浅谈城乡低保档案的建立与管理

文/内蒙古赤峰市巴林左旗民政局 杨志艳

浅谈城乡低保档案的建立与管理

文/内蒙古赤峰市巴林左旗民政局 杨志艳

本文结合自身多年的档案管理经验，列举出城乡低保档案管理工作的重点，并提出了规范与高效管理城乡低保档案的对策，旨在更好地促进城乡低保档案管理工作的开展。

城乡低保档案；管理重点；对策

城乡居民最低生活保障（低保）是我国社会救助体系的主要构成部分，也是保障困难群众基本生活的主要方法。在低保制度建立与执行过程中，渐渐形成和产生了低保档案，将困难家庭真实情况记录在册，同时统计归档低保待遇人员，其保存价值较大。城乡低保档案是低保资金发放的重要根据，是低保工作顺利开展的保障，深刻影响了日常生活。

一、城乡低保档案管理工作中的重点

（一）注重材料全面性。在低保相关材料收集过程中，档案管理人员必须注重材料的全面性，这一做法不仅有利于保证低保档案材料的完整性，避免判断的误差，而且能够确保低保档案的规范性。低保档案管理人员在搜集低保申请人资料时，不仅需要搜集一些政府制定的文件，还需要搜集申请低保人员的个人信息（影像图片资料、身份户籍证明、各种药费支出单据以及经济收入测算情况）、相关部门审查问题等，需要涉及很多领域、很多阶段，其内容较为复杂，这些材料都应该成为低保档案的内容，通过整理、分类在案。如果低保档案材料收集不规范、不齐全，将会影响后期的归档工作，因此，档案管理人员必须清楚地认识到这一点。

（二）进行科学分类整理。在工作开展过程中，低保档案管理人员应该根据相关材料的编订顺序，采用规定的格式，以户头为单位建立个人档案，妥善保存；对申请人的社会公示、入户调查结论和其他方式审查制定的文件材料，应该分类整理与归档，保存在系统档案中。同时，关于一些领导审批文件、会议研究资料等具有保存价值的内容，档案管理人员应该统一集中归档，进行有效保存。无论是哪一种资料，档案管理人员都必须按照先后顺序、档案的地区、档案类型、档案形式等方面进行类目代号编制，在类目内对其进行流水号排序。

（三）提高档案的服务功能。低保档案不仅记录了低保档案管理人员的工作情况，而且是人们群众信息资源库的重要构成部分，是促进我国社保制度迅速发展的基础，更是判断社保制度是否发挥其作用的主要衡量标准。所以，提高档案的服务功能是低保档案管理人员的重要工作之一。因此，档案管理人员应该及时对低保档案进行分析，总结分析出低保档案的特征与规律，同时基于特征与规律制定出相对应的归档文件目录、案卷目录、档案类型、人名索引等检索方式，对低保档案实体进行完善的同时，深入挖掘低保档案其他功能，从而满足低保档案利用的需要。

二、规范与高效管理城乡低保档案的对策

（一）借助计算机辅助城乡低保档案管理。在管理一些具有佐证性的纸质低保档案时，需要对档案资料的内容、时间、特征进行分析，同时建立完善的低保档案数据库与目录，有效管理和利用档案。从收集到利用低保档案的全过程，应该采用数字化档案编号对应纸质文件资料，对其进行双重管理。其目的在于：确保原始文件资料的完整性和真实性，提供可靠的历史记录；采用数字化管理方式，利用现代化技术确保低保档案资料的开发与利用。

（二）借助网络化对城乡低保档案进行管理。对已经形成低保档案但是不要求具有证据性的材料，有关部门应该通过网络将原始电子文件传输到数据处理系统中。然后分类、整理、归档、保存在服务器里面。如果资料需要长期保存，还可以将其保存在光盘中，为在线储存器节约空间。

（三）加强城乡低保档案管理人员的培训。档案管理人员的专业水平、素质直接影响了档案管理工作的质量。因此，必须高度重视档案管理人员的技能培训工作。一是增强档案管理人员的素质，对档案管理行为进行有效规范，同时引导其树立科学合理的管理思想和观念。二是组织开展低保档案管理业务培训活动，引导管理人员真正意识到该工作的重要价值，为他们提供大量的实践机会，提高档案管理水平。三是培养档案管理人员的能力，主要是网络、办公室软件、计算机等运用能力，从而不断提高城乡档案管理的质量。

（四）增加现代化设备，促进城乡低保档案管理。随着信息技术的不断发展，信息技术广泛应用于各行各业。在城乡低保档案管理中使用网络信息传递设备和信息管理系统，已经成为档案管理工作的必然趋势。所以，档案管理部门应该积极购入现代化设施（光盘刻录机、计算机等），为档案管理者营造优质的工作条件和环境，调动工作积极性，从而提高城乡低保档案管理工作效率。

加强城乡低保档案管理是传统社会救济方式改革的需求，是完善新型社会救济体系的必然要求。低保工作是“民心工程”，必须深入研究低保档案管理工作中出现的新问题、新情况，规范管理，积极创新，切实发挥城乡低保档案服务功能，这是低保档案管理人员重点思考的问题。

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