企业信访档案动态管理探析

文/浙江省长兴县长广房地产开发有限公司 姚玲娅

企业信访档案动态管理探析

文/浙江省长兴县长广房地产开发有限公司 姚玲娅

本文结合企业信访档案工作的现状，对如何进一步做好企业信访档案工作进行认真的探析，并采取有效措施，提升信访工作的服务质量和水平。

企业信访；动态管理

信访档案是信访机关在处理人民群众来访工作中直接形成并集中保存起来的具有文字、图表、声像等真实记录。企业信访档案是企业在处理群众来信来访来电工作中形成的，与职工合法利益、切身利益息息相关，是信访事务处理过程中形成的原始性、记录性、知识性、信息性的重要信息资源，是一种特殊的专门档案。它不仅反映了信访活动全程的真实记录，还具备特有的凭证和参考作用，在档案管理中占据特殊地位。为此，结合本企业信访档案工作的现状，对如何进一步做好企业信访档案工作进行认真的探析，使之能更好地为职工群众服务。

一、营造企业信访档案管理的良好氛围

笔者所在的企业前身为煤矿公司，近年来在推进深化改革、转型发展的进程中，因为各个矿井逐步闭坑后，出现部分遗孀的晚年生活没有保障等历史遗留问题，经常有人到公司上访，并呈现逐年增加的趋势，如这些问题得不到解决，势必影响公司改革的发展。我公司针对这些情况，采取了必要的措施。

(一)建立健全企业信访档案管理制度、创建完善的档案管理系统。首先强化信访档案管理力量，在企业中设立了信访办公室，该工作机构隶属办公室管理，配备（兼职）一名档案员。并把信访档案管理工作列入有关人员的岗位责职中，作为管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同时考核。其次增强信访工作人员依法管理档案的意识。认真学习党和国家的各项方针、政策和档案业务知识，不断提高对信访档案的认识，维护好信访档案的完整与安全。做到：坚决贯彻执行国家的《档案法》和省颁布的《档案法实施办法》及各项档案业务建设标准、规范；以“服务、创新、发展”的档案工作主题思想，健立健全企业《信访档案分类方法》《文件材料保管期限表》《文件材料归档范围》《信访档案保密制度》等规章制度，并在工作中不断完善补充。

(二)依照《档案法实施办法》进行规范整档，为信访工作提供最有力的保障。为了确保档案的安全与完整，我们按照集中统一管理的基本原则，把具有保存价值的信访材料及时收集、整理、分类、立卷，安全准确地做好归档工作，逐步实现档案管理的规范化、标准化，并以快捷正确的档案信息为信访工作提供最有力的保障。为了做到调卷轻捷，查阅迅速准确，我们采取 “一案一件”的方法立卷，确保了信访档案案卷质量的提高与完整；同时，我们更注重信访档案的查阅、登记、统计等工作，力求做到登记准确、统计数据完整，能随时为领导及时报送系统、准确、有价值的信访信息；同时认真做好有关信访档案的宣传、解释等工作。

二、及时介入信访过程的档案实体材料的收集工作

信访档案是解决群众信访问题全过程的翔实记录。一件完整的信访档案，具体地记录了每个信访问题发生的时间、地点、关联的人物以及事情的经过、结论，具有真实性、可靠性。根据本人多年的实践经验，建议在每个节点及时介入，采取盯人、盯事的办法三层并进，开展档案实体材料的收集工作。

如信访人的印信（原始信访件、信封）；信访办公室的原始登记记录（包括电话记录）；与当事人的谈话记录；信访工作处理单；信访办公室的请示；企业领导批示；相关部门的调查处理经过和结论；调查过程中的其它相关材料；调查报告；当事人对处理结论的态度；信访事项处理意见书；信访事项处理告之书上级机关的批示；给上级机关的回复；信访工作目标管理责任书等相关资料，并在收集时做好详细记录工作，什么材料，来自何方，上交日期，接收日期等信息做到完整、准确。

三、充分发挥信访档案的利用工作，维护和保障职工群众的利益

信访档案中不仅有信访者书写的事件经过材料，而且有相关部门的调查处理经过和结论，在现实生活中具有重要的借鉴作用，对处理重信重访、越级信访等是不可缺少的依据。借助于原始信访档案，以此为可靠依据，才能有效避免随意性，少走回头路，减少失误，降低损失；只有系统准确的信访档案，才可以使“死问题”变为“活问题”，从根本上处理问题、为职工群众尽快解决问题；只有依靠真实的信访档案，为职工群众真实地做点好事、实事。我信访部门在公司改革过程中利用原有的上访记录作为参考，依据原有的解决方法，努力争取到当地的政策，圆满解决了878户遗孀群体养老的问题，维护和保障了她们的利益，让她们遂心所愿，能够安度晚年。

企业高度重视信访档案工作，不断加强信访档案规范化建设，并采取有效措施，提升信访工作的服务质量和水平，不仅有利于当前工作的顺利开展，也有利于日后工作的统筹安排，为维护基层社会稳定、构建和谐社会起到积极作用。