信息化数据档案管理的重点和难点

文/广东省源天工程有限公司 魏海如

在实际工作中，档案管理信息化主要是通过网络技术对档案资源进行合理的调整与管理，从而达到对档案资源的高效利用。就目前信息化数据档案管理的现状而言，由于部分系统操作、软件应用存在的各种安全漏洞以及从业人员素质等问题，常常导致档案管理工作中出现大量的数据安全问题、敏感数据的防窃取问题、防篡改问题，影响了信息化档案管理工作的顺利进行。因此，信息化数据档案管理工作的安全隐患，逐渐引起了人们的注意力。

一、进行档案信息化建设的重要性分析

目前，档案信息化建设的发展水平逐渐提高，使用档案管理信息化系统，可以对职工档案进行信息化管理，对于促进档案管理工作的效率，具有重要的促进作用。进行档案信息化建设，有利于解决传统档案管理工作中零散、不规范、信息查询慢等问题，在最短的时间内达到快速查询信息的目的。利用信息化数据档案管理系统的搜索引擎，甚至可以几秒内完成相关信息的查询工作，给相关的管理工作带来了极大的便利。另外，由于档案管理工作本身具有一定的滞后性，传统的档案管理基本是通过手工制作完成的，规范性不强，时间也相对较长，对于档案信息的同步性没有保障。而信息化数据档案管理系统，可以从根本上解决这个问题。信息化数据档案管理系统，利用计算机技术可以快速地实现档案信息的同步记录，方便工作人员的随时查询，以满足不同单位对档案信息的有效需求。

二、信息化数据档案管理系统建设存在的问题分析

（一）信息化数据档案管理建设的资金有限。在信息化数据档案管理建设发展的新时期，在资金预算方面相较于前期的资金预算要高很多。专业的硬件设备和软件是档案管理信息化发展的重要基础，如果专业的硬件设备和软件不能得到及时的更新，很难有效地开展信息化数据档案的高效管理工作。但是在实际的工作中，信息化数据档案管理建设后期的资金投入却相对较少。资金投入较少，直接导致档案管理部门的硬件系统陈旧，缺少相应的配套软件。加之旧的软件功能较少、适应性较弱，严重影响了信息化数据档案管理工作的顺利开展。

（二）信息化数据档案管理建设的资源收集、利用效率较低。部门单位盲目进行档案资料的收集工作，在没有将资料进行分类之前，不考虑资料的使用价值，不进行严格的筛选，直接记录下来。盲目地收集资料，从档案管理工作的表面上，可以达到档案资料的详尽度要求，但实际上资料的价值不高，反而因为占用了大量的资源，影响了正常的档案管理工作。因此，信息化数据档案管理建设的资源收集、利用效率较低的问题，对于信息化数据档案的管理工作，会产生极其不利的影响。其次，档案管理部门的人员服务意识欠缺，也是导致档案资料流于形式化的重要原因。

（三）信息化数据档案管理建设的管理人员素质不高。信息化数据档案管理建设的管理人员素质不高，会直接导致信息化数据档案管理工作难以进行下去。档案管理工作人员是档案管理工作的核心部分，档案管理水平在一定程度上取决于工作人员的素质。目前，信息化数据档案管理建设的管理人员素质普遍不高，部分年长的工作人员由于自身知识结构老化，对新概念、新知识的接受能力较差，很难适应信息化数据档案管理的难度，无法深入开展相关的档案管理工作。致使信息化数据档案管理工作，一直无法取得显著的成效。

三、促进信息化数据档案管理建设的有效策略分析

结合信息化数据档案管理系统建设工作过程中存在的问题，在现有的技术条件下进行深入分析，有利于促进信息化数据档案管理系统的完善发展，也能在最短的时间内，显著提高档案管理工作的效率。在此，主要分析信息化数据档案管理系统建设存在的信息化数据档案管理建设的资金不足、信息化数据档案管理建设的资源收集利用效率较低、信息化数据档案管理建设的管理人员素质不高等问题的有效策略，可以为日后采取有效工作方法奠定基础。

（一）加大信息化数据档案管理建设的资金投入。为进一步解决信息化数据档案管理建设的资金不足问题，加大信息化数据档案管理建设的资金投入，在短时间内完成档案部门硬件设备和软件的更新。同时，将相关的档案工作纳入单位的整体规划中，从单位财政和政策两个方面，确保档案管理工作可以顺利地开展下去。单位在财政方面，应根据实际工作情况，设立档案管理的专项资金，保证档案管理部门硬件和软件设施更新及扩展工作。在政策方面，可以通过企业文化宣传档案管理的重要性，积极鼓励工作人员参与到档案管理工作中。因此，必须要加大信息化数据档案管理建设的资金投入，才能更好地保障档案管理工作水平的进一步提高。

（二）合理地构建档案信息资源体系。合理地构建档案信息资源体系，对于解决信息化数据档案管理建设中存在的资源收集、利用效率较低问题，具有一定的现实意义。在档案信息收集的过程中，优先选择与单位相关的资料，有选择性地删除没有查阅价值的信息。同时，按照国家的相关法律法规，合理地制定档案管理办法，用以规范档案资料收集存在的问题。另外，在档案管理工作中，应逐步改善重收集轻利用的问题，使档案管理在工作中发挥其应有的价值。合理构建档案信息资源体系，才能从根本上改善档案资料收集中的低效率问题。所以，结合具体单位的工作状况，合理地构建档案信息资源体系，对于信息化数据档案管理工作的发展具有极大的促进作用。

（三）全方面提高档案管理人员的素质。为了更好地解决信息化数据档案管理建设的管理人员素质不高的问题，促进档案管理工作的有序开展，全方面提高档案管理人员的素质，是相对有效的策略。档案管理部门应定期准备专业的培训，培养工作人员的扎实理念以及开拓意识，使其可以在现有的技术条件下，快速更新信息化数据档案建设的重要性观念。同时，档案管理部门也可以根据实际的工作需要，积极引进专业的人才，使之可以更加专业地进行档案管理工作。全方位提高档案管理人员的素质，是档案管理部门进行档案管理工作的重要基础，是做好一切档案管理工作的基本前提。因此，在档案管理工作的实际工作中，必须结合档案管理系统中存在的具体问题，积极探究解决的策略，力争在最短的时间内做好档案管理工作。

综上所述，由于现代社会的发展，需要大量的信息，档案信息的需求量越来越大，信息化数据档案管理工作，已成为当前档案信息化管理的基础性工作。

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