名海

上世纪30年代，针对政府机关办事效率低的状况，黄炎培认为要提升办公效率，需要加强办公人员的修养、培养共担责任、有远大理想、做事缜密、管理民主的精神，细分事情、做好计划，制订标准，公开公正考核。

黄炎培；行政；办公效率

上世纪30年代，针对当时政府机构运作迟缓，人员多、办事效率低下的情况，以甘乃光为首的一批高级行政官员，开展了提高机关行政效率的改革。因其参与人员多、历经时间长、影响较大，后来称之为“行政效率运动”。黄炎培领导的中华职业教育社接受相关机构的委托，举办了多期办公室人员的培训工作，黄炎培也先后16次给培训人员作讲述。为了满足更多机关办公人员的需要，黄炎培将报告整理成书，于1933年由商务出版社出版了《机关管理一得》一书。1947年，黄炎培针对抗战后机关办公的需要，又对此书作修订，以《民主机关管理》为名出版，仍由商务出版社出版。这两部书中，黄炎培借鉴西方的管理思想，结合自己40多年办公管理经验，对机关办公管理进行了深刻地阐述，其中有许多观点对于现在仍然有借鉴意义。限于篇幅，下面重点论述黄炎培关于提高办公效率的思想。

一、加强办公人员的修养

黄炎培认为，一个机关的工作效能，其实质是“一个人根据其人生观所发生努力的总和”，同时认为办公人员“个人身心的进益”，可以“促成机关总效率的加强”。为此，他认为机关要利用办公人员的工作余暇，借助集体活动，加强办公人员的身心修养。这样做不仅可以“解免个人公余的烦恼”，代替他们的“非正当消遣”，而且还有利于公务。

黄炎培还认为，办公人员可以从下面几个途径来加强自己的身心修养。第一，召开工作研讨会。办公人员集中一起，研究工作“品质上验其完善与否”“数量验其充分与否”“时间上验其比较改进与否”。对工作研讨个人也可以开展，但相比于集体研讨，更能加强办公人员的修养，因为在集体讨论中，每个人要“虚心接受别人的批评，也要大胆地批评别人”，在集体上相互批评虽有争吵，但不会形成成见，反而会促进感情。第二，读书会。黄炎培认为读书会不仅可以解免烦闷，代替非正当消遣，而且还能为大家带来读书乐趣。

黄炎培认为，除办公人员要加强修养外，领导更要加强修养。领导加强修养可以从以下几方面进行：第一，“躬亲”。这里躬亲不是所有事都要领导去经历，而是在适当范围内，又有适当的机会，对于重要的事务，要“亲身尝试一下”，这样可以对事情的具体细节有所了解，同时也可以了解承担所采取的方法是否恰当。此外，还可以“增加从属人员的勤奋”。第二，“率先”。 “率先”，就是“要别人做，自己先做；要别人不做，自己先不做。”“率先”，不仅是个人“处世的金针”“成功的宝筏”，而且也是“教育”从属“少不得的”方面，黄炎培举例说，假设科长在工作上自己不努力，而要科员努力，这是不可能的。第三，“后继”。它包括两个方面的内容：一是本人做的事，后来接手的人知道从何处着手；一是要培养能接手自己工作的人。这样一旦本人离开，也不至于耽搁事务。

二、整个办公职员要有一种“精神”

黄炎培认为，提高办公效能，全体办公人员还需要一种“精神”。有了这种精神，才能把控住局面，才能在遇到艰难时，克服困难，才能保证职员在张弛有度的氛围中完成工作。黄炎培将这种精神归纳为7个方面：第一，“担得起”，办公室每一个工作人员“发挥他们的热忱，能相互感动”，有着“伟大的共同目标”，能“下定决心”克服种种障碍。这样，“自然举重若轻，任何艰难担得起”。第二，“立得稳”，就是办公人员在遇到任何危难时，心里“不慌张”，手足“不错乱”，以“镇定的精神”控制局面。第三，“展得开”，办公人员看事要有“远大的眼光”，对人要有“开阔的胸襟”，平时做事能“发挥大无畏的精神”，认为应做的事，能大胆放手去做。但是要避免好大喜功。第四，“照顾得周密”，办公人员既要放得开，也要做到周密，要做到周密就是办公室的“一事一物一地一人”都有人管理。第五，“处理得从容”，办公人员不要把自己搞得太紧张，要学会“一张一弛”，“使精神因一度激起而奋发，因一度放松而休息”。这样，全体人员就能在“努力而不喫力”条件下“协调前进”。第六，“传得下”，办公室管理要避免“一朝去位”“无人继续”的情况，需要全体职员“发挥民主作风”，使人人成为“能继之人”。要“把工作经历写成史实传之后人”。第七，“结束得干净”，当有些事务需要结束的时候，办公人员能做到“能发能收”。当需要“发”时能按上级要求把事情做好，当需要“收”时，能“毫无牵扯，随地随事可以圆满收场”。

三、细分事务，制订计划

就当时办公情况来看，事情不分轻重缓急，事情不进行分类管理，处理时无头绪、无计划等也办公效率不高的重要原因。黄炎培针对当时办公效率低下的情况，认为要提高办公室事务处理的效率，首先要对事进行细分。认为是细分可以避免对管

理事务的“忽视”，同时可以避免事务管理中由于“当局的一时冲动”，造成“忽轻忽重，忽起忽灭”。那么如何对办公室事务进行分类呢？黄炎培认为，当一个机关开办之初，可以根据一般办公室事务处理的常规来分。等事务复杂以后，可以按具体情况来划分。黄炎培认为最好的方法是“内依政策的规定，外应事实之需要”来分，即政策规定的重要事项，即使很简单，也要做详细地细分。还有就是临时急需的处理事务，也要做细分，总之，细分事务要做到“应无尽无，应有尽有，急其所急，缓其所缓，再根据事实要求，与不违背经济原则两条件下，灵活运用。”

提高办公效率除了强调对事项进行细分外，他强调做事要有计划，认为“办事成功与否，大部分看他所定的计划怎样”，所以他提出计划“值得用心去做”。他认为制订事务管理计划前，要对事项进行纵横两个方面作考虑。横向考虑，就是考察事务之间是否具有相互关联，它们是否可同时处理；纵向考虑，就是要处理的事务是否“一本一末”的关系，是否存在先后关系。如果有这些关系，就可根据这些关系，制订工作程序，然后“次第进行”。当计划制订好后，需要执行计划的“诚意”，如果“只图事项繁多，文字好看，并没有从缓急先后上审慎考虑，名为计划，实不成为计划。”

四、制订效能标准，强调“明以试功”

黄炎培认为办公效能，关键是人，而要提高人的效能，除了加强职员修养和精神培养外，还要加强考核，主张通过“明以试功”的考核来激发职员的积极性。为此，事先必须制订效能标准。黄炎培将办公效能分为“完成”“正确”“迅速”“经济”四个等级。“完成”是指将所有事务全部做完，“如只做到一部分，还不算成功。须要完全做到”。“正确”是指处理事务不能出现差错。因为出现差错“就有误事的可能”，所以“正确是最要紧的”。“迅速”是指要在规定的时间完成事务，完成的时间标准要“依事的难易，经过实际的反复实验”来确定，同时应以多数人完成时间来确定。当用时间来检查工作效率时，可采取“定时量”和“定时点”的方法，但定时法比定量法好，比如撰写一份文件，用定量法就是规定他两天完成，今天交给他任务，明天就要完稿，但更好用定点法，即规定明天何时完成。

五、科学设置办公部门，加强各部门联系

黄炎培认为现代任何事业“都有时间性”，讲究时效。要提高办公效率，还应合理设置办公部门，加强办公部门与各部门的联系。黄炎培认为办公室设置，首先根据其使命来选择地方。“服务于某种人的，应将机关设置在这类人中，服务于广大民众的，应将机关设置广大民众中”。其次根据其性质来选择地方，办公室是一个上传下达的地方，它与机构各部门都存在着联系，是机构的中枢部门。所以办公室设置要保证“各局部、各方面与中枢往来便捷”，能“居高临下”，对各局部、各方面 “易于照料与统制”。

在加强办公室与各部门联系方面，黄炎培提出了纵横联系法。“纵”的联系，即在办公室下设置下层机关，每个机关联系一些部门，但是也防止过多设置机关，一般说来，一个人联系十个左右的机关是恰当的。“横”的联系，主要通过部门会议来进行。为了提高效率，黄炎培建议同署办公，加强办公室与部门的联系，充分发挥部门的作用。